وقتی مسئله‌ای برای حل کردن دارید، شناسایی تمامی علت‌های احتمالی و در نظر گرفتن هر کدام از آنها به نوبت، می‌تواند مفید باشد. این رویکرد در بسیاری از موقعیت‌ها خوب است، اما در عین حال می‌تواند وقت‌گیر و پرهزینه هم باشد…
در موقعیت‌هایی که شاید سروکله زدن با علت‌های احتمالی گران تمام شود، استفاده از نمودار روابط متقابل، روش مفیدتری خواهد بود. این نمودارهای ساده به شما کمک خواهند کرد تا رابطه‌ی بین تمامی علت‌های احتمالیِ یک مسئله را مشخص کنید و بتوانید مهم‌ترین‌هایشان را شناسایی و اول از همه روی آنها تمرکز کنید.
در این مقاله، نگاهی به نمودارهای روابط متقابل می‌اندازیم و بررسی می‌کنیم که چگونه می‌توانید برای شناساییِ علت‌های ریشه‌ای احتمالیِ مسئله از آنها استفاده کنید.
درباره‌ی نمودارهای روابط متقابل
نمودارهای روابط متقابل (یا نمودارهای روابط) نمودارهای ساده‌ای هستند که با درک روابط بین تمامی مسائلی که با آنها مواجه هستید، به شما کمک می‌کنند تا علت‌های ریشه‌ایِ مسئله را بیابید. این تکنیک اغلب با شش سیگما همراه است، اما شما می‌توانید در موقعیت‌های بسیاری از آن استفاده کنید.
به محض اینکه نمودار روابط متقابل را ایجاد کردید، می‌توانید ببینید که کدام مسائل علت‌های اساسیِ مشکل شما و کدام‌شان معلول‌های (یا علائم) مربوط به این علت‌ها هستند. همچنین قادر خواهید بود تا درک درستی از این مسئله، که ابتدا باید با کدام علت‌ها برخورد کنید، به دست آورید. این‌گونه بهترین استفاده را از زمان و منابع‌تان خواهید کرد.
نحوه‌‌ی استفاده از نمودارهای روابط متقابل
ایجاد نمودار روابط متقابل آسان و ساده است.
می‌توانید این کار را به تنهایی یا با گروه‌تان انجام دهید. اگر تنها هستید، فقط به برگه‌ی کاغذی بزرگ و خودکار احتیاج خواهید داشت. اگر در قالب گروه هستید، می‌توانید از وایت‌برد، فلیپ‌چارت یا کامپیوتر و دیتاپروژکتور استفاده کنید. استیکی نُت‌ها یا همان برگه‌های پشت چسب‌دار رنگی هم ممکن است به کارتان بیایند.
گام ۱: مسئله‌تان را شناسایی کنید
گام اول‌تان نوشتن مسئله‌ای است که باید آن را حل کنید. این موضوع را در بالای برگه یا وایت‌برد مورد استفاده‌تان بنویسید.
مثال:
شقایق و اعضای گروهش می‌خواهند تحلیل کنند که چرا میزان روحیه‌ی کارمندان در سازمان‌شان کاهش یافته است. او نمودار روابط متقابلش را با نوشتن این مسئله در بالای وایت‌برد آغاز می‌کند.
گام ۲: درباره‌ی علت‌های احتمالی، طوفان فکری انجام دهید
حال باید در رابطه با موضوعاتی که ممکن است به مسئله‌ی اصلی‌تان مربوط باشند، طوفان فکری انجام دهید. همین‌طور که به موضوعات مختلف می‌رسید، هر کدام را نزدیک لبه‌های کاغذ بنویسید، یا هر کدام را روی یک استیکی نُت بنویسید تا بتوانید بعدا جای‌شان را تغییر دهید.
مثال:
اعضای گروه شقایق، مسائل زیر را که به عقیده‌ی آنها ممکن است باعث پایین آمدن روحیه شده باشند، مطرح می‌کنند:
- توقف فرآیند استخدام
- کاهش فروش
- عدم وجود فرصت‌های آموزشی
- عدم وجود فرصت‌های ارتقای شغلی
- پرسنل از سوی مدیریت تحت فشار هستند
- نگرش‌های منفی
- عدم پرداخت
- افراد ساعات طولانی کار می‌کنند
- محیط کاری دلگیر
- سوء‌تفاهم‌های، منجر به شایعات
شقایق اینها را همان‌طور که در شکل زیر نشان داده شده است، به نمودار روابط متقابلش اضافه می‌کند.
