مذاکره، در زندگی روزمره امری عادی، اما در حوزه‌ی تجارت، قطعا اصلی حیاتی برای موفقیت‌تان است. مذاکره‌ی ضعیف باعث آسیب رساندن به شرکت و از دست دادن سریع مشتریان کلیدی می‌شود. اگرچه اغلب راهبردهای مذاکره به نظر معمول می‌آیند، غیرمعمول هم نیست که افراد در لحظه احساساتی شده و شمّ اصلی خود را فراموش کنند. احساس، شانس و معجزه هیچ جایگاهی در موفقیت مذاکرات تجاری ندارند. بلکه این کار نیاز به شجاعت، تمرین، تجربه، دانش و نظم همیشگی دارد. این عوامل باعث می‌شوند تا بتوانید تحت هر شرایطی بهترین معامله را انجام دهید. در حالی که بعضی از مذاکره‌کنندگان باتجربه گاهی روش‌های‌شان را «بازی مذاکره کردن» می‌نامند، اما این نام واقعا برای چنین فرآیندی صحیح نیست، چرا که گاهی اهمیت این مذاکرات بسیار زیاد است. برای شروع مذاکره باید غرورتان را کنار بگذارید و همیشه آینده و تصویر بزرگ‌تر را در نظر داشته باشید. در ادامه با نکات کلیدی برای موفقیت در مذاکرات تجاری آشنا می‌شویم.
آمادگی کامل داشته باشید
طرف مقابلی که قصد مذاکره با وی را دارید بشناسید تا بتوانید نقاط قوت خود و نقاط ضعف او را مشخص کنید. اگر طرف مقابل بسیار باتجربه است، احتمالا دارای پیشینه‌ای با اطلاعات کاربردی است. در صورت امکان با شرکت‌های تجاری دیگری که قبلا با این فرد معامله کرده‌اند، صحبت کنید. بسیاری از مذاکره‌کنندگان الگوها و سبک‌های مشخصی دارند که اگر شناسایی شوند، می‌توانید به نفع خودتان از آنها استفاده کنید.
اگر خریدار هستید، مطمئن شوید که کاملا با محصول یا خدماتی که موضوع مذاکره خواهد بود، آشنا هستید. اگر طرف مقابل احساس کند که در مورد جزئیات آگاهی ندارید، ممکن است تلاش کند تا از شما گاف بگیرد یا کاری کند که باعث ایجاد اضطراب و عدم اطمینان در شما شود. روان‌شناسی نقش مهمی در توانایی شما برای حداکثر استفاده از عدم آمادگی طرف مقابل و تعیین حرکت بعدی دارد.
اکثر مذاکره‌کنندگان پیش از شروع، قیمتی خاص یا هدفی مشخص در ذهن دارند. این هدف باید براساس انتظارات واقع‌بینانه و با در نظر گرفتن تمام شرایط و موانع تعیین شود. این موانع می‌توانند محدودیت بودجه، شیوه‌ی مدیریتی، فشار برای رسیدن به اهداف فروش و سایر نیروهای خارجی دیگر باشد. در طول مذاکره، ممکن است هدف براساس تغییر در چشم‌انداز و سایر اقدامات غیرقابل پیش‌بینی از سوی هر طرف، تغییر کند. در حالی که هدف نهایی شما باید واقع‌بینانه باشد، نباید به عنوان مانعی برای ارائه‌ی اولین پیشنهاد یا طرح پیشنهاد متقابل عمل کند.
پیش از اینکه مذاکره را آغاز کنید، مطمئن شوید که طرفِ دیگر اختیار کامل برای دادن تعهدات لازم را دارد. نباید در موقعیتی قرار بگیرید که متوجه شوید در معامله‌ای گرفتار شده‌اید که توافق‌تان باید توسط فردی رده بالاتر مورد تأیید قرار بگیرد.
