هوش تجاری چیست؛ آشنایی با مزایا و نحوه بکارگیری سیستم BI

با وجود ابزارهای امروزیِ هوش کسب‌‌ و‌ کار، بهتر است افرادی که در کار تجارت هستند خودشان دست به کار شده و داده‌ها را تحلیل کنند و منتظر گزارش‌های پیچیده‌ی سیستم‌های فناوری اطلاعات نمانند. آزادسازی اطلاعات این امکان را به کاربران می‌دهد که تصمیمات تجاری‌ِشان را با پشتوانه‌ی اعداد قطعی و مشخص بگیرند؛ که در غیر این صورت مجبور می‌شدند تصمیمات‌شان را تنها بر اساس احساس درونی و شایعات اتخاذ کنند.

هر چند هوش تجاری امکانات زیادی فراهم می‌کند اما این محاسبات ممکن است بر اثر چالش‌های تکنیکی یا فرهنگی منحرف شوند. مدیران اجرایی باید از صحیح و کامل بودن داده‌هایی که به برنامه‌های BI وارد می‌شوند اطمینان داشته باشند تا کاربران بتوانند به آن اعتماد کنند.

چه نوع شرکت‌هایی از سیستم‌های هوش کسب‌ و‌ کار استفاده می‌کنند؟

رستوران‌های زنجیره‌ای از مهم‌ترین کاربران نرم‌افزار BI هستند. آنها از BI برای گرفتن تصمیمات راهبردی استفاده می‌کنند؛ تصمیماتی نظیر این که چه محصولات جدیدی را در منو قرار دهند، چه غذاهایی را حذف کنند و کدام شعبه‌های کم درآمد را تعطیل کنند. همچنین از BI برای مسائل تاکتیکی نیز استفاده می‌کنند، مثلا بررسی دوباره‌ی قراردادهایی که با شرکت‌های تأمین‌کننده‌ی مواد اولیه‌ی غذایی دارند یا برای بهبود شیوه‌های ناکارآمدی که تا الان به کار برده می‌شد. با توجه به شیوه‌ی کار عملیاتی رستوران‌های زنجیره‌ای و خاصیت مرکزی بودن سیستم BI برای کمک به آنها در اداره‌ی این کسب و کار، رستوران‌های زنجیره‌ای در صدر لیست همه‌ی صنایعی هستند که از ارزش واقعی این سیستم بهره‌مند می‌شوند.

یکی از اجزای اصلی هوش کسب و کار، تجزیه و تحلیل تجاری است. این عامل برای موفقیت بسیاری از شرکت‌ها در صنایع مختلف از جمله موفقیت تیم‌های ورزشیِ حرفه‌ای مهم است.

چه کسی باید شروع کند؟

به اشتراک‌گذاری در پروژه‌های BI اهمیت بسیار زیادی دارد. چون هر کسی که در این عملیات نقشی داشته باشد باید برای گرفتن تصمیمات مهمی مثل تغییر رویه، به همه‌ی اطلاعات دسترسی کامل داشته باشد. پروژه‌های BI باید به وسیله‌ی مدیران اجرایی اصلی شروع شوند ولی گروه بعدی که آن را به کار می‌برند فروشندگان هستند. از آنجا که شغل این افراد بالا بردن فروش است و به خاطر این توانایی‌شان حقوق می‌گیرند، آنها از هر ابزاری که کمک‌شان کند این کار را بهتر انجام بدهند استقبال می‌کنند. البته مشروط بر این که استفاده از این ابزار راحت و اطلاعات آن قابل اعتماد باشد.

کارمندان با کمک سیستم BI تغییرات فردی و گروهی‌شان را اصلاح می‌کنند که در نهایت باعث بهبود عملکرد تیم فروش می‌شود. وقتی مدیران اجرایی پیشرفت بزرگی در یک تیم نسبت به دیگر تیم‌ها می‌بینند، سعی می‌کنند گروه‌هایی که عقب مانده‌اند را به گروه‌های پیشرو برسانند. وقتی فروشندگان را با خودتان همراه کردید، دیگر راحت می‌توانید بقیه‌ی سازمان را هم به استفاده از BI تشویق کنید. آنها نقش مبلّغ را دارند و درباره‌ی قدرت این ابزارها و این که چگونه BI زندگی آنها را بهتر می‌کند احساسات خود را بیان می‌کنند.

چگونه باید سیستم BI را راه‌اندازی کرد؟

شرکت‌هایی که برای BI برنامه‌ریزی می‌کنند باید اول روش‌های تصمیم‌گیری‌شان را تجزیه و تحلیل کنند و علاوه بر توجه به اطلاعاتی که مدیران اجرایی احتیاج دارند (تا بتوانند سریع‌تر و با اطمینان بیشتری تصمیم بگیرند)، باید به این نکته توجه کنند که این مسئولان ترجیح می‌دهند از چه روشی این اطلاعات در دسترس آنها قرار بگیرد. (مثلا به شکل یک گزارش یا یک جدول، به صورت آنلاین یا بر روی کاغذ) بحث‌هایی که موقع تصمیم‌گیری انجام می‌شود مشخص کننده‌ی این نکته است که شرکت‌ها باید چه اطلاعاتی را جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و در برنامه‌ی BI خود منتشر کنند.

