انضباط کاری، مفهومی بدیهی در هر سازمان و شرکتی است. همه‌ی کارکنان سازمان، در هر جایگاهی که باشند، باید خود را با قوانین و مقررات آن تطبیق دهند. این امر از بروز هرج‌و‌مرج در محیط کاری جلوگیری می‌کند و دستیابی به اهداف سازمان را آسان‌تر می‌سازد. اما سازمان‌ها باید چه رویکری را پیش بگیرند تا همه‌ی کارمندانشان در چارچوب قوانین رفتار کنند؟ این قوانین در چه زمینه‌هایی هستند و تخلف از آنها چه عواقبی در پی خواهد داشت؟ مطالب زیر را بخوانید تا به پاسخ همه‌ی این سؤالات برسید.
انضباط در سازمان به این منظور در نظر گرفته می‌شود که کارکنان، رفتاری حداقل قابل‌قبول از خود ارائه دهند. انضباط را «برحسب پایبندی به قوانین، مقررات، سیستم‌ها و فرایندهای شرکت» تعریف می‌کنند. انضباط، تضمین‌کننده‌ی عملکرد صحیح است و باعث ایجاد محیطی سالم برای کسبوکار می‌شود.
بی‌انضباطی و سوءرفتار کارکنان، بر تمام ذی‌نفعان ازجمله سرپرستان، همکاران، مشتریان و حتی فروشندگان یا تأمین‌کنندگان اثر می‌گذارد.
محیط کسبوکار
بررسی کنید آیا مسائل زیر که مربوط به انضباط کارکنان هستند، با محیط کسبوکار شما مطابق‌اند یا خیر؟
| سوءرفتار در محیط کار | نقض قوانین |
| نافرمانی و ناسازگاری | ارائه‌ی اطلاعات غلط یا پنهان‌کردن اطلاعات شخصیِ واقعی هنگام استخدام |
| بیهودگی در محل کار یا ایجاد مزاحمت برای کار دیگران | عدم‌انطباق با شرایط قرارداد کاری |
| ترویج منافع سیاسی یا زیاده‌روی در فعالیت‌های سیاسی در محل کار | نقض سیاست‌ها، قوانین و مقررات شرکت |
| تأیید یا امضانکردن گزارش‌های ارزیابی عملکرد | وقت‌ناشناسی هنگام حاضرشدن در محل کار |
| امتناع از شرکت در برنامه‌ای آموزشی | غیبت از محل کار بدون مرخصی |
| فریادزدن بر سر کارمندان زیردست یا کاربرد ادبیات نامناسب | تحریک کارگران و ترویج آشوب صنعتی |
| پخش شایعات یا صحبت‌کردن آزادانه به‌شیوه‌ای غیرمسئولانه | پایبندنبودن به دستورالعمل‌های ایمنی محل کار |
| اهمیت‌ندادن به لزوم حفظ ایمنی، حفاظت و نگهداری از اموال شرکت | سرقت یا به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات محرمانه‌ی شرکت و مالکیت فکری با پرسنل غیرمجاز |
| پیروی‌نکردن از دستورالعمل لباس شرکت در طول ساعات کاری | آزار جنسی، طبق قوانین کشوری |
| استفاده از اموال شرکت برای منافع شخصی | عذرتراشی با مسافرت نابجا یا ساختگی، ادعاهای پزشکی یا سایر ادعاهای نامربوط |
| انجام کارهای شخصی در طول ساعات کاری | گریز یا جدایی از شرکت بدون اجازه |
| بی‌توجهی به لزوم تواضع و خوش‌رویی در برابر مهمانان یا بازدیدکنندگان |
درحالی‌که کارمندان، ارزش انضباط را می‌دانند و پیامدهای رفتار اشتباه را درک می‌کنند، دوست دارند بتوانند انتظارات را پیش‌بینی و روز کاری‌شان را آزادانه مدیریت کنند. نسل ایگرگ (y) به عینیت، شفافیت، و تعادل کار و زندگی احترام می‌گذارد و هرچیزی که آنها را مختل کند، باعث واکنش منفی و برخورد سرکش این نسل می‌شود.
برای ایجاد نیروی کار منضبط در سازمان‌تان، شاید مایل باشید به راهنمایی‌های زیر مراجعه کنید و هم‌زمان با رشد سازمان‌تان، آنها را به‌تدریج اجرا کنید:
۱. ایجاد خط‌مشی
برای سازمان‌ها مهم است که کتابچه‌ی راهنمای خط‌مشی یا کتاب راهنمای کارمندان داشته باشند و در آن، حداقلِ رفتارهای مدنظر در زمینه‌های مختلف (حضور، مرخصی، تعاملات کارمندان، تعاملات فروشندگان، آزار جنسی، ارائه‌ی مخارج و…) را تعریف کنند. سیاست‌های این کتابچه باید به‌طور منظم بررسی و به‌روزرسانی شود و با همه‌ی کارمندان به اشتراک گذاشته شود. عواقب ناشی از نقض این سیاست نیز باید به‌اطلاع همه برسد.
