مدیران شرکت‌ها می‌توانند با ارائه‌ی بازخوردهای سازنده و مفید به کارمندان‌شان، بازدهی کسب‌و‌کاری را که شبانه‌روز برای موفقیتش تلاش می‌کنند، بهبود ببخشند. اما اینکه نقاط قوت و ضعف هر کارمندی را چگونه بیان کنید که ثمربخش باشد، از اهمیت بسزایی برخوردار است. انتقادات سازنده‌ای که در قالب عبارات و جمله‌بندی‌های نسنجیده عنوان شوند، کارساز نخواهند بود. به عبارت دیگر، از یک مدیر توانا انتظار می‌رود در شیوه‌ی بیان انتقاداتش هوشمندانه عمل کند. در این مقاله قصد داریم ۵ عبارتی را معرفی کنیم که هرگز نباید به کارمندانتان بگویید، چرا که بیان این عبارات در انتقاد از کارمندان می‌تواند نتیجه‌ی معکوس داشته باشد.
۱. «کارت خیلی عالیه، اما…» چیزی که کارمندتان می‌شنود از «اما» به بعد است
حتی وقتی قصد دارید از عملکرد کارمندتان اِشکالات سازنده بگیرید، هرگز نباید انتقادی را که دارید بلافاصله بعد از جملات تشویق‌آمیزی که نثارش کرده‌اید، بیان کنید. اگر انتقادات‌تان را به تعریف و تمجیدهای دلپذیری که در ابتدای صحبت‌تان عنوان کردید بچسبانید، بعید است تعریف و تمجیدهای‌تان به چشم بیایند. وقتی نقاط قوت و ضعف کارمندتان را یکجا و بدون تفکیک از یکدیگر بیان کنید، چیزی که شنیده می‌شود فقط قسمت انتقادات است. تعریف و تمجید از نقاط قوت هر فردی، تیزی انتقادی را که قرار است در ادامه‌ی صحبت‌های‌تان مطرح کنید می‌گیرد، اما خیلی مهم است که نقاط قوت و ضعف را چه زمانی خاطرنشان می‌کنید. اگر به نقاط قوت و ضعف کارمندتان جداگانه بپردازید، می‌توانید مطمئن باشید که قسمت تعریف و تمجیدهای صحبت‌تان نادیده گرفته نخواهد شد. کارمندی که بداند موفقیت‌هایش را مورد توجه قرار می‌دهید، تشویق می‌شود به عملکرد مثبتش ادامه دهد.
۲. «اگه یه ذره از فلانی یاد بگیری عالی می‌شه.» چیزی که کارمندتان می‌شنود: «فلانی از تو خیلی بهتر کار می‌کنه.»
با هر کارمندی که صحبت می‌کنید نباید کارمند دیگری را غیر از خودِ فردی که طرف صحبت‌تان است، وارد بحث کنید. وقتی پای سایر کارمندانتان را وسط بکشید، ممکن است صحبتی که می‌کنید تأثیر منفی بگذارد. پس نقاط ضعف و حتی نقاط قوت یک کارمند را با کارمندان دیگر مقایسه نکنید. کارمندی که احساس کند با کارمندان دیگر مقایسه می‌شود، همکارانش را به چشم رقیب خواهد دید. این وضعیت موجب افزایش تنش در محیط کار و کاهش روحیه‌ی کار تیمی خواهد شد. پس به جای اینکه کارمندانتان را در معرض مقایسه با یکدیگر قرار دهید، عملکرد هر کارمند را در مقایسه با اهداف و ارزش‌های خودِ شرکت ارزیابی کنید.
۳. «خوشبختانه شرکت به زودی می‌تونه توی دوره‌ی آموزشی‌ای که قولش رو داده بودیم، ثبت‌نامت کنه.» چیزی که کارمندتان می‌شنود: «از همین هفته‌ی دیگه کلاسام شروع می‌شه.»
واژه‌هایی از جمله «خوشبختانه» و «به زودی» در ردیف واژه‌هایی قرار دارند که ممکن است تصورات غلط ایجاد کنند. پس برای اینکه سوءِبرداشت ایجاد نشود، هیچ وعده‌ای را تا زمانی که هنوز تا مرحله‌ی اجرا فاصله‌ی زیادی دارد، در جمع کارمندان شرکت مطرح نکنید. اگر وعده‌ای بدهید که بعدا به هر دلیلی اجرایی نشود، در واقع به اعتبار شرکت خدشه وارد کرده‌اید. به جای اینکه به کارمندانتان وعده‌هایی بدهید که معلوم نیست بتوانید عملی کنید، از آنها درباره‌ی انتظاراتی که از آینده‌ی شغلی خود دارند بپرسید و سعی کنید در جهت تحقق انتظارات‌شان حرکت کنید.
۴. «خودت فکر می‌کنی عملکردت چگونه است؟» چیزی که کارمندتان می‌شنود: «من که می‌دونم عملکردت چگونه است، اما می‌خوام ببینم خودت چقدر حواست هست.»
هرگز از کارمندتان درخواست نکنید که شخصاً درباره‌ی کیفیت عملکردش صحبت کند. کارمندی که مجبور شود خودش کیفیت عملکردش را ارزیابی کند، ممکن است سؤال‌تان را صادقانه جواب ندهد. شاید کارمندتان به شخصه باور داشته باشد که عملکردش در پروژه‌ی اخیر شرکت حیرت‌انگیز بوده است، اما به هر دلیلی دوست ندارد خودش از خودش تعریف کند و به موفقیت‌هایش اشاره‌ی مستقیم داشته باشد. پس این سؤال را که «خودت عملکردت رو چگونه ارزیابی می‌کنی؟» به کلی کنار بگذارید. در عوض، خودتان درباره‌ی کیفیت عملکرد کارمندانتان صحبت کنید و بحث را پیش ببرید.
۵. «خطاهایی رو که داشتی نادیده می‌گیرم چون…» چیزی که کارمندتان می‌شنود: «اگه یه کارمند دیگه جای تو بود، حتما اخراجش می‌کردم.»
بازخوردهایی که در نتیجه‌ی ارزیابی عملکرد کارمندانتان ارائه می‌دهید، باید سازنده و گره‌گشا باشند. وقتی عملکرد کارمندانتان را ارزیابی می‌کنید (ارزیابی رسمی یا غیررسمی)، نباید به فکر هشدار دادن و اِعمال سخت‌گیری باشید، بلکه ببینید هر کارمند در چه مهارت‌هایی ضعیف است و جای بهتر شدن دارد. سپس برنامه‌ای ترتیب دهید که کارمندانتان بتوانند مهارت‌های خود را تقویت کنند.
در مجموع، از بیان هر عبارتی که ممکن است از سوی کارمندانتان به اشتباه تعبیر شود بپرهیزید. در عوض سعی کنید انتقادات‌تان را به شکلی سازنده و تأثیرگذار مطرح کنید و به دنبال راهکارهایی باشید تا کارمندانتان بتوانند نقاط ضعف خود را بهبود ببخشند و در ارزیابی‌های بعدی امتیاز مطلوب‌تری کسب کنند.
می‌توانید به جای خواندن این متن ویدیوی زیر را نیز ببینید.
برگرفته از: entrepreneur.com
