کایزن چیست و چه کاربردی دارد؟

کایزن بیشتر تفکری فلسفی است نه صرفا روشی برای بهبود بهره‌وری که معمولا برای برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی کارهای روزمره‌تان به‌کار می‌گیرید. برخلاف روش‌هایی که بر انجام دادن و تکمیل کارها تمرکز دارند، کایزن روشی برای تفکر و نظم بخشیدن به همه چیز است، از روش کاری‌ِ خودتان گرفته تا روشی که تیم‌تان برای فعالیت به کار می‌گیرد.

با اینکه معنی تحت‌الفظی کایزن «تغییر خوب» است، ولی در چرخه‌ی بهره‌وری به معنای «پیشرفت دائمی و مداوم» است. به بیان ساده، تمامی قسمت‌های سازمان باید همواره سعی کنند که فعالیت‌هایشان را بهتر از قبل انجام دهند. این فلسفه برای اولین بار زمانی شکل گرفت که بعد از جنگ جهانی دوم، تعداد زیادی از شرکت‌های ژاپنی به این نتیجه رسیدند که انجام کارها به روش‌های پیشین فکر خوبی نیست، خصوصا وقتی گزینه‌های بهتری وجود دارند که امکان انجام کارها به روش‌های رقابتی‌تر را فراهم می‌کنند.

ایده‌ی کایزن که از رقبای غربی و روش‌های تولیدی گرفته شده بود، به معنای تلاش‌های همه جانبه‌ی سازمان در جهت پیشرفت در روش‌های تولید و فعالیت‌های تجاری با محترم شمردن محصول و صنعت یا افرادی است که در تهیه‌ی آن دخالت دارند.

این پیشرفت مداوم می‌تواند به شش مرحله‌ی زیر تقسیم شود:

1. استانداردسازی: رسیدن به یک فرایند ویژه برای فعالیت‌های خاصی که قابل‌ تکرار و منظم هستند.
2. اندازه‌گیری: با استفاده از داده‌های واقعی مثل زمان تکمیل فعالیت، ساعت‌های کار و غیره، بررسی کنید که آیا این فرایند مؤثر هست یا خیر.
3. مقایسه: ابعاد و اندازه‌ها را با نیازها و خواسته‌ها مقایسه کنید. آیا این فرایند در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند؟ آیا زمان زیادی از شما می‌گیرد؟ آیا نتایج مورد نظر از طریق این فرایند قابل دسترسی هستند؟
4. نوآوری: برای انجام کارها یا رسیدن به نتایج مشابه، به دنبال راه‌های تازه‌تر و بهتر باشید. به مسیرهای زیرکانه‌تر و مؤثرتر برای افزایش بهره‌وری فکر کنید.
5. استانداردسازی: برای فعالیت‌های مؤثر، فرایند‌های مشخص و قابل‌ تکرار ایجاد کنید.
6. تکرار: به مرحله‌ی اول برگردید و همه‌ی مراحل را تکرار کنید.

ممکن است در ابتدا خسته‌کننده و وقت‌گیر به‌نظر برسد ولی بعد از مدتی این کار بخشی از رویکرد فکری شما یا جزئی از فرهنگ تیمی یا سازمانی‌تان خواهد شد.

لازم است اشاره کنیم که مفهوم کایزن به هر تغییری اطلاق نمی‌شود. بلکه کایزن پیشرفتی آگاهانه و مداوم است و تغییراتی که فایده‌ای برای شما ندارند، نباید اتفاق بیفتند. به هر حال، بهره‌وری شمشیری دولبه است. گاهی به جای اینکه برای انجام کار اصلی‌تان وقت بگذارید، باید برای امتحان چیزهای تازه و پیدا کردن ابزار جدید وقت بیشتری بگذارید. وقتی در جست‌وجوی راهکارهایی برای بهینه‌سازیِ کارتان هستید، به یاد داشته باشید که بهترین روش برای رسیدن به بهره‌وری، روشی است که باعث شود کارها را بهتر انجام دهید.