گام ۳: روابط علت و معلول را شناسایی کنید
حالا یکی یکی به سراغ موضوعات بروید و بررسی کنید که هر مورد، علت موضوع دیگر است یا معلولِ آن.
اگر علتِ موضوع دیگری است، پیکانی از آن شروع کنید و به سمت موضوعی بکشید که روی آن تأثیر می‌گذارد. اگر معلولِ موضوع دیگری است، پیکان را از آن موضوع دیگر شروع کنید و به سمت خودش بکشید.
به تک تک موضوعات مراجعه کنید تا مطمئن شوید که علت‌ها و معلول‌ها را کاملا تجزیه و تحلیل کرده‌اید.
مثال:
شقایق و گروهش روابط علت و معلولی موجود در مثال فوق را شناسایی کردند.
توجه: پیکان‌های دو سر نکشید. به دلیل هدفی که از این نمودارها دنبال می‌کنیم، رابطه نباید هم علت باشد و هم معلول.
گام ۴: علت‌ها و معلول‌ها را شناسایی کنید
حالا تعداد پیکان‌هایی را که از هر موضوعی کشیده شده‌اند یا به موضوعی رسیده‌اند، بشمارید.
موضوعاتی که بیشترین تعداد پیکان‌های خروجی را دارا هستند، احتمالا محرک‌های مهم یا علت‌های ریشه‌ای مسئله‌ی شما هستند. (باید به موضوعاتی که علت آن محرک‌های مهم هستند نیز توجه کنید.)
موضوعاتی که بیشترین تعداد پیکان‌های ورودی را دارند، احتمالا پیامدها یا معلول‌های مهم هستند. در برخورد با علت‌های ریشه‌ای، باید بتوانید بسیاری از آنها را از بین ببرید.
مثال:
شقایق پیکان‌های هر موضوع را به این صورت شمارش می‌کند:
او حالا می‌تواند ببیند که توقف فرآیند استخدام احتمالا مهم‌ترین علتِ مسئله‌ی اوست، چرا که به چهار موضوع دیگر ارتباط یافته است.
سوء‌تفاهمات، محیط کاری دلگیر و عدم وجود فرصت‌های آموزشی هم علت چندین موضوع دیگر هستند (بدون اینکه خودشان علتی داشته باشند). نکته: اگر می‌خواهید، می‌توانید قدرت هر رابطه را با استفاده از پیکانی خطی یا نقطه‌چین مشخص کنید. پیکان خطی نشان‌دهنده‌ی روابط قوی‌تر و پیکان نقطه‌چین نشان‌دهنده‌ی روابط ضعیف‌تر است. بعد هم وقتی پیکان‌های ورودی و خروجی را می‌شمارید، امتیاز مناسبی به هر موضوع بدهید. مثلا نیم امتیاز برای پیکان نقطه‌چین و یک امتیاز برای پیکان خطی در نظر بگیرید.
گام ۵: با علت‌های ریشه‌ای برخورد کنید
همین که نمودار روابط متقابل خود را تجزیه و تحلیل کردید، می‌توانید برای برخورد با علت‌های ریشه‌ایِ مسئله‌ی خود گام‌هایی بردارید، یا می‌توانید تجزیه و تحلیل بیشتری انجام دهید.
وقتی نمودارتان را تجزیه و تحلیل می‌کنید، در ذهن داشته باشید که هر کدام از معلول‌هایی که مشخص کرده‌اید، سهم متفاوتی در مسئله‌ی نهایی دارند. به همین علت است که وقتی می‌خواهید برای اولویت بندی برخورد با هر یک از موضوعات تصمیم بگیرید، استفاده از ابزارهای تصمیم گیری همچون تجزیه و تحلیل ماتریس تصمیم‌گیری و تجزیه و تحلیل پارتو می‌تواند مفید باشد.
