این روزها از دورکاری زیاد می‌شنوید. درست است؟ اما دورکاری دقیقا چیست؟ کسانی که وظایف شغلی خود را بدون حضور در محل کار و از راه دور مثلا در منزل انجام می‌دهند، در اصطلاح دورکاری می‌کنند. بعضی از افراد دورکار در خانه کار می‌کنند و برخی دیگر هم در فضاهای کاری مشترکی که وجود دارد، در کنار افراد دیگر مشغول به فعالیت می‌شوند. منظور از این فضاهای کاری مشترک، مکان‌هایی است که افراد دورکار یا کسانی که دفتر و شرکت شخصی ندارند، با پرداخت اجاره‌بها در آنجا کار و شغل خود را انجام می‌دهند و از محیط و فضا استفاده می‌کنند. دورکاری تنوع فراوانی دارد. بعضی‌ها هر روز کار می‌کنند و برخی هم چند روز در هفته. اما چگونه می‌شود با این روش شغلی، بهره‌ورتر عمل کرد؟ در این مقاله، از نکاتی گفته می‌شود که به افراد در افزایش بهره وری در زمان دورکاری کمک می‌کند.
چرا باید به نکات مربوط به بهره‌وری دورکاری اهمیت داد؟
شمار کسانی که به دورکاری روی می‌آورند، در دنیا در حال افزایش است. بنا به تحقیقی در مؤسسۀ گالوپ حدود ۳۷ درصد از نیروهای کار آمریکایی دورکاری را تجربه کرده‌اند. این آمار در مقایسه با آمار سال ۱۹۹۵ نشان می‌دهد که این روش کارکردن حدود ۹ درصد افزایش داشته است. به نظر می‌رسد شرکت‌های مختلف در دنیا دریافته‌اند که روش‌های دیگری هم برای جذب نیروی کار و استخدام وجود دارد.
مختصات دورکاری تاحدی با کارکردن به شیوهٔ حضوری متفاوت است. کسانی که می‌خواهند به افراد موفق و شایسته‌ای در حوزهٔ دورکاری بدل شوند، باید نظم و مقرراتی جدی برای خود در نظر بگیرند و متفاوت‌تر از شاغلان معمولی تلاش کنند تا در کارشان موفق شوند.
مزایای دورکاری
برای کارفرمایان و شرکت‌های مختلف، جذب نیروهای دورکار بسیار سودآور است. هزینه‌ها به‌شکل درخور توجهی برای این دسته از دوستان کاهش پیدا می‌کند؛ چون دیگر لازم نیست هزینه‌های مکان را بپردازند و نیازهای افراد شرکت را تأمین کنند. علاوه‌‌براین، امکان جذب نیرو از نقاط جغرافیایی مختلف هم فراهم می‌شود و دست کارفرما در استخدام بازتر خواهد بود؛ مثلا اگر نیروهای کاری شرکتی از نقاط مختلف دنیا باشند، امکان اینکه همیشه کسانی برای پاسخ‌گویی به مشتریان حاضر باشند، به‌سادگی فراهم می‌شود.
نیروهای دورکار هم از مزایای این روش شغلی بی‌نصیب نیستند. آنها می‌توانند بدون وجود حواس پرتی های رایج در محیط کار، به شغل خود رسیدگی و برنامه‌ای منعطف برای کارکردن در طول روز طراحی کنند. ضمن اینکه دیگر نیاز نیست به محل کار رفت‌وآمد کنند و این یعنی هزینهٔ تردد افراد کاهش پیدا می‌کند و استفاده‌نکردن از وسایل نقلیه هم در کاهش آلودگی‌های محیطی، مثلا آلودگی هوا، نقش دارد.
معایب دورکاری
دورکاری معایبی هم دارد که نمی‌توان از آنها چشم پوشید. درواقع، دورکاری روشی ایدئال برای گرداندن گروه کاری نیست. یکی از مشکلات عمده‌ای که بر سر راه این نوع از کارکردن وجود دارد، دشواری ارتباطات است. مهارت های مدیریتی بسیار گسترده‌ای لازم است تا بتوان نیروهای کاری را از نقاط مختلف کشور یا حتی دنیا باهم هماهنگ کرد.
اگر تعامل و ارتباطات گروهی که به‌شکل دورکاری فعالیت می‌کنند، به‌خوبی در جریان باشد، بسیاری از مشکلات حل می‌شود. مدیریت گروه‌های دورکار به مهارت فراوانی نیاز دارد. اگر مدیریت در این زمینه قوی باشد، تعامل میان کارمندان و سرپرستانشان افزایش می‌یابد.