کایزن در عمل: سیستم تولیدی تویوتا

خیلی از افراد سیستم تولیدی تویوتا را سیستمی می‌‌دانند که از کایزن به‌عنوان یکی از بنیادی‌ترین اصول کسب‌و‌کار استفاده می‌کند. داستان معروفی درباره‌ی تویوتا وجود دارد که می‌گوید: «تویوتا به‌حدی به پیشرفت مداوم متعهد است که هر کارگری در خط‌ تولید تویوتا هر زمانی که به مشکلی در تولید برمی‌خورد، اجازه دارد تولید را متوقف کند، مشکل را حل کند و راه‌های بهتری برای انجام کارها و بهبود بازدهی به مدیر بخش ارائه دهد.»

کل داستان این‌گونه است: مدیران اجراییِ کارخانه‌های تولید اتومبیل در آمریکا از کارخانه‌ی تویوتا بازدید می‌کنند تا ببینند همکاران ژاپنی‌شان چطور می‌توانند با کمترین اسراف و کمترین خطا، تعداد زیادی اتومبیل تولید کنند. کارخانه‌های آنها نیز مانند کارخانه‌ی ژاپنی می‌توانستند تعداد زیادی اتومبیل تولید کنند اما با درصد خطای خیلی زیاد در خط تولید. یک اشتباه در طول خط تولید، مانند دری که بد بسته می‌شد یا فرمانی که به خوبی تنظیم نشده بود، یا پیچ‌هایی که در جاهای اشتباه قرار داده شده بودند، تا آخر خط تولید رفع نمی‌شدند، تا جایی که بعد از اتمام تولید، برای برطرف کردن خطاها، تمامی اجزای اتومبیل باید دوباره پیاده و بازسازی می‌شد! انجام این کار خیلی بیشتر از زمانی که اشتباه به‌سرعت اصلاح می‌شد یا اینکه اصلا پیش نمی‌آمد، هزینه دربر داشت.

مدیرانی که برای بازدید رفته بودند، نحوه‌ی عمل تویوتا را دیدند و از روش آن شگفت‌زده شدند. برای آنها قابل تصور نبود که یک کارگرِ ساده‌ی خط تولید این قابلیت را داشته باشد که بدون اجازه‌ی سرکارگر، خط تولید را متوقف کند چه برسد به اینکه بخواهد به مدیر پیشنهاد هم بدهد! ایده‌ی پاداش دادن به کارکنان برای برطرف کردن سریع خطاها و مشکلات، حتی با اینکه شاید اصلا وظیفه‌ی آنها هم نبود، خیلی جلوتر از زمان خود بود، خصوصا اینکه منطق آن زمان این بود که «هیچ اتفاقی نباید باعث توقف خط تولید شود.»

وقتی مدیران بازدید‌کننده به آمریکا برگشتند، این روال را در کارخانه‌هایشان به مرحله‌ی عمل درآوردند و برای افرادی که راه‌های بهتری برای کار کردن در کنار هم پیشنهاد داده، یا کارها را بهتر انجام می‌دادند، پاداش تعیین کردند و معیار پاداش را «کیفیت» قرار دادند نه «کمیت».

همین موارد، مفاهیم کلیدی در کایزن به‌عنوان فلسفه‌ای در بهره‌وری هستند. بعد از اینکه این مفاهیم به خوبی توسط همه‌ی افراد فهمیده و درک شدند، هدف این است که کار به بهترین شکل صورت بگیرد. البته این به معنای بیشتر کار کردن نیست، بلکه به معنای هوشمندانه‌تر کار کردن است. به همین شکل، باید زمانی را هم به پیشرفت و بهینه‌سازی اختصاص داد. البته این فقط به منظور تغییر نیست، بلکه برای بهتر کردن کار و زندگی شماست. مثل همیشه، هدف نهایی این است که زمان بیشتری را به کارهایی که «دوست داریم» اختصاص دهیم نه کارهایی که «مجبور» به انجام‌شان هستیم.