راهبرد داشته باشید
اصول پایه‌ای وجود دارد که برای هر مذاکره به کار می‌رود. اولین پیشنهاد معمولا مهم‌ترین پیشنهاد است و ملاکی است که براساس آن، تمام پیشنهادات بعدی قضاوت و مقایسه می‌شوند. شما هیچ‌گاه به آنچه که تقاضایش را دارید، دست نخواهید یافت؛ پس اولین پیشنهادتان را شجاعانه و جسورانه مطرح کنید. قیمت مورد نظر شما همان پیشنهاد اول است که معمولا شامل مازادی است که در طول مذاکره ممکن است از آن صرف نظر کنید. شما می‌خواهید که همان قیمت را به دست آورید پس با قیمتی پایین‌تر از آنچه که فروشنده در نظر دارد، شروع کنید. نگران نباشید که این کار باعث توهین به طرف مقابل شود. تا زمانی که پیشنهادتان مسخره نباشد، طرف دیگر با امید برای عددی بهتر، مذاکره را ادامه خواهد داد.
به عنوان یک خریدار، هیچ‌گاه بودجه یا محدودیت‌هایتان را در زمان مذاکره فاش نکنید. حقه‌ی محبوب فروشندگان این است که تغییراتی در مشخصات، برنامه و سایر ویژگی‌های محصول اعمال کنند تا محصولی کم‌ارزش‌تر اما متناسب با بود‌جه‌تان، به شما بفروشند. اما شما با پولی که دارید بهترین محصول را می‌خواهید، پس رویکردی اتخاذ کنید که بتوانید با هزینه‌ی کمتر، محصولی که از ابتدا برایش برنامه‌ریزی کردید را به دست آورید.
همیشه چیزی برای صرف نظر کردن در طول مذاکره داشته باشید که البته به موقعیت‌تان در مذاکره آسیب نمی‌رساند. اگر در حال ارائه‌ی پیشنهاد قیمت به یک خریدار هستید، اضافه کردن دام و چیزی حواس پرت‌کن به پیشنهادتان را در نظر بگیرید تا طرف مقابل بتواند آن را پیدا کند. برای مثال، اگر در حال ارائه‌ی پیشنهاد برای یک پروژه هستید، به نکات اضافی خوبی که برای موفقیت پروژه ضروری نیستند توجه کنید. همچنین می‌توانید بخش‌های یدکی در نظر بگیرید که شاید تا پایان کار به آنها نیازی نباشد. با این کار، اگر خریدار این موارد را حذف کند تا قیمت کلی کاهش یابد، شما هیچ چیز از دست نداده‌اید، بلکه به خریدار کمک کرده‌اید تا به قیمت مورد نظرش برسد. چنین ترفندهایی به شما کمک می‌کند تا طرف مقابل را از حمله به اصل پیشنهادتان بازدارید. چنین راهبردی باید در زمینه‌ی مورد نظر و با توجه به اینکه پیشنهاد دهندگان دیگر ممکن است چه کاری انجام دهند، پیاده‌سازی شود. اگر می‌دانید که تنها راهِ بردن پیشنهاد این است که همه چیز را فراهم کنید، پس این راهبرد احتمالا مناسب نخواهد بود.
به نشانه‌هایی مثل حرکات بدن، الگوهای صحبت و واکنش‌های طرف مقابل به آنچه می‌گویید، توجه کنید. آماده باشید که اگر احساس کردید مذاکرات به هیچ نقطه‌ای ختم نمی‌شود و یا طرف مقابل حاضر نیست از مواضعش کوتاه بیاید، مذاکرات را به تعویق بیندازید یا لغو کنید. بی‌میلی‌تان نسبت به ادامه دادن تحت چنین شرایطی را نشان دهید و بگذارید طرف مقابل با این سؤال مواجه شود که آیا دوباره به مذاکرات برمی‌گردید یا خیر. اگر آنها نگران لغو معامله باشند، برای حرکت رو به جلو احساس فشار می‌کنند. صبور باشید، حتی اگر طرف مقابل صبور نیست. این کار برای افرادی که مشتاق موفقیت فوری هستند، دشوار است، اما آخرین چیزی که شما می‌خواهید این است که طرف مقابل فکر کند شما تحت فشار هستید تا سریع معامله را به انجام برسانید.
از نقطه نظر قراردادی، یک پیشنهاد متقابل به شکل خودکار تمام پیشنهادات قبلی را رد می‌کند. زمانی که پیشنهادی مطرح شد، باید انتظار هر واکنشی را داشته باشید: مثل قبول یا رد آن، یا حتی پیشنهاد متقابلی که راه مذاکره را باز می‌گذارد. اگر پیشنهادتان رد شد و از شما خواسته شد تا پیشنهادی جدید و بهتر ارائه دهید، در این دام نیفتید. این کار مثل مذاکره با خودتان است و نباید آن را انجام دهید. اگر آخرین پیشنهاد مطرح شده از سوی شماست، همیشه بر ارائه‌ی پیشنهادی متقابل از طرف دیگر اصرار کنید تا موقعیتش را پیش از آنکه شما پیشنهاد دیگری مطرح کنید، تغییر دهد.
