همیشه بازخورد شما می‌تواند تفاوت مهمی ایجاد کند، البته اگر محترمانه و هوشمندانه باشد! شما با استفاده از روش و نگرش خود در ارائه‌ی بازخورد می‌توانید بازخوردی بدهید که تاثیری هم‌شأن و شایسته با آن را دریافت کنید. اگر از تحریک دیگران به بروز واکنش تدافعی اجتناب کنید، بازخوردتان حتی می‌تواند در افراد سازنده باشد. این نکاتِ راهنما به شما کمک می‌کند که به کارمندان خود کمک کنید عملکردشان را ارتقا دهند.
نکاتی برای ارائه‌ی بهترین بازخوردهای ممکن
۱. یک بازخورد موثر نباید کُلی باشد، بلکه باید ویژه و خاص باشد. به عنوان نمونه، صرفا به‌جای اینکه بگویید «گزارش خوبی بود»، بگویید «گزارشی که دیروز تحویل دادید، خیلی خوب نوشته شده بود و متن آسان‌فهمی داشت و به نکات موثر و مفیدی در مورد بودجه اشاره کرده بودید.»
یکی از اهداف بازخورد موثر، کارآمد و سازنده این است که این امکان را فراهم می‌کنند رفتار خاصی که شما بیش از همه مایلید آن را در افراد ببینید، به آنها نشان دهید. بازخورد کلی همچون تشویق و دل‌گرمی می‌ماند که موجب می‌شود کارمندان لحظه‌ای احساس خوشایندی پیدا کنند، اما باید آگاه باشید که این بازخوردهای کلی کارکردی در تقویت و ترغیب بروز رفتار مشابه در فرد ندارند.
۲. تمرکز بازخورد موثر همیشه بر رفتار خاصی قرار دارد و هیچ‌گاه بر شخصی خاص یا اهداف وی معطوف نیست. مثلا فرض کنید هنگام جلسه‌ی کارکنان، شما هم در مباحثه‌ای با دیدگاه‌های متضاد شرکت کرده‌اید. موقعی که مثلا مریم توانسته دیگران را با نظر خود متقاعد کند، اگر شما اینجا حواس دیگر حضار شرکت‌کننده را پرت کنید، نتیجتا تیر مریم خانم اینجا به هدف نمی‌نشیند و تا حدی موضع بالادستی خود را از دست می‌دهد.
۳. بهترین بازخوردها صادقانه و واقعا به منظور یاری دادن مطرح می‌شوند. باور کنید اگر بازخورد دریافتیِ افراد هدف و دلیل دیگری پشت خود داشته باشد، آنها نیز متوجه چنین سوء‌نیتی می‌شوند. اغلب افراد یک رادار درونی دارند که به‌راحتی می‌توانند بی‌صداقتی و دورویی را ردیابی کنند. وقتی بازخوردی مطرح می‌کنید، همیشه این امر را ملکه‌ی ذهن خود داشته باشید.
۴. بازخورد موثر، اعمال و رفتارهایی را توصیف می‌کند که افراد می‌توانند کاری برای آنها صورت دهند. اگر می‌توانید، تمام ابزارها، آموزش‌ها، زمان یا حمایت لازم را ارائه دهید تا شخص بتواند همان‌گونه که شما از وی خواسته‌اید، کار مورد نظرتان را با موفقیت به سرانجام برساند.
۵. هر وقت که ممکن است، بنا به درخواست فرد به او بازخورد بدهید زیرا اینگونه بازخورد شما تاثیرگذارتر خواهد بود. برای ارائه‌ی بازخورد اجازه بگیرید و بگویید «مایلم در مورد سخنرانی، بازخوردی بدهم، شما با این موضوع موافقید؟» این کار به فرد دریافت‌کننده‌ی بازخورد کنترل بیشتری بر موضوع می‌دهد که قطعا دلخواه‌تر است.
