برای شروع و یا راه‌اندازی هر کاری، نیاز به تعریف اهداف و چارچوبی در جهت سر و سامان دادن فعالیت‌ها و تصمیمات است. در این بین فرقی نمی‌کند که کار مورد نظر شروع پُخت یک غذا باشد یا راه‌اندازی یک کسب‌وکار بزرگ. به مشخص و مکتوب کردن این اهداف و چارچوب‌ها، بیانیه ماموریت سازمان گفته می‌شود. بیانیه ماموریت سازمان تعریف اهداف، اخلاقیات، فرهنگ و هنجارهای یک سازمان برای تصمیم‌گیری است. بیانیه ماموریت سازمان، اهداف سازمان و شرکت را در سه بُعد بررسی می‌کند: آنچه شرکت برای مشتریان خود می‌خواهد، آنچه برای کارکنان می‌خواهد و آنچه که سهام‌داران برای خود در نظر دارند. اخیرا مواردی که به حقوق جوامع و جهان توجه می‌کنند نیز ابعاد تازه‌ای به بیانیه ماموریت سازمان‌ها افزوده است. رعایت و توجه به محیط زیست یا حقوق اقلیت‌ها، نمونه‌ای از مسئولیت‌های اجتماعی سازمان‌هاست. گاهی اوقات بیانیه ماموریت آن‌چنان تعریف دقیقی از سازمان ارائه می‌کند که با استراتژی اشتباه گرفته می‌شود. متأسفانه در بیشتر سازمان‌ها به‌ویژه در سازمان‌های دولتی، بیانیه ماموریت سازمان حالتی یکنواخت، تکراری و غیرواقعی دارد. اگر بیانیه ماموریت سازمان شما تکراری و کلیشه‌ای باشد، فعالیت در زمینه تولید ورقه‌های آلومینیومی یا تولید محصولات غذایی تفاوتی با یکدیگر ندارند، پس سعی کنید با طراحی و نگارش بیانیه‌ای منحصربه‌فرد، سازمان خود را به‌درستی معرفی کنید. برای موفقیت باید از پایه، اصول کسب‌وکار را درست اجرا کنید. بیانیه ماموریت سازمان ابزاری فوق‌العاده در جهت درک و توسعه‌ی اهداف و ارتباطات کار شماست و باید در یک یا دو پاراگراف توضیح داده شود، به‌شکلی که اگر آن را از روی متن با صدای بلند بخوانید، تنها ۳۰ ثانیه وقت‌تان را بگیرد.
برای نوشتن بیانیه ماموریت سازمانیِ کامل، باید به این پرسش‌ها دقیقا پاسخ بدهید:
- شرکت خود را چگونه معرفی می‌کنید؟
- فعالیت شرکت شما در چه حوزه‌ای است؟ به دنبال چه هدفی هستید؟
- آیا به دنبال افزایش سود هستید یا به درآمدی عادی بسنده می‌کنید و اهدافی ورای مسائل مالی دارید؟
- در چه گروهی از بازارها قرار می‌گیرید و چه خدماتی به این بازار ارائه می‌دهید؟
- خدمات یا محصولات شما پاسخ‌گوی کدام نیاز مشتریان است؟
- محیط کسب‌وکار شما برای کارمندان‌تان چگونه است؟
آیا سازمان شما نیز چنین بیانیه‌ای دارد یا اینکه مانند نمونه‌ای از هزاران بیانیه ماموریت سازمانی، کلیشه‌ای و تکراری است؟ اگر بیانیه ماموریت سازمان شما پاسخ مناسبی به پرسش‌‌های بالا ندارد، پس ۵ گام زیر را دنبال کنید.
