افراد بسیاری از اینکه وقت کافی برای انجام همه‌ی کارهای‌شان ندارند، شکایت می‌کنند. این افراد پیوسته از برنامه عقب‌اند، با اینکه همیشه مشغول کار هستند. در مقابل، برخی افراد قادرند کارهای بسیاری را در طول روز سر و سامان بدهند؛ این افراد نیروی فراطبیعی ندارند، فقط برخی عادات ساده و یا یکم عجیب دارند که آنها را در کارشان به کار می‌گیرند. عاداتی به سادگی مرتب نگه داشتن محل کار و یا داشتن ۸ ساعت خواب خوب شبانه. در این مقاله می‌توانید ۱۵ عادتی که بهره‌وری شما را خیلی بالا می‌برد، بخوانید.
۱. محیط کار تمیز و مرتب
شاید هرج‌ومرج منجر به خلاقیت بیشتری بشود، اما یک دفتر کار درهم و برهم کمکی به انجام بهتر کارها نمی‌کند. جاش دیویس (Josh Davis)، مدیر واحد تحقیقات مؤسسه‌ی «رهبری اعصاب» می‌گوید: «توجه یعنی انتخاب چیزهای غیرعادی.» پرونده‌های در دیدرس یادآور کارهای ناتمام هستند. کتاب ناتمامی که روی میز کارتان جا خوش کرده، شما را برای طفره رفتن از کار وسوسه می‌کند. حتی اگر فکر می‌کنید بی‌نظمی تأثیری بر کارتان ندارد، به هر حال بر قدرت تمرکزتان اثر می‌گذارد.
افرادی که میز کار مرتبی دارند، کمتر خسته می‌شوند و وقفه‌های کاری کمتری دارند. نتایج پژوهشی که در «هاروارد بیزنس ریویو» (Harvard Business Review) منتشر شده، نشان می‌دهد که دفتر کار تمیز و مرتب باعث می‌شود افراد زمان بیشتری را معادل ۱.۵ برابر، به کار بپردازند. شاید در میان به‌هم‌ریختگی‌ها احساس راحتی بیشتری کنید اما محیط نامرتب و بی‌نظم مانع بزرگی برای کار کردن است.
۲. توجه به قانون ۸۰/۲۰
هر قدر هم که روز شلوغ و پرکاری داشته باشید، طوری برنامه‌ریزی کنید که ۹۰ دقیقه (معادل ۲۰ درصد از ۸ ساعت کاری) به کارهای مهم و اولویت‌های اساسی اختصاص بدهید. در این صورت حتی اگر ۸۰ درصد باقیمانده از روز را صرف کارهای بی‌اهمیت کنید، به لطف ۹۰ دقیقه‌ای که به اهداف و اولویت‌های‌تان اختصاص دادید، هنوز امکان پیشرفت کارها وجود دارد.
۳. کار کمتر
بنا بر تحقیقاتی که «جان پِنکَول» (John Pencavel)، استاد دانشگاه استنفورد با تحلیل داده‌های مربوط به کارگران در طول جنگ جهانی اول انجام داده است، با افزایش ساعت کاری تا ۴۹ ساعت، خروجی نیز افزایش می‌یابد؛ اما پس از آن بازدهی کاهش می‌یابد و خروجی ۷۰ ساعت کار برابر با خروجی ۵۶ ساعت کار بوده است.
۴. دوری از گوشی تلفن همراه
تا زمانی که گوشی‌تان را خاموش نکنید، یک عامل عمده‌ی حواس‌پرتی همراه‌تان دارید. گزارشی از محققین دانشگاه ایالتی فلوریدا که در مجله‌ی روانشناسی تجربی چاپ شده است، می گوید حتی اگر به گوشی در حال لرزش‌تان توجهی نکنید، در هر حال صدایش ذهن‌تان را منحرف می‌کند.
۵. رهایی از انبوه ایمیل‌ها
الکساندار سموئل (Alexandra Samuel)، نویسنده‌ی کتاب «استفاده‌ی هوشمندانه از رسانه‌های اجتماعی»، برای جلوگیری از حواس‌پرتیِ ناشی از ایمیل‌های پی‌درپی این روش را توصیه می‌کند: با یک جست‌وجوی ساده در گوگل، چگونگی فعال کردن ویژگی تبدیل ایمیل به متن (email-to-text) را در تلفن همراه‌تان پیدا کنید. بسته به شرکت خدمات‌دهنده‌ی تلفن همراه، روش فعال‌سازی متفاوت است اما با این روش امکان ارسال ایمیل‌های خاص به صورت پیامک به تلفن همراه‌تان فراهم می‌شود.
