اگر رئیس هستید، حتما تجربه‌ی امور مربوط به اخراج را در پرونده‌ی کاری خود دارید. اگر هم کارمند و زیردست هستید، یا اخراج را تجربه کرده‌اید یا آن را در دور و اطراف خود دیده‌اید. اگر خوشبختانه جزءِ آن دسته از کارکنان زبده‌ای هستید که از واژه‌ی اخراج به کلی دور هستید، پیشنهاد می‌کنیم که با ما همراه باشید تا بدانید که رئیس و رؤسا کی وچگونه یک کارمند را اخراج می‌کنند. گاهی اوقات بعضی کارکنان از هوش و ایده‌های فراوانی برخوردارند اما نقص‌های رفتاری آنها مانند دیر رسیدن به سر کار یا عدم مشارکت در جلسات گروهی، بدجوری اعصاب‌مان را خرد می‌کند و در این مواقع دانستن اینکه کی و چگونه یک کارمند را اخراج کنیم به دردمان می‌خورد. با توجه به اینکه هزینه‌ی استخدام و آموزش و توجیه کارکنان جدید خیلی زیاد است، باید دید که آیا باید به تذکر بسنده کنیم یا سریعا پرونده‌ی اخراج را روی میز بگذاریم؟ در موارد دیگر چطور؟ مثلا وقتی کارمندی فوق‌العاده داریم که اختلال هراس اجتماعی دارد، چه باید کرد؟ با ما همراه باشید تا دریابیم که کی و چگونه یک کارمند را اخراج کنیم.
بر اساس نظر جاش برسین Josh Bersin ، مشاور و محقق در زمینه‌ی مشاغل و رفتار سازمانی، رسیدن به نتیجه و بهره وری برای یک کارمند جدید ۱ تا ۲ سال طول می‌کشد و سرمایه‌گذاری برای آموزش و توجیه این کارمند جدید بیشتر از ۲۰ درصد حقوق کارمندان هزینه دارد. راهکار لازم برای این مسئله ایجاد نوعی تعادل است. یعنی اگر تغییر ممکن بود، کارمند خاطی را اصلاح کنیم و زیر بار هزینه‌های جذب نیروی جدید نرویم. اخیرا مقاله‌ای با عنوان «برای شغل جدید سراغ چه سازمان‌هایی نرویم»، مطالعه کرده‌ام. یکی از این موارد، شرکت‌هایی است که سیستم انضباطی خیلی دقیق و سخت‌گیرانه دارند. در کلام، چنین شرکت‌هایی فرصت اصلاح و تغییرات لازم را در اختیار می‌گذارند. اما در واقعیت هیچ فرصتی در کار نیست و اگر به دنبال کار می‌گردید دور چنین سازمان‌هایی را خط بکشید. حالا در جایگاه مدیر، کی و چگونه یک کارمند را اخراج کنیم؟ اولین کاری که باید صورت بگیرد این است: شما فردی را استخدام کرده‌اید چون معتقد بودید او کفایت لازم را دارد و به تعهداتش پای‌بند می‌ماند. حتی با وجود اینکه فرد در معرض اخراج، مهارت‌ها و توانایی‌هایش را آنطور که باید و شاید نشان نداده است، زمانی عضو تیم کاری شما بوده و حال باید ببینید که آیا اصلاحات قابل پیاده‌سازی است و ارزش وقت و زمان گذاشتن دارد یا خیر؟ مدیران همیشه از دست کارکنان شاکی‌اند و اصلاح و تغییر آنها را سخت و دشوار می‌دانند. مدیران می‌گویند کارمندان افرادی بزرگسال و بالغ هستند و می‌دانند که سازمان چه انتظاراتی دارد، پس چرا مدام اشتباه می‌کنند؟ از سوی دیگر، کارکنان دقیقا توجیه نشده‌اند که باید چه کنند و در رویارویی با مشکلات چه وظیفه‌ای دارند. خب وضعیت کمی پیچیده شد. به خاطر همین وضعیت است که پیام «شما اخراجید»، اغلب اوقات جمله‌ای غافل‌گیر کننده است در حالی‌که نباید باشد. اجازه بدهید نگاهی به مشکلات دو نمونه از کارمندان بیندازیم و ببینیم که اخراج در چه مواردی لازم است و کی و چگونه باید آنها را اخراج کنیم.