یک سیستم BI خوب، باید علت‌ها را بگوید. (مسائل پشت پرده را مشخص کند) صرف این که سیستم اطلاعاتی مانند میزان فروش امروز به این مقدار و سال آینده دقیقا در همین روز یک مقدار دیگر است را بدهد کافی نیست؛ بلکه باید علاوه بر آن، به ما بگوید که چه عواملی بر کسب و کار تأثیر گذاشتند که باعث تغییر این میزان فروش شدند.

مثل خیلی از پروژه‌های فناوری دیگر، اگر کاربران، فناوری را تهدیدی برای خود بدانند و در استفاده از آن تردید داشته باشند BI نتیجه‌ی دلخواه را نخواهد داد. وقتی صحبت از چیزی مثل BI است مدیر فناوری اطلاعات شرکت باید برای احساس کاربران اهمیت ویژه‌ای قائل شوند به این دلیل که اگر به روش درست مورد استفاده قرار گیرد روش‌های مورد استفاده‌ی شرکت‌ها و چگونگی تصمیم‌گیری افراد را از پایه تغییر می‌دهد.

هفت قدم برای راه‌اندازی یک سیستم BI

1. اطمینان از اینکه پاک‌سازی داده‌ها انجام شده است (حذف داده‌های پِرت، برطرف کردن ناسازگاری‌ها، حذف داده‌های تکراری و…)
2. آموزش مؤثر کاربران
3. همه چیز را سریع پیش ببرید و به تدریج تعادل ایجاد کنید. برای تهیه‌ی یک گزارش بی‌نقص وقت‌تان را تلف نکنید. همان طور که کسب و کار به سمت تکامل پیش می‌رود، نیازها هم پیش می‌روند. گزارش‌هایی را که باارزش‌ترین اطلاعات را در اختیار می‌گذارند به سرعت انتخاب کنید و روی آنها کار کنید‌.
4. تمام تلاش‌تان را انجام دهید تا منبع داده‌های‌تان را از همان اول بسازید. خودتان را با یک استراتژی ناکارآمد برای به دست آوردن داده محدود نکنید.
5. قبل از شروع کار معنای نرخ بازگشت سرمایه‌گذاری (ROI) را برای خودتان مشخص کنید. میزان سودی که انتظار دارید به دست بیاورید را تعیین کنید و هر فصل یا هر شش ماه یک بار بررسی کنید که تا چه حد این مقدار با واقعیت مطابقت دارد.
6. بر اهداف کسب‌ و کار تمرکز کنید.
7. به این دلیل که فکر می‌کنید به نرم‌افزار هوش کسب‌وکار احتیاج دارید آن را نخرید. هوش کسب‌‌وکار را با این ایده راه‌اندازی کنید که اعدادی وجود دارند که شما باید از آنها اطلاع داشته باشید ولی نمی‌دانید کجا باید دنبال آنها بگردید.

چه مشکلاتی ممکن است سر راه ما قرار بگیرد؟

خودداری کاربران یکی از موانع بزرگ بر سر راه موفقیت BI است. مشکلات دیگر شامل ناچار شدن به غربال حجم زیادی از داده‌های نامربوط و کیفیت پایین داده‌هاست.

کلید به دست آوردن بینش دقیق از طریق سیستم BI، داده‌های استاندارد است. در هر بررسی BI، داده‌ها مهم‌ترین نقش را دارند. داده‌ها مثل آجرهایی هستند که بینش تجاری را می‌سازند. شرکت‌ها قبل از اینکه شروع به تجزیه و تحلیل کنند و بر اساس بینشی که به دست می‌آورند تصمیم‌گیری کنند، باید منابع داده‌های‌شان را به ترتیبی درست سازماندهی کنند. در غیر این صورت عملکرد آنها برپایه‌ی اطلاعات نادرستی خواهد بود.

مشکل دیگری که ممکن است با آن رو به رو شوید خودِ ابزار‌های BI هستند. هر چند این ابزارها امروزه جای بیشتری برای پیشرفت دارند و کار با آنها برای کاربران آسان‌تر از قبل شده است. هسته‌ی اصلی BI به جای آن که مدیریت روند باشد، هنوز بر پایه‌ی گزارش است؛ البته این وضعیت کم‌کم شروع به تغییر کرده‌ است. مراقب باشید مفهوم هوش کسب‌وکار را با تجزیه‌ و تحلیل تجاری اشتباه نگیرید.

