مسئله‌ی استخدام منابع انسانی در بهره وری کلیِ کسب و کار نقشی اساسی دارد. اگر شرح وظایف شغلی (Job Description) به خوبی تهیه شود، در واقع سرمایه گذاری خوبی برای کسب‌وکار به حساب می‌آید، چون می‌تواند در اغلب حیطه‌های فعالیت نیروی انسانی از جمله استخدام، گزینش، جهت‌گیری، آموزش، برنامه‌های کاری، پاداش، بررسی عملکرد و دفاع حقوقی مورد استفاده قرار بگیرد. شرح وظایف شغلی مواردی مانند مسئولیت‌های مهمِ سِمت موردنظر، روابط مربوط به گزارش نویسی و شرایط محیط کار را توضیح می‌دهد. همراه ما باشید. تجزیه و تحلیل شغل نخستین گام در نوشتن یا بازنویسیِ شرح وظایف شغلی است که در اینجا با آن آشنا می‌شوید.
تجزیه و تحلیل شغل در واقع مطالعه‌ی عمیق شغل است. این مطالعه اگر به درستی انجام بگیرد، اطلاعات مفیدی برای نوشتنِ شرح وظایف شغلی فراهم می‌کند. برای انجام تجزیه و تحلیل شغل می‌توانید از طریق مصاحبه با کارمندان، مشاهده‌ی عملکرد وظایف، درخواست از کارمندان برای پرکردنِ پرسش‌نامه و جمع آوری اطلاعات درباره‌ی شغل از منابع ثانویه‌ای همچون مجموعه‌ی طبقه‌بندی و شرح جامع مشاغل، اطلاعاتی درباره‌ی مشاغل گردآوری کنید.
مرحله‌ی ۱: شغل مورد نظر را بشناسید
ابتدا درک کاملی از سِمت مورد نظر پیدا کنید. این پایه و اساس استخدام است. در انجام تجزیه و تحلیل این موارد را در نظر داشته باشید:
- همه‌ی وظایف و مسئولیت‌های این سِمت؛
- دامنه و سطح آنها؛
- حیطه‌ای که باید در آن انجام شود؛
- میزان مسئولیت و پاسخ‌گویی مورد نیاز برای انجام این کار؛
- فعالیت‌های عمده و جزئی.
مرحله‌ی ۲: شناسایی رفتارهای عملکردی شغل مورد نظر
سپس نمونه‌هایی از رفتارهای مورد استفاده برای ارزیابی کیفیت این شغل را مشخص کنید. هم رفتارهای مؤثر را مدنظر قرار دهید و هم رفتارهای غیرمؤثر. برای انجام این کار از خودتان بپرسید:
- انتظارات عملکردی برای داشتن بهترین عملکرد چیست؟
- چگونه متوجه می‌شوید عملکرد فردی عالی، رضایت‌بخش یا ضعیف است؟
- وقتی شخصی با عملکرد عالی، وظایفش را فوق‌العاده انجام می‌دهد یا شخصی با عملکرد ضعیف، کارش را به خوبی انجام نمی‌دهد، چه ظاهری به کار می‌بخشد؟
مرحله‌ی ۳: شایستگی‌های لازم برای شغل مورد نظر
اینها فقط نمونه‌هایی رفتاری به‌عنوان پایه و اساسی برای درک شغل هستند و فقط مهم‌ترین و ضروری‌ترین شایستگی‌های لازم برای نمایش عملکرد سطح بالا را ارائه می‌کنند. باید بین کسانی که عملکرد سطح بالایی دارند و آنهایی که متوسط هستند، تفاوت قائل شوید.
گام اول
- نباید بیش از ۶ تا ۱۰ شایستگی برای سمت یا شغل مورد نظر انتخاب شود. به خاطر داشته باشید هر چقدر کمتر، بهتر!
- نکته‌ی مهم، انتخاب مهم‌ترین و ضروری‌ترین شایستگی‌های لازم برای نشان دادن عملکرد سطح بالاست. هر چند همه‌ی شایستگی‌ها ممکن است مطلوب به نظر برسند، اما همگی از اهمیت یکسانی برخوردار نیستند.
- با انواع شایستگی‌ها و مهارت‌ها آشنا شوید.