ناهید نامنظم
ناهید عادت دارد که دیر سرکار بیاید. او کارمند خوبی است ولی هیچ‌وقت به‌موقع نمی‌رسد. او همیشه به جلسات صبحگاهی دیر می‌رسد یا اصلا نمی‌رسد و باید او را از نتایج و تغییرات در برنامه‌ها جداگانه مطلع کرد. اما او واقعا باکفایت است. آیا وقت گذاشتن برای تغییر و اصلاح او ارزشی دارد؟ هر وقت او را می‌بینید، می‌گویید چرا دیر کرده است و به او تذکر می‌دهید. حتی در قالب یادداشت هم به او هشدار می‌دهید که نباید دیر کند اما به‌دلیل اینکه برایتان دشوار است رو در رو و رسمی با او حرف نمی‌زنید. تذکرات شما باعث می‌شود که قول اصلاح شدن بدهد و واقعا هم اصلاح می‌شود، اما فقط برای چند روز و بعد همان ناهید سابق باز می‌گردد. برای چنین کارمندی سیاست‌های انضباطی جواب می‌دهد. این سیاست‌ها به او می‌گویند که وقتی نامنظم است، کفایت و شایستگی‌اش به چشم نمی‌آید و قانون با او مثل سایرین رفتار می‌کند. اگر مسئولیت اشتباهاتش را برعهده نگیرد و اصلاح نشود، چاره‌ای جز خداحافظی نیست. با استفاده از قانون و سیاست‌های انضباطی مستحکم ابتدا به او هشدار بدهید، در گام دوم هشدار و در گام‌های بعدی هم هشدار و هشدار و هشدار. و در نهایت سوت پایان را بزنید و با او خداحافظی کنید. بخش سخت و دشوار کار این جاست که اگر مهدی تغییر نکرد، باید برود. هر کارمند دیگری هم که به مقررات پای‌بند نیست، سرنوشتی مشابه خواهد داشت. کارمندان باید مسئولیت‌پذیر باشند و پای اشتباهاتی که کرده‌اند بایستند و پاسخ‌گو باشند. اگر چنین عمل نکنند باید اخراج بشوند. عدالت را رعایت کنید. کارمندان بد، روحیه و جو سازمان را برهم می‌زنند. مطالعه‌ای که در نشریه‌ی مدیریتی MIT به چاپ رسیده است، نشان می‌دهد که اعتماد کارمندان اهمیت بسیار زیادی در عملکردشان دارد. ترکیب ۳ مدل از داده‌ها نشان داد که مسائلی چون عدالت و برابری، واکنش‌های کارکنان را به‌شدت برمی‌انگیزند. شکاف میان انتطارات کارمندان و تجارب واقعی آنها موجب کاهش بهره‌وری می‌شود. توصیه‌ای که یکی از نویسندگان این مقاله داشت، چنین است: قوانین شفافی تدوین کنید و آنها را به طور یکپارچه و عادلانه در سازمان اجرا کنید. سطح استرس و فشار کارکنان نیز بسیار مهم است. افرادی که فکر می‌کنند دچار برخوردهایی ناعادلانه شده‌اند، مشکلات کاری بیشتری را تجربه می‌کنند. این احساس می‌تواند منجر به مسائل احساسی، جابه‌جایی یا ترک خدمت بشود. پس در مورد کارمندی چون ناهید، قبل از اخراج تلاش برای تغییر و اصلاح او لازم است. اما اگر تذکرات لازم ابلاغ شده ولی وضعیت همچنان بی‌تغییر است، اخراج گزینه‌ی نهایی است. چون حضور چنین فردی اخلاق، جو سازمان و بهره‌وری را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
سام ساکت
