کنترل پروژه چیست؟

در مدیریت پروژه واژه‌ی «کنترل» بیشتر مشابه هدایت کشتی است، به معنی سازگار کردن دائمی مسیر حرکت با در نظر داشتن یک هدف واحد در ذهن، رساندن کشتی به ساحل امن آنچنان که در ابتدای مسیر قول آن داده شده است. پروژه‌ی یک مسافرت موفق شامل تعیین یک مقصد مشخص، ترسیم دقیق مسیر برای رسیدن به آنجا، تعیین موقعیت مکانی حین سفر، و دقت نظر داشتن به مسیر پیشِ روست.

هدف‌های کنترل پروژه

اگر می‌خواهید ببینید که کنترل پروژه چیست، اول باید با هدف‌ از انجام آن آشنا شوید. مدیران پروژه‌ی تازه‌کار (و برخی از سابقه‌دارها!) اغلب در کنترل کردن پروژه‌ی خود مرتکب اشتباه یکسانی می‌شوند. آنها آنقدر غرق اکنون و اینجا، یعنی ارزیابی و اندازه‌گیری موقعیت فعلی خود، می‌شوند که همه‌ی موارد مهم دیگر را از یاد می‌برند. آنها مشغول محاسبه موقعیت فعلی خود و البته مسیری که تا الان پیموده‌اند می‌شوند. این اطلاعات مواردی هستند که در گزارش به مدیران ارشد ذکر می‌کنند و قول می‌دهند که شرایط را بهبود دهند. تمام توجه این مدیران معطوف به خارج نشدن از خطوطی است که در ابتدای مسیر برای رسیدن به مقصد ترسیم کرده‌اند. متاسفانه، کنترل سرنوشت پروژه‌ی شما به این سادگی نخواهد بود.

آنچنان که به آن خواهیم پرداخت، ارزیابی اینکه در کجای نقشه‌‌ی راه خود قرار دارید بدون شک بخشی از فرآیند کلی کنترل و «بازگشت به مسیر اصلی پروژه» به حساب می‌آید. اما ماموریت اصلی شما به سرانجام رساندن کاری است که به آن متعهد شده‌اید، بنابراین شما باید به «کنترل چشم‌انداز کلی» نیز توجه کنید به این معنا که سعی کنید فاصله‌ی بین جایی که ایستاده‌اید را با جایی که قرار است در نهایت بایستید به حداقل برسانید.

به عبارت دیگر همان‌طور که در فرمول زیر می‌بینید، کنترل پروژه به نگاهی معطوف به آینده نیاز دارد:

انحراف محاسبه شده‌ی فعلی+ انحراف تخمینی آینده= انحراف نهایی پروژه

برای برقراری یک نظام کنترل مناسب واقعا لازم است سه عامل را در نظر داشته باشید:

1. در مقام مقایسه با جایی که باید باشید، اکنون کجا هستید.
2. چه عواملی در ادامه‌ی مسیر وجود دارد که روی شما اثر می‌گذارند.
3. در مقام مقایسه با جایی که تعهد کردید به آن می‌رسید، در نهایت به کجا خواهید رسید.

در ذهن داشته باشید که موارد ۱ و ۲ اصولا به عنوان عملکردهای کنترل داخلی به کار می‌روند (گرچه ممکن است شما بخواهید آن را به افراد خارج از تیم گزارش کنید)، و برای ارزیابی مورد سوم استفاده می‌شوند. شاید گفتن این حرف تکراری باشد، اما همیشه باید روی جایی که فکر می‌کنید مقصد نهایی شماست به طور خاص متمرکز شوید.

دو دلیل برای این کار وجود دارد:

در پاسخ به این سوال که کنترل پروژه چیست، اول باید گفت که حواستان باشد در راستای مقصد نهایی‌ای که در ذهن دارید قدم‌های هوشمندانه و اصلاحی بردارید. هدایت یک کشتی چیزی بیشتر از دوباره برگرداندن آن به مسیر است. برای این کار باید بدانید جلوتر چیزی در مقابل شما قرار می‌گیرد که مجبورید آن را دور بزنید یا از جایی که همیشه از ابتدای سفر در ذهن داشتید و اکنون پیش روی شما است بپیچید. آینده همیشه با چیزی که در ابتدای پروژه ترسیم کرده‌اید متفاوت خواهد بود. در تصورات تجدید نظر خواهد شد، شرایط عملیاتی پروژه تغییر خواهد کرد و موارد تازه‌ای سر راه شما قرار خواهند گرفت. گاهی عملیاتی که در زمان حال انجام می‌دهید باید علاوه بر اصلاح انحرافات فعلی پروژه از مسیر اصلی، جبران کننده‌ی منابع انحرافی‌ای که در آینده با آن روبرو می‌شوید نیز باشند.