۱. داستان کسب‌وکار خود را تعریف کنید
منظور از داستان این است که خود را به جای خریدار و مشتری محصول یا خدمت خود قرار دهید. اکنون از خود بپرسید چه چیزی باعث می‌شود خریدار به سمت محصول و خدمت شما بیاید؟ این خریدار محترم چگونه به شما دسترسی پیدا می‌کند و شما چگونه و تا چه حدی پاسخ‌گوی نیاز او هستید؟ هر چه‌قدر این پرسش‌ها را دقیق‌تر جواب بدهید به پیش‌زمینه‌ی ذهنی و نهایتا تصمیم‌گیری بهتری دست پیدا خواهید کرد. این قدم در متن بیانیه ماموریت لحاظ نمی‌شود و تنها، گامی ابتدایی برای پیدا کردن ذهنیتی مناسب است. با این روش، نیازها و خواسته‌ها و ابعاد تقاضای مشتری را بررسی می‌کنید و می‌توانید مشتری هدف و شخصیت خریدار را رصد کنید. در حقیقت با مطالعه‌ی وضعیتی که منجر به جلب نظر مشتری به سمت‌تان می‌شود، تمایزات یا شباهت‌های خود با سایرین را بررسی و مشخص می‌کنید و در ضمن به شناخت خوبی از خود و بازار می‌رسید.
۲. کسب‌وکار شما دقیقا پاسخ‌گوی کدام‌یک از نیازهای مشتری است؟
باید بدانید، سازمان یا شرکت شما چه تمایزی با سایر هم‌قطاران‌تان دارد. صادقانه به خود بگویید چرا مشتری باید از شما خرید کند یا به سراغ شما بیاید. اگر تمایز ویژه یا شاخصی با رقبایتان ندارید، سعی کنید هر آنچه را که هستید به نحو احسن انجام بدهید. به سابقه، بودجه و اهداف خود فکر کنید. خود را به آن راه نزنید، اگر شرکتی نوپا، با تعداد کمی کارمند و بودجه محدود هستید، قرار دادن اهداف بین‌المللی و دل‌مشغولی‌های محیط زیستی در بیانیه ماموریت سازمان شما، صرفا عباراتی دهان پُر کن و خنده‌دار خواهند بود. در انتخاب عبارات و کلمات با دقت عمل کنید. با کلّی‌گویی و پرداختن به موضوعات غیرضروری، عملکرد سازمان‌تان را تضعیف نکنید. اگر از سازمان‌های دیده‌بان محیط زیست و … هستید، عبارات دقیق و وظایف و فعالیت‌های خود در این زمینه را شرح بدهید؛ مثلا حفاظت از جنگل‌ها، تولید محصولات سازگار با محیط زیست و …. اینها عباراتی هستند که مسئولیت اجتماعی شما را دقیقا ابراز می‌کنند.
۳. کسب‌وکار شما دقیقا پاسخ‌گوی کدام‌یک از نیازهای کارمندان‌تان است؟
با خود رو راست باشید. کسب‌وکار یا سازمان شما برای کارکنان‌تان چه می‌کند؟ در دنیای امروز سازمانی موفق است که کارمندان و نیروهای خوبی داشته باشد. توجه به رضایتمندی کارکنان تأثیر زیادی بر عملکرد آنها خواهد داشت. عدالت، احترام به تفاوت‌ها و عقاید، ارج نهادن به خلاقیت، آموزش، به‌روز کردن ابزارها و تجهیزات، تفویض اختیار و … عناصر مهمی برای ایجاد رضایت در کارمندان محسوب می‌شود. البته برای عملیاتی شدن این کار باید تصمیم و عزم جدی وجود داشته باشد، پس اگر به دنبال رضایتمندی نیروهای خود هستید، باید از کلام فراتر رفته و این عناصر را با برنامه‌ریزی و متناسب با توانایی و ظرفیت‌های سازمان وارد برنامه‌های عملی خود کنید. برای نمونه سیاست شرکت اپل، جذب نیروهای زبده و ماهر و ارائه آموزش‌های مستمر و تفویض اختیار به آنهاست. گاهی اوقات صاحبان کسب‌وکار در مشخص کردن این بخش از بیانیه ماموریت سازمان، دچار سردرگمی می‌شوند و مطمئن نیستند که سایر رقبا این بخش از روابط یعنی روابط منابع انسانی را چگونه سازمان‌دهی می‌کنند. به هیچ وجه نترسید. مدیریت روابط انسانی و اصول کلی هر سازمان تنها به فرهنگ و اهداف سازمانی همان سازمان مربوط می‌شود و تقویت آن در هر نقطه و جایگاهی، فقط و فقط منجر به سود و منفعت خواهد شد. پس آن را بخشی زائد یا وقت‌گیر ندانید. مشخص کردن حیطه ارتباطی نیروهای سازمان به بهبود عملکرد نهایی همه ذی‌نفعان می‌انجامد. این بازی، یک بازی سرتاسر بُرد و سود است که همه را راضی نگه می‌دارد. اگر در مدیریت رفتار با کارکنان و تعامل با آنها، برنامه خاصی در نظر دارید، حتما آنها را در بیانیه ماموریت سازمان قید کنید. مثلا بعضی شرکت‌ها به محل کار مجازی یا احترام به خانواده‌ی نیروها و ارائه خدمات به آنها توجه زیادی دارند. حتما این برنامه‌ها را در بیانیه ماموریت سازمانی خود لحاظ کنید.