سام از صحبت کردن در جمع به‌شدت می‌هراسد. مغز او خیلی خوب کار می‌کند و ایده‌های خلاقانه‌ای دارد اما ابراز آنها برای او حتی در جمع‌های کوچک نیز سخت است. وقتی از او می‌خواهند که صحبت کند، دچار لکنت می‌شود و صدایش در صدای جمع گم می‌شود. سایر اعضای تیم به‌خاطر این ویژگی او، فکر می‌کنند که سام اهل مشارکت نیست و سربار است. آیا می‌توانید از سام بخواهید که یکباره و سریع به این ترس خود فائق آید؟ برای کمک به سام می‌توانید، روش‌هایی به‌کار بگیرید. مثلا وقتی می‌دانید موضوع جلسه چیست، قبل از شروع آن با سام حرف بزنید و سعی کنید ایده‌های او را بشنوید و در طی جلسه با مطرح کردن آن ایده، سام را در بحث شرکت بدهید و اگر دیگران سؤالی در مورد آن داشتند خودتان به جای سام پاسخ بدهید و اگر احساس کردید دوست دارد صحبت کند، به او برای مشارکت کمک کنید. با این هم‌یاری او اندک‌اندک تغییر خواهد کرد. با سام به‌طور خصوصی حرف بزنید، نظرش را بشنوید و او را تشویق کنید. در واقع به او فرصتی برای تغییر رفتار و افزایش اعتماد به نفس بدهید. هدف شما باید این باشد که او آرامش کافی برای صحبت کردن در جمع پیدا کند.
خیلی از کارکنان خوب با عادت‌های بد قابل اصلاح هستند. اخراج و کنار گذاشتن، هزینه زیادی به سازمان و بخش منابع انسانی تحمیل می‌کند. برآورد کردن ارزش کارمندی که فرهنگ سازمان را می‌شناسد، لایق و شایسته است و نیاز به آموزش ندارد کار سختی است. اگر کارمندی عادت‌های بد دارد به شکل گسترده دیگران را هم تحت تأثیر قرار خواهد داد. ایجاد تغییر و اصلاح این مشکلات وظیفه‌ی کارمند نیست بلکه وظیفه‌ی مدیری است که شما باشید. کارمندانی نظیر سام و مهدی را می‌توان از اخراج نجات داد اما شاید برخی از کارمندان واقعا ارزش وقت و انرژی شما را نداشته باشند. پس کی و چگونه یک کارمند را اخراج کنیم. در ادامه به تعدادی نشانه برای اخراج کارمندان پرداخته شده است:
۱. رفتاری که اصلاح نمی‌شود
قوانین، گزینه‌هایی پیشنهادی نیستند. کارمندان نمی‌توانند دلبخواه خود از میان قوانین انتخاب داشته باشند. اگر کارمندتان وقت کافی برای اصلاح در اختیار داشته و همچنان اندر خم یک کوچه است باید به دنبال کار و حرفه‌ی جدیدی بگردد. والسلام.
۲. تأثیرگذاری بر روحیه و جو سازمان
قلدربازی و بدرفتاری کارمندان ممکن است روی ارباب رجوع، مشتری و همه‌ی کسانی که با او در ارتباط هستند اثر منفی بگذارد. وقتی کارمندان این چنینی به مرخصی می‌روند، همه نفسی راحت می‌کشند. شاید بد نباشد که به عنوان مدیر چنین کارمندی را برای همیشه به مرخصی بفرستید و اجازه بدهید روحیه‌ی مثبت و طبیعی دوباره به سازمان و اعضا بازگردد.
۳. تأثیرگذاری منفی بر بهره‌وری
بعضی کارها در شرکت و سازمان‌تان به‌درستی پیش نمی‌روند؟ علت، اهمال و عملکرد یکی از کارکنان است؟ اگر این روند ادامه یابد و تذکرات و اطلاحات تغییری در عملکرد فرد خاطی ندارند، تنها راه اخراج اوست.
۴. بی‌تفاوت بودن
اگر کارمندی نسبت به کارش بی‌اعتنا و بی‌تفاوت است و برای مشتری، شرکت و همکارانش آنطور که باید و شاید وقت نمی‌گذارد، شما هم باید همین رفتار را با او داشته باشید. اگر این رفتارها در او نهادینه شده و غیرقابل تغییر است، به او بدرود بگویید.