نقطه‌ی نفوذ را پیدا کنید
علاوه بر استفاده از نقاط ضعف طرف مقابل، بر حداکثر استفاده از نقاط قوت‌تان تمرکز کنید. اگر تنها منبع در دسترس برای محصول خاصی هستید، قدرت بسیار زیادی دارید. اگر شرایط اقتصادی باعث ایجاد بازاری شده که در آن محصولی که شما می‌فروشید، پر تقاضاست و عرضه‌کننده‌ی کمی دارد، این موقعیت به شما قدرت چانه‌زنی بیشتری برای تعیین قیمت می‌دهد. اگر خریداری در شرایط اقتصادی راکد هستید، معمولا مزیت عرضه‌ی بیش از حد و تقاضای کم را دارید. این موقعیت مثالی کلاسیک از زمانی است که عرضه به شکل گسترده نسبت به تقاضا بیشتر است و به همین دلیل قیمت‌های بازار ناگهان سقوط می‌کند.
در ابتدای کار، با تشریح دانش و تخصص‌تان در مورد موضوع مذاکره، شالوده‌ای قوی بنا کنید. این کار ممکن است باعث ترساندن طرف مقابل شود و پیش از آنکه بتواند قدرتش را نشان دهد، تسلیم شما شود. معمولا پیشی گرفتن در مذاکرات تجاری دشوار چالش‌برانگیز است، بنابراین بهتر است در ابتدای مذاکره، مسیر را به سمتی که می‌خواهید هدایت کنید.
پیشنهاد خوبی ارائه کنید
برای ارائه‌ی پیشنهاد فقط به جنبه‌ی مالی فکر نکنید. پیشنهاد باید همه‌ی عناصر چانه‌زنی را دربرگیرد و معمولا شامل زمینه‌ای برای قراردادی می‌شود که به توافق رسمیت می‌بخشد. اگر پیشنهادی بدون توضیح جزئیات ارائه دهید، ممکن است بعدا متوجه شوید که هیچ تعاملی با طرف مقابل نداشته‌اید. اساس چانه‌زنی باید شامل چنین مواردی باشد: قیمت پیشنهادی (با میزان مناسب)، شرح کار (حیطه)، شناسایی و کمیت کالاها یا خدمات، تحویل برنامه، مشوق‌های اجرایی (در صورت وجود)، تضمین صریح (در صورت وجود)، ضوابط و شرایط، و هر سندی که با ارجاع ثبت شده است.
تبادل یک عامل با عامل دیگر – مثل قیمت پایین‌تر برای برنامه‌ای منعطف‌تر – روشی معمول است. چنین مهره‌هایی برای معامله باید در جیب‌تان وجود داشته باشد تا زمان بستن قرارداد و رسیدن به قیمتی که می‌خواهید، از آنها استفاده کنید. اگرچه معمولا توجه اصلی شما بر قیمت است، همیشه باید تمام اجزای معامله را در ذهن‌تان داشته باشید. برای قبول قراردادهای استاندارد به عنوان «استاندارد صنعتی» یا «چیزی که ما همیشه استفاده می‌کنیم» تحت فشار قرار نگیرید. همه چیز، حتی جزئیات قابل تغییر هستند. اگر طرف مقابل از تغییر شرایط دشوار امتناع می‌کند، به معامله و تجارت در جای دیگری فکر کنید.
جهت جلوگیری از کج‌فهمی، پیشنهادات باید به صورت کتبی ارائه شوند و همه‌ی جزئیات معامله را دربربگیرند. ایده‌ی خوبی است که یادداشت‌هایی شامل دلایل هر پیشنهاد در طول جلسه داشته باشید. در حالی که طرف مقابل این یادداشت‌ها را نمی‌بیند، این کار به شما کمک می‌کند تا بفهمید که باید از چیزهای بی‌ارزش صرف نظر کنید و مذاکرات را مجددا از سر بگیرید. بخشی از فرآیند، بازتعریف رویکرد و تکنیک‌های‌تان و استفاده از درس‌هایی است که یاد گرفته‌اید. اگر برای یک شرکت یا دولت کار می‌کنید، این یادداشت‌ها معمولا باید به عنوان برونداد مذاکرات ثبت شوند و تکمیل‌کننده‌ی فایل قراردارد هستند.