گام دوم
در قدم بعدی، شایستگی‌ها را بر اساس اهمیت و ضرورت‌شان مرتب کنید. هر یک از شایستگی‌ها را می‌توانید در یکی از این چهار گروه زیر جای دهید:
- بسیار مهم و ضروری؛
- مهم و قابل توجه؛
- کم اهمیت‌تر و قابل یادگیری در مسیر کار؛
- نامناسب.
گام سوم
وقتی میزان اهمیت و ضرورت هر شایستگی، دانش، مهارت و توانایی (CKSA) را تعیین کردید، این عوامل را مورد توجه قرار دهید:
- دشواری یا اهمیت وظایفی که باید انجام شود؛
- تأثیر آنها روی نتایج کار؛
- تأثیر آنها روی عملکرد دیگر کارمندان؛
- پیامد اشتباه در صورت عدم وجود CKSA؛
- CKSA چند وقت یک‌بار در این شغل استفاده می‌شود؛
- آیا در ابتدای کار CKSA مورد نیاز است یا می‌تواند طی شش ماه نخست آموخته شود.
وقتی مرتب‌سازی، بررسی و انجام هرگونه تغییر مورد نیازی به پایان رسید، تعداد CKSAهای قرار داده شده در گروه‌های بسیار مهم و ضروری و همین طور مهم و قابل توجه را بشمارید. تعدادشان باید بین ۶ تا ۱۰ شایستگی باشد. اگر بیشتر از اینهاست، باید شایستگی‌های قرارگرفته در گروه مهم و قابل توجه را رتبه‌بندی کرده و فقط موارد با رتبه‌ی بالاتر را نگه دارید و از این طریق تعداد شایستگی‌ها را به حد مناسبی برسانید. بقیه را کنار بگذارید.
در مقابل اگر به شایستگی‌های کمتری از تعداد مناسب رسیدید، شایستگی‌های موجود در گروه کم اهمیت‌تر و قابل یادگیری در مسیر کار را رتبه‌بندی کنید و باز هم بالاترین رتبه‌ها را انتخاب کرده و به گروه مهم و قابل توجه منتقل کنید؛ آن‌قدر این کار را ادامه دهید تا شایستگی‌ها به تعداد مناسبی برسند. شایستگی‌هایی که انتخاب کردید، بخش CKSA از شرایط لازم برای این شغل را تشکیل می‌دهند.
مرحله‌ی ۴: سطح عملکرد هدف را شناسایی کنید
سطوح هدف به انوع رفتارهایی اشاره دارند که افراد با عملکرد بالا از خود نشان می‌دهند. این سطوح حداقلِ استانداردها نیستند. نکته‌ی مهم انتخاب سطح هدفی است که افرادی با عملکرد بالا بیشتر اوقات (قاعده‌ی کلی ۷۵ درصد مواقع است) از خود نشان می‌دهند. اگر چه شاید هر کسی بتواند در مقطعی از زمان، سطحی را به نمایش بگذارد، اما سطوح هدف به چیزی اشاره دارند که افراد بیشتر اوقات انجام می‌دهند.
به این فکر کنید، شخصی با عملکرد بالا در شغلش، وقتی با آن شایستگی روبرو می‌شود، اغلب چه چیزی نشان می‌دهد. نباید سطح هدف‌تان بیش از حد بالا باشد. بیش از حد بالا بردن معیارها ممکن است منجر به این شود که اصلا هیچ کس را استخدام نکنید. تمرکز باید روی تلاش برای توصیف واقعیت باشد، نه ایده‌آل‌ها. به محض تعیین کردن سطح هدف، باید حداقل سطح مورد قبول مورد نیاز در آغاز آن شغل را هم مشخص کنید. می‌توانید سطح ۱ را به‌عنوان حداقل ممکن و ۵ را به‌عنوان بالاترین در نظر بگیرید. سطح حداقلی هم باید واقع‌بینانه باشد.
مرحله‌ی ۵: تجربه، تحصیلات و آموزش مورد نیاز در شغل مورد نظر
فهرست نهاییِ شایستگی‌ها، دانش، مهارت‌ها و توانایی‌ها (CKSA) را بررسی کرده و شیوه‌های گوناگون برای کسب آنها از طریق تحصیل و تجربه (کار، کار داوطلبانه یا زندگی روزمره) و آموزش را مشخص کنید. شاید توجه به سوابق کارمندانی با عملکرد سطح بالا در این نوع سِمت‌ها مفید باشد. تا حد امکان ترکیب متعادلی از تحصیل و تجربه فراهم کنید.
