۷ روش برای افزایش مسئولیت پذیری کارمندان

این گزاره شاید در نگاه اول چندان پیچیده به نظر نرسد، ولی بسیاری از مدیران و رهبران در عمل درست عکس این گزاره عمل می‌کنند. هرگاه یک مدیر دائما در حال سرکشی به افراد زیرمجموعه‌ی خود باشد و بر ریزترین جزییات عملکرد آنها نظارت ‌کند، در حقیقت در حال انتقال این پیام است که «من توقع ندارم شما بتوانید کار خود را به‌ نحو احسنت انجام دهید و برای جلوگیری از بروز خطا، خود باید بر تمام امور نظارت کنم».

هوشیار باشید. همانگونه که استرلینگ در کتاب خود، «اثر پیگمالیون در مدیریت»، بیان می‌کند، پنهان کردن انتظارتان در قبال دیگران بسیار دشوار است (اثر پیگمالیون: انتظار دیگران از عملکرد شخصی). اگر شما در ذهن خود تنها احتمال ‌دهید که دیگران نسبت به مسئولیت خود بی‌اعتنا هستند و قصد دارند به اصطلاح سروته‌کار را به هم بیاورند، آنها این باور درونی شما را حس کرده و بر همین اساس عمل می‌کنند.

پس از دیگران انتظار بالا داشته باشید و همزمان این انتظار را بروز دهید. از یک سو از افرادتان توقع داشته باشید که عالی باشند و از سوی دیگر یاد بگیرید که این انتظار را چگونه بیان کنید. برای آشنایی با نحوه‌ی بیان انتظارات خود به بخش بعدی مقاله رجوع کنید.

۳. برای کارمندان‌تان یک الگوی عملی باشید

یک ضرب‌المثل آلمانی می‌گوید، «هرگاه راه می‌روید و سخن می‌گویید، دیگران به حرف‌های شما گوش می‌دهند (دوصد گفته چون نیم‌ کردار نیست).» به عبارت دیگر اگر به عنوان مدیر یک مجموعه، در عمل و مسئولانه بهترین عملکرد را به اجرا بگذارید، احتمال آنکه اطرافیان شما نیز مسئولیت پذیری را سرلوحه‌ی کار خود قرار داده و وظایف خود را به بهترین وجه انجام دهند، افزایش خواهد یافت.

به بیان ساده تا زمانی که به عنوان مدیر، پیش از سایرین، از خود انتظار بهترین‌ها را نداشته باشید، کارمندانتان مسئولیت‌پذیر نشده و وظایف خود را به بهترین وجه انجام نخواهند داد. تنها در این صورت است که آنها درخواهند یافت عالی بودن، چیزی بیشتر از بزرگ‌کردن موفقیت‌های کوچک، هیاهوی بی‌معنای کارمند نمونه‌ی ماه شدن و یا شرکت در کلاس‌های آموزشی است. آنها در نهایت در می‌یابند که عالی بودن و حد کمال در کار، مشخصه‌ای است که از سوی افراد بالغ، پیشگامان موثر، رهبران، مدیران و شرکا، بسیار مهم تلقی می‌شود.

همانی باشید که از دیگران می‌خواهید آن باشند. شما به عنوان مدیر نمی‌توانید موقع سخنرانی کردن برای کارمندانتان مدام بر این مسئله تکیه کنید که «اینجا کیفیت حرف اول را می‌زند»، ولی خود در وقت عمل کار بی‌کیفتی تحویل دهید.

۴. از کارمندان‌تان برای عالی بودن تعهد بگیرید

این روش به طرز غیرقابل‌باوری تاثیرگذار است. اِف. وی. وُلوُرث (Woolworth)، پایه‌گذار فروشگاه‌های خرده‌فروشی زنجیره‌ای وُلوُرث اینگونه بر این مسئله تاکید می‌کند: «ما ترجیح می‌دهیم به جای استخدام سه نفر که می‌خواهند برای ما کار کنند تنها یک نفر را استخدام کنیم که می‌خواهد همراه ما کار کند.»

هرگاه از کسی می‌خواهید که مسئولیت بهترین‌ بودن را بپذیرد باید از او بخواهید متعهد شود که به هر قیمتی از عهده‌ی مسئولیت خود برمی‌آید. او را وادار کنید تا پیش از هرچیزی تصمیم بگیرد. برندا الس‌وُرث در این مورد به اعضای تیم خود در شرکت Tastefully Simple اینگونه می‌گوید: «همه چیز با گرفتن یک تصمیم و بیان آن آغاز می‌شود؛ این کاری است که قرار است انجام بدهم: من می‌خواهم این تصمیم را عملی کنم، به هر قیمتی.»