البته معایب دیگری هم برای دورکاری وجود دارد؛ مثلا ممکن است که نیروهای کاری به ورطهٔ انزوا بیفتند و کمی از انگیزه‌هایشان کاسته شود. اگر این افراد نظم و قانون را به‌خوبی در کارشان در نظر نگیرند یا از خود به‌خوبی مراقبت نکنند، فرسودگی شغلی و ازدست‌رفتن انگیزه‌های کاری بسیار محتمل خواهد بود.
با درنظرداشتن نکاتی که دربارهٔ مزایا و معایب دورکاری گفته شد، نکاتی را در ادامه خواهید خواند که می‌توانند به افزایش بهره وری در زمان دورکاری کمک کنند.
۱. برنامه‌ای سفت‌وسخت طراحی کنید
زمانی که به‌طور دورکار مشغول به فعالیت می‌شوید، به طراحی برنامه‌ای دقیق برای خود نیاز دارید. اگر برنامه ریزی نداشته باشید، ساعت‌ها و دقیقه‌ها از زیر دستتان لیز می‌خورند و نمی‌توانید بهره‌ور عمل کنید. واقعیت این است که چه خوشتان بیاید و چه نه، دورکاری به برنامه‌ریزی دقیقی نیاز دارد که مانع از فرسودگی شغلی و ازدست‌رفتن انگیزه ها می‌شود.
شاید فکر کنید داشتن برنامه‌ای سفت‌وسخت باعث می‌شود که محدود شوید و از خلاقیت هایتان کاسته شود؛ اما این‌طور نیست. لازم‌ترین موضوع برای موفقیت در دورکاری، برنامه‌ریزی و متعهدشدن به آن است. هیچ‌وقت فریب این را نخورید که دورکاری یعنی کارکردن با پیژامه و لباس راحتی در منزل. بعضی‌ها فکر می‌کنند که دورکاری یعنی آزادی مطلق.
خب، درست است و باید پذیرفت که نداشتن حضور فیزیکی در اداره یا شرکت ممکن است شما را راحت‌تر کند؛ اما اگر فکر می‌کنید که دورکاری بدون نظم و مقررات به موفقیت می‌رسد، سخت در اشتباهید. در زمان دورکاری هم به تنظیم ساعت بیداری، رسیدگی به وضع ظاهری خود و شروع کار سر زمانی دقیق نیاز دارید. اگر این مقررات را برای خود وضع نکنید، حساب مدیریت زمان از دستتان خارج خواهد شد و مرز میان زندگی شخصی و کاری‌تان گم می‌شود. نظم و آماده‌شدن برای کار در خانه در هر روز کاری، انگیزه‌هایتان را بیشتر می‌کند و ازنظر ذهنی، شما را در وضعیت پویاتری قرار می‌دهد.
دورکاری، شمشیری دولبه
یادتان باشد که دورکاری با وجود آزادی‌هایی که به همراه دارد، مسئولیت‌های بیشتری هم بر دوشتان می‌گذارد. برای اینکه بهره وری را در هنگام دورکاری افزایش دهید، زمانی از روز را برای انجام کارهایتان در نظر بگیرید که بیشترین میزان بهره‌وری را در آن دارید. ببینید که در چه ساعت‌ها و موقعیت‌هایی، بهتر کار می‌کنید و همان زمان‌ها را برای پیشبرد شغلتان در نظر داشته باشید.
دورکاری با شغل‌های اداری و به‌قول معروف پشت‌میزنشینی فرق دارد. پس ببینید که در چه ساعت‌هایی از روز پرکارتر و فعال‌تر هستید و در همان زمان‌ها مشغول به کار شوید. در این صورت است که از مغز و ظرفیت‌هایتان بیشترین استفاده را می‌برید و در ساعت‌های مناسبی هم به تفریح و استراحت مشغول می‌شوید.
پس ابتدا باید از ظرفیت‌های خود و پویایی‌تان در ساعاتی مشخص از روز باخبر شوید و بعد از اینکه دربارهٔ این موضوع به نتیجه رسیدید، برنامه‌ای دقیق برای آن اوقات طراحی و تنظیم کنید.