به دنبال راهکاری باشید که باعث بُرد هر دو طرف شود
در طول مذاکره تلاش کنید تا بفهمید چه نتیجه‌ای برای طرف مقابل قابل قبول است. این نتیجه ممکن است ترکیبی از چیزهای مختلفی باشد که الزاما مربوط به قیمت نیستند. برای مثال، زمان تحویل شاید مهم‌ترین نکته برای طرف مقابل باشد، در حالی که مهم‌ترین مسئله برای شما کیفیت محصول است.
فهم اولویت‌های طرف مقابل به اندازه‌ی درک اولویت‌های خودتان مهم است، بنابراین ببینید که اگر شما به جای او بودید، چه می‌خواستید. زمانی که در حال تدوین پیشنهادات‌تان هستید، سعی کنید اولویت‌های طرف دیگر را تا جایی که باعث تضعیف موقعیت‌تان نشود، در نظر بگیرید. برای جلوگیری از شکست، آماده باشید تا از چیزهای کوچک برای به دست آوردن چیزهای بزرگ صرف نظر کنید. محدودیت‌هایتان را بشناسید و بدانید که تا چه حد حاضرید در هر بخش از معامله پیش بروید.
اگرچه شما قدرت دارید که به میل خودتان بر فرآیند مذاکره اثر بگذارید، هدف‌تان باید محفوظ داشتن یک معامله‌ی خوب بدون عذاب برای هر دو طرف باشد. این مسئله مخصوصا برای زمانی مهم است که شما با طرف مقابل به طور مداوم مذاکره می‌کنید. مؤثرترین مذاکره‌کنندگان، افرادی حرفه‌ای هستند که تجارت‌شان را می‌شناسند و اجازه نمی‌دهند ویژگی‌های شخصیتی و رفتارهای غیرمنطقی با مأموریت‌شان تداخل پیدا کند. آنها قادرند این باور را در طرف مقابل به وجود بیاورند که تحت شرایط موجود بهترین معامله‌ی ممکن را انجام داده‌اند.
زمانی که معامله انجام شد، شما می‌خواهید که در طول اجرای قرارداد، به شکل مؤثر با طرف مقابل کار کنید. اگر آنها تهدید و تسلیم شده باشند، احتمالا مجددا با شما مذاکره نخواهند کرد و تجارت‌های آینده را نیز لغو می‌کنند. در حالی که برخوردهای پرحرارت در حین مذاکره امری عادی است، گاهی به همکاری و مصالحه برای بستن یک قرارداد نیاز است.
معامله را به سرانجام برسانید
مذاکره‌ی موفق هم مثل چک و چانه زدن نیاز به خلاقیت، زیرکی، توجه به زمان‌بندی و توانایی پیش‌بینی حرکت بعدی طرف مقابل دارد. از طرف دیگر، مذاکره مانند شطرنج است که هر حرکت باید نه تنها با توجه به حرکت بعدی، بلکه براساس چندین حرکت آینده طراحی شود. معمولا هر چه در مذاکره پیش می‌روید، حرکت‌های شما کمتر می‌شوند و می‌توانید انتظار داشته باشید که همین اتفاق برای طرف مقابل هم بیفتد.
همیشه در حالی که راهبردتان را آماده می‌کنید به پایان کار فکر کنید و آماده باشید تا در نقطه‌ای، تفاوت‌های باقی مانده را کنار بگذارید. تقریبا بدیهی است که وقتی هر دو طرف به پایان نزدیک می‌شوند، نمی‌توانند آخرین گام را برای رسیدن به توافق بردارند. کوتاه آمدن کاری کاملا اختیاری است، اما باعث می‌شود تا معامله به سرانجام برسد. به همین دلیل است که همه‌ی پیشنهادات به نقطه‌ای بسیار مهم می‌رسند: آنها صحنه را برای توافق نهایی آماده می‌سازند.
برگرفته از: entrepreneur