چه کار کنیم که کایزن برای‌مان مفید باشد

اجرای کایزن آسان است. از آنجا که بیشتر فلسفه‌ای ذهنی است تا روشی عملی، نیازی به خرید یا نصب ابزار خاصی نیست. در اصل، اگر می‌خواهید کایزن برای‌تان مفید باشد باید رویکردتان به کار را تغییر دهید. در ادامه چند راهنمایی در این زمینه ارائه خواهیم داد.

ابتدا، به دنبال راه‌های بهتری برای انجام فعالیت‌هایتان باشید. اگر معمولا سرتان شلوغ است، در زمان‌هایی که بیکار هستید، کارهایتان را اولویت‌بندی کنید. در این زمان‌ها می‌توانید به پیدا کردن بهترین راه ممکن برای انجام کارها فکر کنید. هفته‌ای یک ساعت را به مرور کارها اختصاص دهید. این باعث می‌شود با فاصله گرفتن از آنها، بهتر بتوانید قضاوت کنید. راه دیگر آن است که از اپلیکیشن‌هایی مانند RescueTime برای ردیابی‌ِ کارهایتان استفاده کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا دیدگاه روشنی از اینکه روزتان را چطور می‌گذرانید به دست آورید. با داشتن چنین دیدگاهی، زمان‌هایی که به‌هدر می‌روند را شناسایی می‌کنید و بیشتر به کارهایی که انجام می‌دهید دقت می‌کنید.

کارکنان گوگل هم به همین شکل، ۲۰ درصد از وقت خود را به پیدا کردن راه‌های بهتر برای انجام کارها اختصاص می‌دهند و ۸۰ درصد از زمان‌شان هم صرف انجام کارهای عادی می‌شود. البته در حال حاضر، گوگل این زمان را به حداقل رسانده ولی هنوز هم این روش را به‌کار می‌گیرد. اگر بتوانید زمانی را به پیدا کردن راه‌های جدیدی برای انجام کارها اختصاص دهید، یا پروژه‌های جالبی را امتحان کنید که شما را به مسیرهای جدید و هیجان‌انگیزتری هدایت می‌کنند، خواهید دید زمانی که برای فکر کردن صرف کرده بودید، جبران خواهد شد. اگر ۲۰ درصد از وقت‌تان به نظر زیاد می‌رسد، ۱۰ درصد را اختصاص دهید. حتی فقط چند ساعت صحبت کردن با رئیس‌تان در طول هفته درباره‌ی اینکه چطور کارها را آسان‌تر کنید، می‌تواند تفاوت خیلی زیادی ایجاد کند؛ البته به شرط اینکه برای این کار آماده باشید و واقعا بخواهید که آن را انجام دهید. به این شکل به آرامی ولی به صورت مداوم پیشرفت خواهید داشت.

وقتی راهی برای بهتر انجام دادن کارها و افزایش بهره‌وری پیدا کردید، وقتی هم به تحقیق و بررسیِ آن اختصاص دهید و ببینید آیا به خوبی در زمان‌تان صرفه‌جویی می‌کند یا خیر. اگر به صورت گروهی کار می‌کنید، حتما پذیرای انتقادات سازنده و بازخوردهای همکاران‌تان باشید. اگر در مقابل پیشنهادات دیگران دفاعی عمل کنید چون با روشی که همیشه کارها را انجام دادید تفاوت دارد، ممکن است فرصت ارزشمندی را از دست بدهید. به یاد داشته باشید، با قدم‌های کوچک شروع کنید، چون کایزن بر همین اصل استوار است.

