زن و شوهری را در نظر بگیرید که برای شام به رستوران رفته‌اند. زن چند دقیقه‌ی طولانی منو را بالا و پایین می‌کند و می‌گوید: «خب، نمی‌دونم چی سفارش بدم! شاید کوبیده! اما جوجه هم بد نیست! نمی‌دونم، از باقالی‌پلو هم بدم نمیاد!» و رو به شوهرش ادامه می‌دهد: «تو چی سفارش میدی؟ باشه، همین خوبه، منم همین رو میخوام.» شوهر عصبانی می‌شود و درک نمی‌کند که چرا ساده‌ترین تصمیمات تا این اندازه برای همسرش سخت است. همیشه به او می‌گوید: «تو رو خدا فقط یه تصمیمی بگیر!» و گاهی برای مقابله با این ناتوانی همسرش، خودش برای هر دوی‌شان تصمیم می‌گیرد. با این حال، زن از این قضیه راضی نیست و احساس می‌کند همیشه تحت کنترل شوهرش است. اما به گفته‌ی مرد، اگر به زن باشد، تا ابد هم نمی‌تواند هیچ تصمیمی بگیرد. در این مقاله شما با ۷ مرحله برای اینکه بتوانید یک تصمیم درست و حسابی بگیرید، آشنا می‌شوید.
این تنها نمونه‌ای از ناتوانی در تصمیمگیری است. احتمالا فکر می‌کنید اینکه شام چی بخورید، چندان هم اهمیتی ندارد. شاید در این مورد حق با شما باشد، اما هنگامی که این تصمیمگیری مربوط به جنبه‌های مهم‌تر و پررنگ‌تر زندگی، مانند انتخاب رشته‌ی تحصیلی، شغل، همسر یا محل زندگی‌تان باشد، دیگر نمی‌توانید تصمیمگیری را به عهده‌ی دیگران بگذارید. در این مقاله، چارچوبی برای گرفتن تصمیمات مؤثر توضیح داده می‌شود که یک مدل هفت‌مرحله‌ای است و در اصل برای استفاده در گروه‌ها و سازمان‌ها طراحی شده است. هرچند دلیلی وجود ندارد که نتوانید از این روش یا شکل ساده‌شده‌ی آن برای تصمیمات شخصی یا خانوادگی استفاده کنید. تنها جنبه‌ی مهم در استفاده از این چارچوب این است که هر کدام از مراحل را به ترتیب بگذرانید، حتی اگر نتیجه‌اش این باشد که متوجه شوید این مرحله با موقعیت کنونی اصلا مرتبط نیست.
۱. تهیه‌ی فهرستی از راه‌حل‌ها و گزینه‌های ممکن
برای تهیه‌ی فهرستی از راه‌حل‌ها و یا گزینه‌های موجود، معمولا استفاده از یک روند حلِ مسئله‌ی گروهی (یا انفرادی) مناسب است. این روند می‌تواند شامل «طوفان ذهنی» یا سایر روندهای «تولید ایده» باشد. این مرحله در روند کلی تصمیمگیری اهمیت زیادی دارد، زیرا تصمیمات از میان همین مجموعه انتخاب‌های ثابت گرفته خواهند شد.
همواره به یاد داشته باشید که احتمال تصمیم نگرفتن یا هیچ کاری نکردن را در نظر بگیرید و بدانید که در واقع این دو گزینه به خودیِ خود، راه‌حل‌های بالقوه‌ای هستند.
۲. تهیه‌ی جدول زمانی و تعیین فرد مسئول برای تصمیمگیری
برای تعیین مدت زمانی که باید به روند تصمیمگیری اختصاص دهید، در نظر داشتن موارد زیر مفید خواهید بود:
- برای این تصمیم چقدر زمان موجود است؟
- آیا برای تصمیمگیری ضرب‌الاجلی تعیین شده است؟ پیامدهای رد شدن از این ضرب‌الاجل چیست؟
- آیا تصمیمگیری سریع مزایایی دارد؟
- تصمیمگیری چقدر اهمیت دارد؟ اینکه تصمیمِ اتخاذشده صحیح باشد چقدر اهمیت دارد؟
- آیا صرف زمان بیشتر کیفیت تصمیم را افزایش می‌دهد؟
به خاطر داشته باشید که گاهی یک تصمیم سریع مهم‌تر از تصمیم «درست» است و گاهی بالعکس.
مسئولیت‌پذیری درباره‌ی تصمیم
پیش از تصمیمگیری، باید روشن شود که چه کسی مسئولیت آن را برعهده خواهد داشت.
به یاد داشته باشید که همیشه قرار نیست کسانی که تصمیمی می‌گیرند مسئولیت آن را هم بر عهده بگیرند. آیا یک نفر مسئول است؟ یا یک گروه یا یک سازمان؟!
این یک پرسش کلیدی است، زیرا میزان سهیم بودن افراد در بر عهده گرفتن مسئولیت و عواقب یک تصمیم به مقدار زیادی روی ریسک‌پذیری آن افراد، اثرگذار است.