دلیل دومِ لزومِ توجه به مقصد نهایی، گزارش‌های مدیریتی است. در اغلب موارد چیزی که نظر مدیران را بیش از هر چیز جذب می‌کند پیش‌بینی مقصدی است که فکر می‌کنید به آن می‌رسید، این اطلاعات چیزی است که آنها برای گرداندن کسب‌وکار خود به آن نیاز دارند. این که شما دو هفته از پروژه عقب هستید و ۱۰۰۰۰ دلار بیشتر از بودجه خرج شده شاید به درد مدیران بخورد، اما نوعی از گزارش که در آن عنوان می‌کنید سه هفته‌ی دیگر پروژه به اتمام می‌رسد و احتمالا ۱۵۰۰۰ دلار بیشتر از بودجه صرف خواهد شد احتمالا ارزش بیشتری برای مدیران دارد.

حقیقتا چه چیزی قرار است کنترل شود

اینجا ممکن است بپرسید، «خب، پس باید روی مقصد نهایی پروژه تمرکز کنم و باید حواسم باشد که انحراف‌ها را کم کنم و در صورت ایجاد انحراف مجددا به مقصد برگردم. اما مقصد نهاییِ چه چیزی؟ بازگشت به کدام مسیر؟ و درباره‌ی چه نوعی از انحراف حرف می‌زنیم؟» همه‌ی اینها سوالات مناسبی هستند.

به پاسخ این سوالات در مبحثی به نام ابعاد موفقیت پروژه پرداخته می‌شود. اساسی‌ترین شاخص اندازه‌گیری موفقیت یک پروژه، رسیدن به هر یک از مقاصد تعیین شده در این ابعاد است، مقاصدی که در ابتدای طرح‌ریزی یک پروژه باید درباره‌ی آن تصمیم گرفته شود، همان مقاصدی که در کنترل پروژه قرار است بر روی آنها متمرکز باشید.

از این میان دو مقصد مربوط به مصرف منابع هستند:

• زمان‌بندی: آیا پروژه در زمان مقرر تکمیل شده است؟ (چقدر زمان صرف آن شده است؟)
• هزینه: آیا پروژه با هزینه‌ی پیش‌بینی شده انجام شده است؟ (چقدر هزینه صرف آن شده است؟)

دو مقصد دیگر مربوط به تحویل پروژه هستند:

• کارایی: آیا موارد تحویلی پروژه کیفیت مورد انتظار را دارند؟ (چه قابلیت‌هایی در پروژه وجود دارد؟)
• کیفیت: آیا موارد تحویلی پروژه به خوبی آنچه تعهد شده عمل می‌کنند؟ (چقدر خوب قادر به عمل هستند؟)

تا آنجا که مد نظر بسیاری از مدیران سازمانی است، زمانی به یک مقصد نهایی ایده‌آل رسیده‌ایم که پروژه بتواند به تعهدات اولیه‌ی خود درباره‌ی این چهار عامل عمل کند. گرچه غالبا از مقصدی که پروژه نهایتا به آن می‌رسد به عنوان «مطلوب» یاد می‌شود، مقصد «مورد انتظار» نیز حدی از پیش‌بینی‌‌پذیری را فراهم می‌آورد که برای اکثر مدیران سازمانی ارزشمند است. دو مقصد اول (زمان‌بندی و هزینه) اغلب توجهات بیشتری را جلب می‌کنند برای همین است که عبارت بسیار متداولی با نام «کنترل هزینه و زمان» داریم.

گرچه گاهی اوقات، روی کنترل هزینه و زمان، زیاد از حد تمرکز می‌شود و عملکرد موارد تحویلی یک پروژه آنچنان که باید تحت‌نظر قرار نمی‌گیرند. این اشتباهی است که باید دقت کنید که گرفتارش نشوید.

برگرفته از: pmtips