چطور هنگام انجام کار، کایزن را در ذهن داشته باشید

کاربردهای عملی کایزن عالی هستند، اما به طور کلی قاعده‌ی اصلی این است که کمی از کارهایتان فاصله بگیرید و به راه‌های بهتری برای انجام دادن آنها فکر کنید. البته، همیشه سعی کنید اصول ابتدایی را در هنگام کار در ذهن داشته باشید، چون نباید به‌ حدی در کار غرق شوید که نکته‌ی مهمی را از دست بدهید، وقتی هم پیشنهاد خوبی به ذهن‌تان می‌رسد نباید آن را مخفی کنید! حتما آن را با دیگران در میان بگذارید. مسلما شما نمی‌خواهید آن کارگری در خط تولید باشید که متوجه می‌شود لاستیکی به خوبی به اتومبیل متصل نشده، اما نمی‌خواهد خط تولید را متوقف کند تا به اشتباه مورد‌نظر رسیدگی شود، چون این بخشی از وظایف تعریف شده‌اش نیست.

یکی از فوایدی که کایزن دارد حس مالکیت و اختیار به کاری است که انجام می‌دهیم. حالت ایده‌آل این است که همه نسبت به کاری که انجام می‌دهند، از ابتدا تا انتها اشتیاق داشته باشند و همه نهایت تلاش‌شان را انجام دهند تا محصول نهایی به بهترین شکل ممکن تولید شود. فرقی نمی‌کند در خط تولید آینه‌ی بغل کار می‌کنید یا لاستیک، تنها چیزی که اهمیت دارد این است که تمام تلاش‌تان را انجام دهید تا اتومبیل بدون نقص تولید شود. ممکن است برای افرادی که شغل‌شان آنها را منزوی کرده و باعث شده احساس تنهایی و افسردگی کنند، این کار سخت باشد؛ ولی به خاطر داشته باشید که همین حس انجامِ کار خوب است که به ما انگیزه می‌دهد. اگر شما این حس را ندارید، هر کاری لازم است برای به‌دست آوردن آن انجام دهید.

یکی دیگر از اصول کایزن این است که تا آنجایی که ممکن است از اسراف کاسته شود. این فقط به صرفه‌جویی در زمان و انرژی مربوط نمی‌شود، بلکه هدر نرفتن تلاش‌ها در راستای انجام کارهای غیرضروری را نیز دربر می‌گیرد. صرف وقت در جلساتی که نیازی به برگزاری‌شان نیست یا نوشتن گزارشی که هیچ‌کس آن را نخواهد خواند مثال‌های خوبی از اتلاف تلاش‌هایی هستند که می‌توانید آنها را در راستای بهتری مورد استفاده قرار دهید. البته، درست است که بعضی از جلسات ضروری هستند و بعضی از گزارش‌ها هم مهم هستند، اما اگر فایده‌ای نداشته باشند بهتر است راهی برای خودکارسازیِ آنها انجام دهید یا آنها را به فرد دیگری واگذار کنید. اگر مدیریت ایمیل‌هایتان زمان زیادی در روز از شما می‌گیرد، به‌دنبال سیستمی برای نظم بخشیدن به آنها باشید تا خودتان وقت‌تان را به کارهای مهم‌تر اختصاص دهید. هر ساعتی که صرف تلاش بیهوده می‌کنید و در عوض زمانی برای فکر کردن به روش‌های بهتر انجام دادن کارها نمی‌ماند، در اصل به هدر می‌رود.

انجام کارها به همان روش‌های همیشگی خیلی ساده است، اما این مانع پیشرفت می‌شود. وقتی به‌دنبال راه‌های بهتری برای انجام کارها می‌گردید، مهارت‌های تازه می‌آموزید، به اهدافی که به شما احساس غرور می‌‌دهند می‌رسید، ارزش‌هایتان را افزایش می‌‌دهید، تغییرات مثبت ایجاد کرده و البته، در زمان و انرژی صرفه‌جویی می‌کنید. کار آسانی نیست ولی ارزشش را دارد.

حتی در ابتدایی‌ترین سطح، تنها کاری که باید انجام دهید این است که حواس‌تان را جمع کنید تا متوجه راه‌های بهتری که ناگهان پدیدار می‌شوند، بشوید. فقط با کمی تلاش و دقت به جزئیات، کایزن می‌تواند به‌عنوان «فلسفه‌‌ی بهره‌وری» که از همه چیز مهم‌تر است به‌‌کار گرفته شود.

برگرفته از: lifehacker