سومین مانعی که بر سر راه استفاده از BI برای دگرگون کردن روند کسب و کار وجود دارد عدم شناخت بیشتر شرکت‌ها از روند کسب و کارشان است. (یا حداقل آن قدر نیست که بتواند به آنها در بهبود این روند کمک کند) شرکت‌ها باید در مورد روندی که انتخاب می‌کنند احتیاط زیادی به خرج دهند. اگر این روند تأثیر مستقیمی بر درآمد نداشته باشد یا کسب‌وکار در جهت استاندارد کردن این روند در شرکت نباشد، ممکن است کل کار BI مختل شود. شرکت‌ها باید همه‌ی فعالیت‌هایی که روند یک کسب و کار مشخص را شکل می‌دهند درک کنند، چگونگی انتقال داده در روندهای مختلف و چگونگی انتقال داده بین کاربران مختلف را درک کنند و بدانند که هر فرد چگونه از آنها استفاده می‌کند تا نقش خود را در این روند ایفا کند. اگر آنها می‌خواهند از طریق BI نحوه‌ی کار افراد را بهبود ببخشند باید همه‌ی این موضوعات را قبل از شروع پروژه‌ی BI شناسایی و تحلیل کنند.

مزایای هوش تجاری چیست؟

طیف وسیعی از برنامه‌های BI به بسیاری از شرکت‌ها کمک کرده‌اند تا ارقام قابل ملاحظه‌ای از نرخ بازگشت سرمایه را محاسبه کنند. تا کنون از هوش کسب و کار برای پیدا کردن راه‌‌حل‌هایی جهت کاهش هزینه‌ها، آشکار کردن فرصت‌های شغلی جدید، تبدیل اطلاعات حاصل از فروش مستقیم به گزارش‌های قابل دسترسی، پاسخ سریع به تقاضاهای خریدِ جزئی و بهینه‌سازی قیمت‌ها استفاده شده است.

نرم‌افزارهای BI علاوه بر قابل دسترس ساختن داده‌ها، با کمّی‌سازی ارزش رابطه با تأمین‌کنندگان مواد اولیه و مشتریان، به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا در طول مذاکرات‌شان موفق‌تر باشند.

در زمینه‌ی سرمایه‌گذاری راه‌های زیادی برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها با بهینه‌سازی روند کسب و کار و تصمیمات متمرکز وجود دارد. BI با آشکار کردن اشتباهات کوچک کسب و کار که معمولا نادیده گرفته می‌شوند، بر افزایش نرخ بازگشت سرمایه تأثیر بسیاری می‌گذارد. مثلا کارمندان شهر آلبوکِرک (شهری در ایالت نیو مکزیکو) با استفاده از نرم‌افزار BI سعی کردند راه‌هایی برای کم کردن استفاده از تلفن همراه، هم از لحاظ مدت زمان و هم از لحاظ سایر هزینه‌ها پیدا کنند. آنها توانستند در مدت سه سال، ۲ میلیون دلار در هزینه‌های شهر صرفه‌جویی کنند. مثال دیگر این است که شرکت تویوتا در سال ۲۰۰۰ با کمک سیستم BI متوجه شد که به شرکت‌های باربری دو برابر بیشتر پرداخت می‌کرده است. برای موفق شدن در رقابت، شرکت‌هایی که از BI برای آشکار کردن اشتباهات روند کسب و کار استفاده می‌کنند شانس بیشتری نسبت به شرکت‌هایی دارند که فقط از BI برای نظارت بر کارها استفاده می‌کنند.

چند نکته‌ی دیگر برای به‌کارگیریِ درست BI

• چگونگی تصمیم‌گیری مدیران اجرایی را تجزیه و تحلیل کنید.
• بررسی کنید که مدیران اجرایی برای اتخاذ سریع تصمیمات درست به چه اطلاعاتی احتیاج دارند.
• به کیفیت داده‌ها توجه کنید.
• معیارهای اجرایی‌ای تعیین کنید که بیشتر به کسب‌ و کار مرتبط باشند.
• زمینه‌ای برای تأثیر این معیارهای اجرایی فراهم کنید.

به یاد داشته باشید که هوش کسب و کار فراتر از پشتیبانی برای تصمیم‌گیری است. با توجه به پیشرفت فناوری و چگونگی به کار بردن آن توسط مدیران سرمایه‌گذاری، BI قدرت تغییر سازمان‌ها را در خود دارد. مدیران سرمایه‌گذاری‌ای که از BI برای بهبود روند کسب‌ و کار به درستی بهره می‌گیرند از راه‌های بسیار گسترده‌تری به سازمان خود کمک می‌کنند تا مدیرانی که فقط ابزار‌های اولیه‌ی گزارش را به کار می‌برند.

برگرفته از: cio.com