برای گرفتن چنین تعهدی از افراد خود، این سوال را طرح کنید تا به درصد آمادگی آنها پی ببرید: شما تا چه حد متعهد هستید که این پروژه به بهترین شکل ممکن انجام شود و چه چیزی شما را وامی‌دارد که صد درصد توان خود را برای این پروژه صرف کنید؟ در نهایت زمانی فرا می‌رسد که باید از مرحله سبک‌وسنگین‌ کردن عبور کنید و وارد مرحله‌ی تصمیم‌گیری شوید، زمانی که باید از تأمل به سمت تعهد حرکت کنید.

۵. به مسئولیت پذیری پاداش دهید

هرکس که برای رسیدن به بهترین بودن، مسئولیتی را می‌پذیرد به نوعی دارای یک انگیزه‌ی شخصی است. شاید این کار سبب می‌شود به حس خوشایندی از خود دست یابد یا به او کمک می‌کند مهارتی را به‌دست آورد یا اینکه موجب می‌شود در موقعیت شغلی خود ترقی کند؛ هرکس دلیل متفاوتی برای خود دارد ولی با این حال همیشه انگیزه‌ای وجود دارد.

یکی از اصلی‌ترین انگیزه‌های افراد برای مسئولیت پذیری تمایل آنها برای دریافت پاداش از کارفرماست. پس هیچگاه این اصل مهم را فراموش نکنید و در قبال انجام یک کار عالی به آنها پاداش دهید. تاثیری که این عمل می‌تواند در زندگی و شغل یک نفر ایجاد کند، گاه می‌تواند آنقدر عظیم باشد که شما را به حیرت وادارد.

به عنوان مثال می‌توان به زندگی و کسب‌وکار جان هابر اشاره کرد. یک پاداش ساده برای انجام یک کار عالی او را به یک کارآفرین و پیشگام تبدیل کرد. چنانکه خود او نقل می کند: «بعد از خواندن خبرنامه‌ی Tuesday Tip تصمیم گرفتم با استفاده از مهارتم در ساخت وسایل چوبی برای خانواده‌ام هدیه‌ی کریسمس درست کنم. نتیجه‌ی کار عالی بود. خاطره‌ی لحظه‌ای که عزیزانم هدایای خود را باز می‌کردند، آن کریسمس را به بهترین کریسمس عمرم تبدیل کرده است.» جان وقایع بعد از آن کریسمس را اینگونه شرح می‌دهد، «بعدها به طور اتفاقی یکی از کارهای چوبی‌ام را به یکی از دوستانم نشان دادم. او به کارهایم علاقه‌مند شد، حتی می‌توانم بگویم کمی هم هیجان‌زده شد و خواست که به من کمک کند. من و دوستم در ابتدا عکس‌های مربوط به کارهایم را به افراد مختلف نشان دادیم و در نهایت یک سرمایه‌گذار پیدا کردیم. در حال حاضر هم من یکی از سه شریک اصلی یک شرکت تولید صنایع چوبی موفق و در حال رشد هستم.»

برخلاف جان هابر برخی تنها در صورتی به پذیرفتن مسئولیت ترغیب می‌شوند که پاداش ملموس‌تری را دریافت کنند. نتایجی که مسئولین شرکت «خدمات هسته‌ای West Valley» به‌دست آورده‌اند به خوبی این مسئله را تایید می‌کند. مدیران این شرکت برای بررسی تاثیر پاداش بر عملکرد مجموعه‌ی خود برنامه‌ای پیشنهادی را به اجرا گذاشتند که تمام ۸۰۰ نفر کارمند آنها را، از منهدس گرفته تا کارگران کافه‌تریا، دربرمی‌گرفت. براساس این برنامه کارکنان می‌توانستند بسته به کاری که انجام می‌دهند، تقریبا هرچیزی از قهوه‌ی مجانی گرفته تا کباب‌پز برقی و حتی کشتی تفریحی را به عنوان جایزه دریافت کنند. در نهایت این شرکت در فاصله‌ی ۱۸ ماه توانست از طریق کاهش هزینه و صرفه‌جویی مبلغی معادل ۲.۲ میلیون دلار سود به دست آورد.