۶. وقتی دارید به تبادل اطلاعات و مشاهدات خاصی می‌پردازید، در واقع دارید بازخوردی را ارائه می‌کنید که کارمندان می‌توانند از آن بهره‌مند شده و استفاده کنند. البته این قضیه به عنوان توصیه و مشورت محسوب نمی‌شود مگر اینکه به شما اجازه داده شود یا اینکه توصیه‌ای از شما بخواهند.
از کارمندان بپرسید بعد از شنیدن بازخورد، چگونه می‌خواهند کار را به نحوی متمایز و متفاوت پیش ببرند.در این صورت به جای اینکه به کارمندتان بگویید چکار کند یا چگونه آن را تغییر دهد، به او کمک می‌کنید تا نگرش خود را تغییر دهد.
۷.بازخوردتان چه مثبت باشد چه سازنده، اطلاعاتی را ارائه دهید که تا جای ممکن، به رویداد مربوطه دقیقا ارتباط داشته باشند. بازخورد موثر در زمان مناسب ارائه می‌شود تا کارمندان به‌راحتی بتوانند ارتباط بین بازخورد و عملی را که انجام داده‌اند پیدا کنند.
۸. بازخورد موثر به اینکه کدام کار انجام شده یا چگونه انجام شده، مرتبط است و هیچ ارتباطی با چرایی آن ندارد. پرسش راجع به چرایی، به پرسش در مورد انگیزه‌ی افراد منتهی می‌شود که حالت تدافعی را در فرد برمی‌انگیزاند. بپرسید که چه اتفاقی افتاده است، چگونه چنین شده است، چگونه می‌توان از چنین نتیجه‌ای در آینده اجتناب کرد،
چه کمک دیگری از من ساخته بود؟ و در آینده چه خواسته‌ای از من دارید؟
۹. از حلقه فیدبدک استفاده کنید تا مطمئن شوید همه متوجه منظور شما شده باشند؛ مثلا سوالی بپرسید یا اینکه تغییر رفتار را در افراد مورد مشاهده قرار دهید. زمانی را تعیین کنید تا دوباره به بحث راجع به موضوع بپردازید تا بررسی کنید آیا بازخورد موجب تغییر در عملکرد شده است یا اینکه نیاز به اقدامات بیشتری است.
۱۰. بازخورد موثر باید تا آنجا که امکان دارد یک‌دست و نامتناقض باشد. اگر این اقدامات امروز عالی بودند، باید فردا هم عالی باشند. اگر نقض خط‌مشی شرکت، سزاوار تنبیه انضباطی است، همیشه باید درخور تنبیه انضباطی باشد.
نکات کلی برای ارائه‌ی بازخورد موثر
۱. بازخورد، یعنی برقراری ارتباط با شخص یا گروهی از افراد در مورد تاثیری که رفتارشان بر شخص، سازمان، مشتری یا گروه دیگری می‌گذارد.
۲. بازخوردِ مثبت مستلزم صحبت با فرد راجع به عملکرد خوب است. این بازخورد را به‌موقع، مشخص و مکرر ارائه دهید.
۳. بازخورد موثر، به فرد راجع به حوزه‌ای که عملکردش می‌تواند بهبود یابد نیز اطلاع می‌دهند. بازخورد سازنده انتقاد نیست، بلکه همیشه توصیفی و معطوف به کنش‌ها است، نه به اشخاص.
۴. هدف اصلی بازخوردِ سازنده کمک به افراد است تا متوجه شوند در ارتباط با رفتار شغلی کارامد و یا مورد انتظار، در کجای داستان قرار دارند.
۵. قدردانی از عملکرد موثر، یک محرک و انگیزه‌ی قدرتمند است. اغلب افراد می‌خواهند قدردانی و سپاس بیشتری کسب کنند، پس قدردانی می‌تواند موجب شکل‌گیری اعمال ارزشمندتری نیز شود.
برگرفته از: humanresources.about