اگر یک تصمیمگیری کاری است، پس در نظر گرفتن ساختار سازمانی بسیار کمک می‌کند.
- آیا افراد مسئول تصمیمات‌شان هستند یا سازمان تمام مسئولیت‌ها را به عهده می‌گیرد؟
- چه کسی باید اقدام تصمیمگیری شده را عملی کند؟
- اگر اشتباهی رخ دهد، چه کسانی تحت تأثیر قرار می‌گیرند؟
- آیا شما حاضرید مسئولیت یک اشتباه را بر عهده بگیرید؟
در نهایت، باید بدانید که چه کسی واقعا تصمیم‌گیرنده است. در هنگام کمک به یک دوست، همکار یا مشتری برای رسیدن به یک تصمیم، در بیشتر مواقع تصمیم نهایی و مسئولیت آن بر عهده‌ی خود او خواهد بود.
هر زمان که امکانش وجود داشت، بهتر است که رسما توافق شود مسئولیت یک تصمیم با چه کسی است، به خصوص اگر این مسئله به خودی خود برای همه واضح نباشد.
ایده‌ی پذیرش مسئولیت یک تصمیم، نیاز به بایگانی مدارک مرتبط با آن را نیز پررنگ می‌کند؛ باید مشخص شود هر تصمیمی چگونه و بر اساس چه اطلاعاتی گرفته شده است و چه کسانی در آن نقش داشته‌اند. اطلاعات کافی باید بایگانی شوند تا آن تصمیم را در آینده توجیه کنند. تا اگر اشتباهی پیش آمد، بتوانید نشان دهید که در آن شرایط و با توجه به اطلاعاتی که در آن زمان در دست‌تان بوده، تصمیم‌تان عقلانی بوده است.
۳. جمع‌آوری اطلاعات
پیش از تصمیمگیری، همه‌ی اطلاعات مرتبط باید جمع‌آوری شوند.
اگر اطلاعات ناکافی یا منسوخ باشند، احتمال اینکه تصمیم اشتباهی گرفته شود، بیشتر می‌شود. اگر اطلاعات نامرتبط زیاد باشد، تصمیمگیری سخت می‌شود و عوامل غیرضروری باعث سردرگمی می‌شود. بنابراین، شما به اطلاعات به‌روز و دقیق نیاز دارید تا بر پایه‌ی آن تصمیم بگیرید.
هرچند، مدت زمانی که صرف جمع‌آوری اطلاعات می‌کنید، باید در برابرِ مقدار ریسکی که حاضرید برای تصمیمگیری اشتباه بپذیرید، برآورد شود. در یک گروه، مانند محل کار، بهتر است که افراد مختلف درباره‌ی جنبه‌های مختلف اطلاعات مورد نیاز تحقیق کنند. برای نمونه، ممکن است افراد مختلف را مأمور کنیم تا هر کدام تحقیقات‌شان را روی هزینه‌ها، تسهیلات، دسترس‌پذیری و غیره متمرکز کنند.
۴. سنجش میزان ریسک
یکی از پرسش‌های کلیدی این است که میزان ریسک این تصمیمگیری چقدر باید باشد؟ عموما، مقدار ریسکی که یک فرد ممکن است بپذیرد، به موارد زیر بستگی دارد:
- شدت پیامدهای تصمیمگیری اشتباه
- منافع تصمیمگیری درست
- میزان بد بودن بدترین نتیجه‌ی ممکن و احتمال وقوع چنین نتیجه‌ای
در نظر گرفتن ریسکِ وقوع بدترین نتیجه‌ی ممکن و تصمیمگیری درباره‌ی اینکه آیا این ریسک قابل قبول است یا نه، نیز بسیار مفید است. انتخاب می‌تواند بین دو تصمیم باشد؛ یکی «تلاش همه‌جانبه برای موفقیت» و دیگری «مسیر امن».
۵. تصمیمگیری درباره‌ی ارزش‌ها
هر کسی مجموعه‌ی منحصر به‌فردِ ارزش‌های خودش را دارد، یعنی همان چیزهایی که شخص معتقد است بیشترین اهمیت را دارند. تصمیماتی که می‌گیرید درنهایت برپایه‌ی ارزش‌هایتان خواهد بود؛ به این معنا که تصمیمی که برای شما درست است، ممکن است برای فرد دیگری درست نباشد.
اگر مسئولیت تصمیمی بین چندین نفر تقسیم شده است، این احتمال وجود دارد که ارزش‌های یکی از افراد با ارزش‌های سایرین همخوانی نداشته باشد.
در چنین مواردی، به توافق رسیدن درباره‌ی اینکه کدام ارزش‌ها وزن بیش‌تری دارند، اهمیت زیادی دارد. خیلی مهم است که همه‌ی افراد ارزش‌هایی را که تصمیمگیری براساس آنها انجام می‌شود، درک کرده باشند، چرا که این ارزش‌ها تأثیر عمیقی روی انتخاب نهایی دارد.