حتما به نحوی عمل کنید که دیگران در قبال مسئولیت پذیری خود پاداش دریافت کنند. اگر یکی از کارکنان در حین انجام کار خود اشتباهی مرتکب شد برای آگاهی با نحوه‌ی مواجهه با این وضعیت به بخش بعدی مقاله رجوع کنید.

۶. از کلماتی استفاده کنید که آنها را به مسئولیت پذیری ترغیب کند

طبیعی است که هرگاه حجم مسئولیت‌های فرد افزایش می‌یابد به همان میزان احتمال بروز اشتباه و به تبع آن نیاز به سازوکارهای اصلاحی نیز بیشتر می‌شود. در مواجهه با چنین شرایطی توصیه می‌کنم از این پند آموزنده‌ی گوته بهره ببرید: «اصلاح اشتباه خیلی خوب است، ولی تشویق و ترغیب فرد اشتباه‌کننده به اصلاح اشتباه خود بهتر است.»

به عبارت دیگر با فرد خاطی در مورد ضعف‌ها و اشتباهات او صحبت نکنید، چرا که در درازمدت همانند یک نقص شخصیتی دائمی در آن شخص به چشم می‌آید. تاکید بیش از حد بر ضعف‌های یک نفر سبب می‌شود او به یک آدم منفی‌نگر بدل شود، زیرا همواره با خود خواهد اندیشید که «من همینم که هستم پس کاری نمی‌شود کرد.»

در مقابل هرگاه خواستید اشتباهات آن دسته از کارمندانتان را اصلاح کنید که وظایف خود را به‌ نحو احسنت انجام نداده‌اند، بیشتر در مورد فرصت‌هایی صحبت کنید که به بهبود کار آنها می‌انجامد. در این روش شما فرآیندی را در اختیار آنها قرار می‌دهید که با استفاده از آن مسئولیت اصلاح اشتباه خود را به عهده می‌گیرند و دوباره به جاده‌ی موفقیت بازمی‌گردند.

از واژه‌هایی استفاده کنید که فرد خاطی با شنیدن آن به این باور برسد که می‌تواند اوضاع را بهبود بخشد. او حتما این قدرت را در اختیار دارد.

۷. فرآیند و دستاوردهای مسئولیت پذیری را تجزیه‌وتحلیل کنید

رسیدن به کمال به صورت تصادفی و دفعی رخ نمی‌دهد، بلکه نتیجه مجموعه‌ی مشخصی از اعمال مسئولیت‌پذیرانه است. در صورتی که بتوان فرآیند رسیدن به کمال نهایی را درک کرد، می‌توان آن را بارها و بارها‌‌ شبیه‌سازی کرد. بنابراین در مواجهه با عملکرد عالی و بی‌نقص یک شخص تنها نباید به قدردانی از او بسنده کرد. بهترین راه برای حفظ این شرایط آرمانی آن است که به او کمک کنیم دلایل رسیدن به موفقیت خود را نیز درک کند. او باید بداند که چرا به این موفقیت رسیده و چگونه می‌تواند آن را تکرار کند.

به عنوان مثال اگر میزان فروش ماهانه‌ی یک فروشنده از میزان معمولی فراتر رفت، باید دلیل این بهبود فروش را از او جویا شوید. آیا او از خطی‌مشی متفاوتی برای پیداکردن مشتری یا عقد قرارداد استفاده کرده است؟ آیا تعداد دفعات ارائه‌ی محصول را افزایش داده یا با گروه متفاوتی از مشتریان وارد مذاکره شده است؟ آیا او شیوه‌ی جدیدی را برای ارائه‌ی محصول ابداع کرده است؟ با طرح چنین پرسش‌هایی، به او کمک کنید فرآیندی را درک کند که به واسطه‌ی آن و با پذیرش مسئولیت به چنین نتیجه‌ی قابل‌توجهی رسیده است.

در کسب‌وکارهای قدیمی افراد در مواجه با یک مسئولیت سخت احتمالا با گفتن جمله‌ای شبیه به «وظیفه‌ی من نیست» از پذیرفتن آن شانه خالی می‌کردند، ولی در جهان امروز تنها کسانی قادر به بقا هستند که مسئولیت رسیدن به بهترین‌ها را بپذیرند. با به کاربستن این هفت راهکار شما نیز می‌توانید دیگران را به انجام چنین کاری ترغیب کنید.

برگرفته از: entrepreneur