۴. کسب‌وکار شما دقیقا پاسخ‌گوی کدام‌یک از نیازهای صاحبان آن است؟
در دروس دانشگاهیِ مربوط به اصول کسب‌وکار به ما آموزش می‌دهند که وظیفه‌ی اصلی مدیر، افزایش ارزش سهام شرکت است. اما شاید این دیدگاه کمی قدیمی شده باشد. در دنیای امروز، تنها بازگشت سود سرمایه و ارزش سهام اهمیت ندارد. در بعضی موارد، توجه به جریان نقدینگی مهم‌تر از رشد و گاهی توجه به رشد مهم‌تر از سود بیشتر است. پس سعی کنید با شناخت درست بازار و اهداف خود، خواسته‌های اصلی و متناسب با چشم‌انداز سازمان را بیابید و آنها را در بیانیه ماموریت خود بنویسید.
۵. عجول نباشید، مشورت کنید و ویرایش و بازبینی را فراموش نکنید
همه مراحل قبلی را بازبینی و بررسی کنید. وقت گذاشتن روی این مراحل سودمند است و ارزش زیادی دارد چون اگر موفق به نوشتن بیانیه ماموریت سازمانی کامل و درست بشوید، ضمن اینکه اهداف و عملیات سازمان را به‌خوبی شرح می‌دهید، می‌توانید سال‌های سال با در نظر گرفتن تغییرات زمانی به بیانیه خود اعتماد کنید. نویسنده‌های معروف معتقدند، ویرایش و بازخوانیِ بادقتِ نوشته، در نهایت اثری صیقل‌خورده و عالی تحویل می‌دهد. معمولا آنچه پس از ویرایش بر جای می‌ماند، تقریبا نصف نوشته‌ی اولیه است. بیانیه ماموریت سازمان‌های دیگر را نیز بخوانید اما به هیچ عنوان تقلید نکنید. وقتی بیانیه ماموریت سازمان خود را می‌نویسید به تمایزات و شاخص‌های خود بهای زیادی بدهید و از تکراری شدن و هم‌رنگ جماعت بودن بپرهیزید. اگر به آنچه می‌نویسید، اعتقاد داشته باشید، سایرین هم آن را بهتر باور می‌کنند. در حرکتی گروهی و با مشورت افراد مورد اعتماد بیانیه را بنویسید و نظرات مخالف و موافق را به‌خوبی بررسی کنید.
بیانیه ماموریت سازمان هر چه‌قدر هم که درست و منطقی نوشته شود، باز در گذر زمان نیاز به بازبینی دارد. همان‌طور که برنامه کسب‌وکار و سایر مؤلفه‌های خود را تجدید و بازبینی می‌کنید، بیانیه را هم دوباره بررسی و ویرایش کنید. به‌ویژه در دنیای پُر سرعت و متغیر امروز هیچ چیز را نمی‌توان مانند کتیبه‌های باستانی بر روی سنگ‌ها حکاکی کرد و بی‌تغییر و یکنواخت به مسیر ادامه داد.
برگرفته از: articles.bplans.com