۶. بررسی مزایا و معایب
می‌توان راه‌حل‌ها و گزینه‌های مختلف را با در نظر گرفتن مزایا و معایب هر کدام، مقایسه کرد.
بعضی از سازمان‌ها روندی رسمی دارند که در این مرحله مورد نیاز است و شامل ارزیابی مالی نیز می‌شود، پس اگر تصمیمی در محل کار می‌گیرید، پیشاپیش این مورد را چک کنید.
یک راه مناسب برای این کار استفاده از برگه‌ای مشابه «ترازنامه» برای بررسی مزایا و معایب (سود و زیان) مرتبط با راه‌حل است. سعی کنید هر جنبه از موقعیت را به نوبت در نظر بگیرید و خوبی‌ها و بدی‌ها را تشخیص دهید.
برای نمونه، از هزینه‌ها شروع کنید، سپس به سراغ جنبه‌های مربوط به نیروهای انسانی و پس از آن مسائل مربوط به عرضه‌ی محصول یا سرویس بروید.
پس از فهرست کردن مزایا و معایب، ممکن است فورا بتوانید تصمیم بگیرید که بهترین گزینه کدام است. هرچند، رتبه‌بندی مزایا و معایب در یک مقیاس ۱ تا ۱۰ (۱۰: مهم‌ترین و ۱: کم‌اهمیت‌ترین) نیز می‌تواند مفید باشد.
در نمره‌دهی به مزایا و معایب در نظر گرفتن اینکه مشخص کنید هر مورد از فهرست‌تان چقدر اولویت دارد، برای رسیدن به ارزش‌های مورد توافق، کمک‌تان می‌کند. روش «ترازنامه» امکان در نظر گرفتن این امر را فراهم می‌سازد و آن را به صورت ساده و روشن نمایش می‌دهد.
۷. تصمیمگیری
سرانجام، زمان تصمیمگیری فرا می‌رسد!
جمع‌آوری اطلاعات باید داده‌های کافی برای تصمیمگیری را فراهم کرده باشد. شما مزایا و معایب هر گزینه را نیز می‌دانید. پس حالا دیگر وقت تصمیمگیری است.
هشدار!
ممکن است به این مرحله برسید و یک گزینه‌ی «برنده» داشته باشید اما همچنان احساس خوبی نداشته باشید. اگر چنین حالتی پیش آمد، از اینکه روند را دوباره طی کنید، نترسید. شاید تمام مزایا و معایب را فهرست نکرده باشید یا شاید نمره‌ی نامناسبی به یکی از عوامل داده باشید.
یادتان باشد که شهود یا «حس درونی‌تان» شاخصی قوی برای تشخیص درستی تصمیم و تناسب آن با ارزش‌هایتان است.
اگر امکانش وجود دارد، بهترین کار این است که پس از آنکه به تصمیمی رسیدید، زمانی را برای تأمل درباره‌ی آن صرف کنید. ترجیحا پیش از اعلام آن به دیگران، یک شب تا صبح به آن فکر کنید. زیرا هنگامی که تصمیمی به صورت عمومی اعلام شود، تغییر آن بسیار سخت خواهد بود.
در مورد تصمیمات مهم، بایگانی مدارک تمام گام‌هایی که در روند تصمیمگیری پیموده‌اید، بسیار باارزش است. با این کار، اگر از شما به دلیل تصمیمگیری نادرست انتقاد شود، می‌توانید اندیشه‌هایتان را براساس اطلاعات و روندهایی که در آن زمان استفاده کرده‌اید، توجیه کنید. به‌علاوه، با بایگانی و درگیر شدن با روند تصمیمگیری، درک خود را درباره‌ی چگونگی عملکرد آن، تقویت خواهید کرد که این خود مدیریت تصمیمات آینده را ساده‌تر می‌کند.
پس از تصمیمگیری…
در نهایت، مهم‌تر از هر چیز این است که هنگامی که تصمیمی گرفتید، وقت‌تان را با فکر کردن به «چه می‌شد اگر…»ها تلف نکنید. اگر اشتباهی رخ داد و نیاز به بازنگری تصمیم‌تان بود، این کار را بکنید. اما در غیر این صورت، تصمیم را بپذیرید و راه را ادامه دهید.
نتیجه‌گیری
در این مقاله یک روش تصمیمگیری معرفی شده است که شاید شما هم دوست داشته باشید آن را به‌کار بگیرید. با این حال، به یاد داشته باشید که هیچ روشی جایگزین اندیشه‌ی خوب و تفکر منطقی نمی‌شود. تصمیمگیری فرایندی است که قضاوت فردی شما نقشی کلیدی در آن ایفا می‌کند و روش‌های سازمان‌یافته نظیر آنچه اینجا معرفی شد، صرفا برای کمک به این قضاوت هستند.