۵. دوبه‌هم‌زنی و بدگویی
بعضی از کارمندان از هر فرصتی برای غیبت و دوبه‌هم‌زنی و بدگویی نسبت به دیگران و شرکت استفاده می‌کنند. این افراد به دلیل رذایل اخلاقی از دعوا درست کردن و جنجال ساختن لذت می‌برند. بعد از اینکه اوضاع را حسابی به‌هم ریختند، گوشه‌ای می‌نشینند و از آب گل آلود ماهی می‌گیرند. این کارمندان تومورهای سرطانی بدخیمی هستند که به سرعت باید از سیستم خارج بشوند.
۶. نقض قوانین اصلی و اساسی
بعضی سیاست‌های سازمانی به هیچ عنوان نباید نقض بشوند. مثلا استفاده از مواد مخدر یا تخلفاتی که یه شدت ناقض قوانین و سیاست‌ها هستند جای هیچ بخشش و فرصتی را نمی‌دهند. چنین مواردی جای هیچ شکی نمی‌گذارند.
۷. وقتی کارمند، مناسب سازمان شما نیست
بعضی از کارمندان را باید خیلی سریع اخراج کرد. اگر به این فرد بارها فرصت داده‌اید و مدام فکر می‌کنید که چگونه، چه موقع و چرا باید او را اخراج کنید، یعنی کارمند مورد نظر مناسب سازمان شما نیست و سریع باید این دندان لق را بکشید و دور بیندازید.
این که کی و چگونه یک کارمند را اخراج کنیم، مشخص شد. اما بخش سخت ماجرا در قسمتی است که از انجام این کار حس ناخوشایندی به ما دست می‌دهد. اگر اخراج درست و سریع صورت بگیرد ناخوشایندی ماجرا برای هر دو طرف کاهش پیدا می‌کند. اخراج کارمندان باید کمتر از ۱۰ دقیقه انجام بشود. چرایی و چگونگی را در ادامه می‌خوانید:
شما تصمیم خود را برای اخراج گرفته‌اید. این وضعیت دیگر قابل مذاکره نیست. هیچ بازگشتی در کار نیست. تمام کارهای اداری لازم برای ترک خدمت صورت گرفته است. حالا کارمند را صدا بزنید و بدون اتلاف وقت و ایجاد استرس و فشار بیهوده برای او، اخراج را ابلاغ کنید. برای او آرزوی موفقیت کنید و تمام. با کارمند بحث نکنید و او را وارد وضعیت مذاکره و جروبحث نکنید. شما تصمیم اخراج را براساس دلایلی موجه گرفته‌اید پس اجازه ندهید کارمند شروع به التماس و… کند. وارد شدن به این وادی اصلا اخلاقی و خوشایند نیست. نگذارید فرد، مظلوم واقع بشود و بی‌آبرو شود. تصمیم شما تصمیم نهایی است. باید این فرایند به سرعت و درست پیش برود. اغلب اخراج‌ها به سادگی صورت می‌گیرند چون همان‌طور که گفته شد هیچ‌کس نباید از اخراج شدن خود غافل‌گیر بشود. وقتی کارمندی به این مرحله برسد به احتمال ۹۹ درصد خودش خیلی خوب می‌داند که چه کرده است. در مواردی که کارمند قلدربازی می‌کند و برای خروج ممانعت به خرج می‌دهد از کمک نیروهای حراست استفاده کنید. اگر کارمندی قوانین را نقض می‌کند و مناسب سازمان نیست؛ چاره‌ای جز اخراج باقی نمی‌ماند. شما نمی‌توانید دل همه را به‌دست بیاورید. این تصمیم برای هر دو طرف خوب خواهد بود. اخراج فرد ناکارآمد به خود او هم تلنگر می‌زند و شاید در جایی دیگر فرصتی بهتر بیابد. امیدوارم هیچ وقت اخراج نشوید و اگر مدیر هستید کارمندانی خوب و مجموعه‌ای قوی در اختیار داشته باشید و در کنار هم مسیر رشد و بالندگی را طی کنید.
برگرفته از:recruiterbox.com