۲. اولویت‌بندی را جدی بگیرید
زمانی که در محیطی فیزیکی حاضر نیستید و خبری از سلسله‌مراتب اداری نیست، پیگیری روند و جریان کاری و اولویت بندی ها دشوار می‌شود. به همین خاطر است که باید اولویت‌بندی دقیقی برای انجام وظایفتان داشته باشید؛ مثلا تنظیم فهرست کارهایی که باید انجام دهید و کارهایی که باید دورِ انجام‌دادن آنها خط بکشید، ازجمله اقدامات مفید برای افزایش بهره‌وری دورکاری است. برای بهره‌ور عمل‌کردن، به ارتباط و تعامل با مدیران خود و اولویت‌بندی وظایف نیاز دارید.
برای اولویت‌بندی کارها و وظایف خود می‌توانید از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید. بی‌شک این ماتریس و توجه به اصل اهمیت/فوریت آیزنهاور دید خوبی برای برنامه‌ریزی کارها و مدیریت شغلی‌تان به شما می‌دهد.
در دورکاری، همان‌قدر که باید بدانید چه زمانی کارها را شروع کنید و مشغول شوید، دربارهٔ زمان تمام‌کردن کارها هم به آگاهی نیاز دارید. یعنی فقط به این دقت نداشته باشید که چه زمانی از روز، کارتان را شروع کنید و فعال باشید؛ بلکه گذاشتن نقطهٔ پایانی بر کارهای روزانه هم مهم است. پس اولویت‌بندی داشته باشید و هر زمان که فهرست کارهایی که باید در روز انجام بدهید به پایان رسید، کارکردن را متوقف کنید.
حواس‌پرتی در دورکاری
دورکاری یعنی دیگر خبری از استراحت‌های بین کاری و نوشیدن چای با همکاران نیست. دیگر همکاری نیست که در میانهٔ کار به‌سراغتان بیاید و سر صحبت و دردِدل را باز کند. جلسه و کارهای ناگهانی هم گریبانتان را نخواهد گرفت؛ اما اینها به‌معنای نبودِ هیچ‌گونه حواس پرتی در منزل نیست. یعنی در منزل هم به‌شکلی دیگر، ممکن است حواستان پرت شود و بازیگوشی کنید.
به‌منظور اینکه حواس‌پرتی‌ها در دورکاری به حداقل برسد، باید برنامه‌ریزی دقیقی برای کارهای شخصی‌تان طراحی کنید. یعنی علاوه بر برنامه‌ریزی برای کارکردن، برای کارهای شخصی خودتان هم برنامه‌ریزی داشته باشید؛ مثلا باید بدانید که چه ساعتی استراحت کنید، چه ساعتی به خرید بروید یا چه زمانی را به مطالعه شخصی اختصاص بدهید و… . از زمان‌سنج استفاده کنید تا بخش‌بندی وظایف مختلف را به شما یادآوری کند و به افزایش بهره وری در زمان دورکاری کمک کند.
۳. از ابزارهای کاری مناسب استفاده کنید
اگر بنا باشد که دورکاری کنید، باید ابزارها و تجهیزات مناسبی را هم در منزل داشته باشید؛ مثلا اهمیت‌دادن به ارگونومی میز، صندلی و ابزارهایی مانند رایانه به شما کمک می‌کند تا راحت‌تر کار کنید و بتوانید در طول کار به‌خوبی تمرکز داشته باشید. اگر بدانید که ارگونومی چیست و چگونه می‌تواند به بهره‌وری‌تان اضافه کند، راحت‌تر و با جسمی سالم‌تر مشغول به کار خواهید شد.
حواستان به بدنتان و موقعیت نشستن خود باشد. در هنگام کارکردن باید بدنتان کاملا راحت باشد تا زود خسته نشوید و مشکلات جسمی برایتان به وجود نیاید. دور و اطرافتان را هم شلوغ نکنید. شلوغی و بی‌نظمی محیط باعث می‌شود تا آشفته شوید و نیاز به استراحت در شما افزایش پیدا کند.
نرم‌افزارها و برنامه‌های رایانه‌ای مناسب
لپ‌تاپ و رایانهٔ شخصی مهم‌ترین ابزارهای افراد برای افزایش بهره وری در زمان دورکاری هستند. علاوه بر اینکه کار این افراد با رایانه پیش می‌رود، ارتباطاتشان با مدیران و سرپرستان خود هم ازطریق اینترنت و رایانه است. پس به برنامه‌ها و نرم‌افزارهایی نیاز دارند که به‌کمک آنها، مدیریت طرح‌ها، تعاملات و امور کاری برایشان ممکن شود. نمونه‌های بسیار متنوعی از نرم افزارهای کاربردی برای مدیریت ارتباطات و طرح‌ها وجود دارد. پس اگر دورکار هستید، از آنها غافل نشوید.