در دسترس بودن افراد در بازار این شغل را مورد توجه قرار داده و مطمئن شوید صلاحیت‌ها با توجه به آن بازار منطقی هستند. باید از روز اول صلاحیتِ مناسب این شغل را که نه خیلی پایین باشد و نه خیلی بالا تعیین کنید. اگر این صلاحیت‌ها بیش از حد بالا باشند، احتمال دارد کاندیداهایی که شایستگی‌های لازم را دارند، پیش از آنکه فرصت اثبات خودشان را پیدا کنند، از صحنه حذف شوند. به همین صورت، اگر ویژگی‌ها بیش از حد پایین در نظر گرفته شوند، اغلب متقاضیان باید از این منظر بررسی شوند که کدام یک ارزش صرف وقت برای این فرایند را دارند و کدام شایستگی‌های لازم را ندارد.
مرحله‌ی ۶: ملاحظات ویژه‌ای که در شغل مورد نظر باید رعایت کرد
حالا وقت آن است که هر گونه ملاحظه‌ی ویژه‌ای را که باید در نظر گرفته شود، شناسایی و اعمال کنیم. شاید برخی شغل‌ها نیازمند معیارهای خاص دیگری مانند موارد زیر باشند:
- بررسی سوء‌سابقه؛
- گواهینامه‌ی رانندگی یا مجوز حمل سلاح یا دیگر مجوزها؛
- سِمت‌های حرفه‌ای (مثلا مهندس حرفه‌ای)؛
- گواهینامه‌های شغلی؛
- الزامات فیزیکی برای حمل و جابه‌جایی وسایل سنگین یا کار در شرایط سخت یا غیره؛
- رضایت‌نامه (مثلا رضایت‌نامه‌ی کار در محیط‌های پرگردوخاک یا پرسروصدا).
مرحله‌ی ۷: بررسی و نهایی کردن اطلاعات بدست آمده
در این مرحله فرایند تجزیه و تحلیل شغل را کامل کرده‌اید. این مرحله‌ی نهایی فرصتی به شما می‌دهد تا عقب بایستید و نگاه دوباره‌ای به کارتان بیندازید و مطمئن شوید که درست و منطقی است. برای این کار، این پرسش‌ها را از خودتان بپرسید:
- با توجه به آنچه درباره‌ی وظایف این شغل یا سمت می‌دانم، آیا شایستگی‌ها، دانش، مهارت‌ها و توانایی‌های انتخاب شده واقعا مهم‌ترین‌ها هستند؟ آیا به تشخیص تفاوت بین آنهایی که عملکرد خوبی دارند با کسانی با عملکرد ضعیف کمک می‌کند ؟
- آیا سطوح رفتاری مشخص شده تعریف درستی از چیزی که افراد با عملکرد بالا یا ضعیف باید در این شغل یا سمت انجام دهند ارائه می‌دهد؟
- آیا الزامات تجربی و تحصیلی و آموزشی انتخاب شده مربوط به CKSA مرتبط با شغل، فراگیر، منطقی و مناسب هستند؟
- آیا همه‌ی ملاحظات خاص لازم در نظر گرفته شده‌اند؟
اگر به یکی از این پرسش‌ها پاسخ منفی دادید، دوباره کارتان را بررسی کنید و آن را طوری تغییر دهید که به همه‌ی پرسش‌ها پاسخ مثبت بدهید. اگر به همه‌ی پرسش‌ها پاسخ مثبت داده‌اید، صلاحیت‌نامه‌ی خود را نهایی کنید. اکنون این موارد قابلیت اضافه شدن به شرح وظایف شغلی و قرارگیری در بسته‌های متقاضی و تبلیغات را دارند و می‌تواند به‌عنوان پایه و اساسی برای تعیین مناسب‌ترین روش‌های ارزیابی برای استفاده در فرایند استخدام استفاده شود.
مرحله‌ی ۸: استفاده از نتایج یافته‌‌ها
فهرست ویژگی‌ها و شایستگی‌هایی که از طریق تجزیه و تحلیل شغلی توسعه یافته‌اند، برای ایجاد موارد زیر استفاده می‌شوند:
- صلاحیت‌نامه برای افزودن به شرح وظایف شغلی؛
- محتوای تبلیغاتی و بسته‌های اطلاعات متقاضی‌ها؛
- معیارهایی برای متقاضیان فهرست کوتاه؛
- پایه و اساسی برای تعیین مؤثرترین روش‌های ارزیابی عملکرد.