در نتیجه می‌توانید از صندوق نامه‌های‌تان خارج شوید و با اطمینان از اینکه ایمیل‌های مهم را از دست نخواهید داد، به کارتان برسید. البته خدمات‌دهندگان ایمیل این ویژگی را در همه‌ی کشورها ارائه نمی‌دهند و در ایران هم امکان استفاده از این ویژگی وجود ندارد. با این حال خوب است گوش به زنگ باشید تا در صورت فراهم شدن، از آن استفاده کنید.
۶. انتخاب فعالیت‌های پرارزش
انجام کارهای مورد علاقه به آسانی، و انجام فعالیت‌های ناخوشایند که به نظرتان نیاز به تلاش بسیار دارند، به کندی و دشواری پیش می‌رود. بنابراین در صورت امکان، فعالیت‌های ناخوشایند را به دیگران بسپارید و خودتان به فعالیت‌های پرارزش بپردازید. به اعتقاد هیلاری رتیج (Hillary Rettig) نویسنده‌ی «هفت راز پرکار بودن»، این فعالیت‌های پرارزش بخشی از وظایف شما هستند، قدرت و توان خود را به کار بگیرید و تغییر ایجاد کنید. واگذاری فعالیت‌های کم‌ارزش همچنین باعث برقراری ارتباط و شکل‌گیری گروه‌ها می‌شود؛ ضمن اینکه ممکن است این فعالیت‌ها برای برخی دیگر پرارزش محسوب شوند.
۷. برگزاری جلسات پربازده‌تر
۳ راه برای دریافت بیشترین بهره از جلسات گروهی وجود دارد:
آ. برنامه‌ریزی کنید
بیشترِ جلسات بدون صورت جلسه برگزار می‌شوند در حالی که مهم است بدانید هدف از جلسه چیست و چه چیزهایی باید در طی آن مشخص شوند. به توصیه‌ی آلن ایسنر (Alan Eisner) استاد مدیریت دانشگاه پیس (Pace)، با تعیین یک صورت جلسه‌ی کوتاه شامل دست‌بالا ۳ مورد، مدت جلسات را کوتاه کنید، سپس نسخه‌ای از صورت جلسه را برای دیگران بفرستید تا همه بدانند وظیفه‌شان چیست.
ب. عوامل منحرف‌کننده را حذف کنید
زمانی را به ابراز ایده‌های گوناگون اختصاص بدهید، این کار نیازی به تهیه‌ی صورت جلسه ندارد. به گفته‌ی کری گرین (Cary Greene) نویسنده‌ی «خرابکاری ساده» (Simple Sabotage) افراد ایده‌هایی را که برای‌شان مهم است ابراز می‌کنند در حالی که ممکن است ربطی به موضوع بحث نداشته باشند. بهتر است این ایده‌ها را رها نکنید و آنها را یادداشت کنید. پس از جلسه دستوراتی برای پیگیری ایده‌ها صادر کنید در غیر این صورت جلسه نتیجه‌ای در بر نخواهد داشت.
پ. صندلی‌تان را رها کنید
چرخ زدن در محیط کار و ملاقات با دیگران محبوبیت شما را بیشتر می‌کند؛ می‌توانید روشی مشابه را در جلسات به کار بگیرید. یک زمان‌سنج را برای ۳۰ تا ۴۵ دقیقه تنظیم کنید. وقتی شمارش آغاز شد، همه‌ی افراد حاضر در جلسه باید برخیزند، چرخی زده و به گفت‌وگو با دیگران بپردازند. کاریسا تاکر (Karissa Thacker) روانشناس حیطه‌ی کار معتقد است، با این کار از رسمیت فضا کاسته می‌شود و افراد احساس راحتی بیشتری می‌کنند. این کار از جنبه‌های مختلف سودمند است به ویژه توانایی تمرکز را تقویت می‌کند.
۸. داشتن چُرتِ کاری
شاید رئیس‌تان روی خوشی به این کار نشان ندهد اما پژوهش‌های محققان دانشگاه میشیگان نشان می‌دهد که چرت روزانه رفتارهای عصبی را کاهش و قدرت تحمل موقعیت‌های دشوار را افزایش می‌دهد. پژوهش‌ها همچنین نشان می‌دهد کسانی که سر کار چرت می‌زنند بهره‌وری بیشتری دارند!