۴. حد و حدود بگذارید
تعیین مرزهایی میان زندگی کاری و شخصی برای دورکاران بسیار مهم است. اگر قرار باشد از داخل رختخواب مشغول به کار شوید و اصلا نظم و ظاهری شکیل برای کارکردن خود در منزل قائل نشوید، بهره‌وری‌تان کاهش پیدا می‌کند. طبیعی است که همهٔ افراد محیطی مجزا برای دفتر کار در منزل ندارند؛ اما دلیل نمی‌شود که مکان و موقعیتی مناسب برای کارکردن در خانه برای خود در نظر نگیرند.
لازم نیست دفتری به بزرگی دفتر خانگی ملکه الیزابت داشته باشید و انواع تجهیزات را در آن قرار بدهید؛ اما گوشه‌ای از خانه یا اتاقی را برای کارکردن خود آماده کنید. جداکردن بخشی که به کار مربوط است از بخش‌های دیگر خانه به زندگی‌تان نظم می‌دهد و اگر بخواهید کمی استراحت کنید، با رفتن به نقاط دیگر منزل، حال‌وهوایتان عوض خواهد شد.
جدایی کار از زندگی شخصی
اگر نتوانید کار را از زندگی شخصی‌تان جدا کنید، کارکردن ممکن است تمام اوقات خالی‌تان را در خود ببلعد. چون در خانه به سر می‌برید و مشغول کارکردن هستید، احتمال دارد که وسوسه شوید و برای اینکه کار بیشتری انجام بدهید، تمام روز را به کار اختصاص بدهید. در این صورت، سلامت جسم و سلامت روان تان به خطر می‌افتد. پس دقت کنید.
۵. مراقب خودتان باشید
مراقبت از خود در دورکاری بسیار مهم است. باید طوری زندگی کنید که سطح انرژی‌تان متعادل باشد. آمارها نشان می‌دهد که دورکاران در مقایسه با کارمندان عادی مرخصی کمتری دارند. یعنی مثلا زمانی که بیمار می‌شوند، همچنان به کارکردن ادامه می‌دهند. این رفتار بسیار اشتباه است. اگر حواستان به سلامتی خود نباشد، در خلال دورکاری از نشانه‌هایی که بدنتان ابراز می‌کند، دور خواهید شد و متوجه نمی‌شوید که چه تغییراتی در بدنتان در حال وقوع است؛ مثلا نیاز آن به استراحت یا ورزش را نادیده خواهید گرفت که این بسیار بد است.
اهمیت ورزش‌کردن
ورزش‌کردن برای همه واجب و ضروری است. اجرای برنامه ورزشی برای دورکاران راحت‌تر از انجام‌دادن آن برای کارمندان عادی است. پس اگر دورکار هستید، حتما در فواصلی که خستگی درمی‌کنید، کمی حرکات کششی انجام بدهید و از ورزش‌هایی مانند یوگا در اوقات بیکاری غافل نشوید. دیگر ورزش‌های متناسب با بدن و وضعیتتان هم مفید است؛ مثلا ۱۵ دقیقه دوچرخه سواری کردن فکر خوبی است.
حرف آخر درباره افزایش بهره وری در زمان دورکاری
توصیه‌های بالا می‌توانند در افزایش بهره‌وری در زمان دورکاری نقش مثبتی ایفا کنند. برای اینکه در دورکاری، خود را سالم و شاد نگه دارید، باید حواستان باشد که انرژی‌تان را به‌شکل‌های مختلفی حفظ و تجدید کنید؛ مثلا ممکن است به‌خاطر اوضاع کاری‌تان تا چند روز از خانه خارج نشوید. این کار بسیار مخرب و نامطلوب است. حتما بیرون بروید تا هم از نور خورشید و هوای تازه بهره‌مند شوید و هم روحیه‌تان عوض شود.
حتی اگر چندان هم از خانه بیرون نمی‌روید، به استراحت و چرت نیم‌روزی دقت داشته باشید تا انرژی‌تان متعادل بماند. اگر هم نمی‌توانید از منزل خارج شوید و به گردش مشغول شوید، داخل خانه را پُر از انواع گل و گیاه کنید تا فضایی سبز و پرانرژی در اطرافتان باشد.