۲. هماهنگی در اقدامات انضباطی
نباید هیچ تبعیضی در اجرای قوانین و مقررات وجود داشته باشد. اقدامات انضباطی باید از قانون «اجاق داغ» پیروی کنند که می‌گوید: «هرکس اجاق را لمس کند، دستانش را خواهد سوزاند.» این سوختن، فارغ از این است که چه کسی به اجاق دست می‌زند، و موضوعی غیرشخصی است.
۳. نوع اقدام انضباطی
اقدام انضباطی باید اصلاح‌کننده باشد، نه تنبیهی. هدف از اقدام انضباطی باید تغییر در رفتار کارکنان باشد.
۴. اقدام انضباطی تصاعدی (پیش‌رونده)
اقدامات انضباطی تصاعدی عبارت‌اند از: نصیحت شفاهی، هشدار کتبی، کسورات مالی، تعلیق و سپس اخراج به‌عنوان آخرین گزینه. بنابراین، اقدام انضباطی تصاعدی، به مجموعه‌ای از مراحل، با شدت فزاینده گفته می‌شود.
۵. پیگیری پرونده‌های انضباطی
اقدامات انضباطیِ اعمال‌شده علیه کارمندان باید پیگیری و برای بخش منابع انسانی ارسال شود تا آن را در پرونده‌ی شخصی کارکنان قرار دهند. در جایی که خدمات مدیریت خودکار در دسترس است، گزینه‌ای برای ثبت آنلاین احکام انضباطی توسط مدیر وجود دارد. به‌یاد داشته باشید اگر حرف از محاکمه‌ای قانونی باشد، ممکن است تمام اسناد و ایمیل‌ها به‌عنوان مدرک، مورد استفاده قرار گیرند. برای مدیریت انضباط، توصیه می‌کنیم از سیستمی مبتنی بر گردش کار خودکار استفاده کنید که می‌تواند اطمینان دهد فایل‌های کارمندان، هنگام تراکنش انضباطی، به‌صورت خودکار به‌روزرسانی می‌شوند.
۶. محرمانه نگه‌داشتن شکایات
کارمندان از ترس تلافی، اغلب می‌ترسند علیه کارمندان بالاتر از خودشان گزارش دهند. این ممکن است به تکرار اعمال خلاف در میان کارمندان ارشد منجر شود. لازم است سیستمی شفاف ایجاد کنید و رازداری و امانت‌داری را به همه گوشزد کنید. کارمندانِ بسیار معدودی باید به داده‌های انضباطی دسترسی داشته باشند و مدیر باید آنها را تعیین کند. هر سه ماه، مدیر باید تمام موارد انضباطی و اقدامات انجام‌شده در هر مورد را بررسی کند. این کار به حذف برخی رویکردهای شخصی کمک می‌کند.
۷. چشم‌انداز حقوقی
سیاست شرکت باید از مقررات محلی پیروی کند. سازمان‌هایی که در مکان‌های مختلفی فعالیت می‌کنند، ممکن است باتوجه‌به محل جغرافیایی استقرارشان، با قوانین مختلفی روبه‌رو شوند که در این‌صورت باید حواسشان به اعمال قوانین یکسان باشد. ازآنجاکه قوانین کار همیشه منطقه‌ای‌اند، لازم است هنگام طراحی خط‌مشی، موارد مرتبط را در ذهن داشته باشید. در موارد بسیاری، قوانین مربوط به محدوده‌ی الف ممکن است در محدوده‌ی ب غیرقانونی باشند. در این رابطه مثال‌های فراوانی در زمینه‌های حریم خصوصی داده‌ها، مدیریت زمان، مرخصی مربوط به سلامت و… وجود دارد که در آنها، دادگاه‌ها اقدامات کارفرمایان را لغو کرده‌اند، درحالی‌که همان‌ها در قوانین محلی، منطبق با قانون بوده‌اند.
۸. انصاف
در طراحی خط مشی استخدام، باید منصف باشید. درحالی‌که هر سازمانی می‌کوشد تا حد امکان سودآور باشد، هدف باید پایداری دراز‌مدت، رشد، حسن‌نیت، رابطه‌ی مثبت کارمند و کارفرما، و خلق نیروی کاری شاد باشد. نباید رویکرد «قانون برای قانون» را پیش گرفت. راه بهتر، آن است که تمام سیاست‌ها و قوانین خود را «دستورالعمل» بنامید و مطابق با محیط کسب‌و‌کارتان، در آنها بازنگری کنید.
۹. سیستم رسیدگی به شکایات و اعتراضات
سازمان‌های کامل و بالغ، برای رسیدگی به شکایات و اعتراضات کارمندان، میز کمک آنلاین ایجاد می‌کنند. این نه‌تنها تعداد موارد انضباطی را کاهش می‌دهد، بلکه در بازبینی سیاست‌ها و قوانین شرکت کمک می‌کند و آنها را با انتظارات اکثریت، هم‌راستا می‌سازد.
منبع: empxtrack.com