۹. اجتناب از موانع بهره‌وری
شناخت موانع بهره‌وری نخستین گام برای اجتناب از آنهاست. بنا بر تحقیق «کریِر بیلدر» (CareerBuilder) در سال ۲۰۱۵، ۵ مورد زیر در صدرِ فهرست عوامل نابودکننده‌ی تمرکز هستند:
- تماس‌های تلفنی/ ارسال پیام کوتاه
- اینترنت
- سخن‌پراکنی و غیبت‌های خودمانی
- شبکه‌های اجتماعی
- ایمیل
۱۰. اولویت بندی کارها
برای رسیدن به بیشترین بهره‌وری باید درباره‌ی انتخاب‌های‌تان دقت کنید. لیزا زاسلو (Lisa Zaslow) مؤسس شعبه‌ی نیویورک «گاتهام ارگنایزر» توصیه می‌کند:
۱. متناسب با توانایی ذهن‌تان عمل کنید
ما نمی‌توانیم در کل روز با یک سطح انرژی کار کنیم. زاسلو می‌گوید: هنگامی که بیشترین انرژی را دارم بر فعالیت‌های مهم تمرکز می‌کنم و زمانی که خسته هستم به کارهای کم‌اهمیت مثل چک کردن ایمیل می‌پردازم.
۲. از عواملی که باعث تعویق کارها می‌شود اجتناب کنید
برای اینکه بتوانید روی فعالیت‌های مهم و ضروری تمرکز کنید باید از برخی امور بگذرید. مثلا هفته‌ای یک بار نامه‌های‌تان را چک کنید؛ این روزها هیچ رخداد مهمی را در پاکت‌های نامه اعلام نمی‌کنند. به نظر بعضی کارشناسان باید به هر روزنامه یا مجله‌ای نگاهی انداخت اما به اعتقاد زاسلو می توانید آنها را گوشه‌ای جمع کنید و در فرصت مناسب مطالعه کنید.
۱۱. خوابیدن به اندازه
طبیعی است که برای داشتن یک روز مفید باید خوابِ شبانه‌ی خوب و کافی داشته باشیم؛ اما کم‌خوابی و خواب بیش از اندازه به یک اندازه مخرب و مضر هستند. ارزیابی خواب و عادات کاری بیش از ۳۷۶۰ نفر در پژوهش موسسه‌ی سلامتی شغلی فینیش (Finnish Institute of Occupational Health)، نشان داد که در هر دو گروهِ افراد کم‌خواب و پرخواب، احتمال گرفتن مرخصی استعلاجی بیشتر است.
۱۲. بهره مندی از نور خورشید
دفتری با نمایی از خورشید، باعث تحریک ذهن می‌شود؛ در واقع نور خوشید بهره‌وری را افزایش می‌دهد. مطالعات کمیته‌ی انرژی کالیفرنیا نشان می‌دهد کارکنانی که در محل کار، کنار پنجره می‌نشینند عملکرد بهتری دارند و تماس‌های تلفنی را به اندازه‌ی ۶ تا ۱۲ درصد سریع‌تر پاسخ می‌دهند و در آزمون‌های مرتبط با عملکرد ذهن و حافظه، ۱۰ تا ۲۵ درصد بهتر عمل می‌کنند.
۱۳. تشویق انسان‌دوستانه
اگر می‌خواهید کارکنان را تشویق کنید، کافی است رفتاری انسان‌دوستانه داشته باشید. تعریف روشن انتظارات‌تان و ارائه‌ی منظم بازخوردهای مثبت، به کارکنان انرژی می‌دهد. بر مبنای مطالعات اخیر موسسه‌ی گالوپ (Gallup)، شرکت‌هایی که با کارکنان‌شان تعامل دارند، افزایش ۶۵ درصدی در معاملات، ارتقاء ۲۵ درصدی سطح بهره‌وری و تقویت ۱۰ درصدی رضایت مشتریان را مشاهده کرده‌اند.
۱۴. شکایت کردن
شکایت کنید اما به روش درست! مشکل خود را در قالب ایده‌ای برای بهبود اوضاع مطرح کنید. به گفته‌ی راسل جانسون (Russell Johnson)، استاد مدیریت و یکی از نویسندگان مجله‌ی روانشناسی کاربردی، بیان مشکلات در چارچوب یک راه حل، از میزان توجه بر مشکل و فرد مقصر می‌کاهد؛ این کار احساس رنجشی را که باعث خستگی ذهنی می‌شود به احساسی خوشایند تبدیل می‌کند.
۱۵. ورزش کردن
ورزش نه تنها سلامتی را تقویت می‌کند بلکه باعث افزایش کارایی می‌شود. لزومی ندارد خود را با حرکات سنگینِ کراس‌فیت خسته کنید، یک پیاده‌روی ساده هم جواب می‌دهد. پژوهش دانشگاه اُتاگو نیوزیلند نشان داد موش‌هایی که روزانه ۲۰ دقیقه دویده بودند،مسیر درستِ راهِ پیچ و خم را سریع‌تر و بهتر از موش‌های دیگر پیدا می‌کنند.
برگرفته از: fastcompany.com
