تصور کنید که اخیرا ایده پروژه جدیدی به ذهنتان رسیده است و مطمئن هستید که این پروژه باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ی سازمان‌تان می‌شود، به همین دلیل خیلی هیجان‌زده هستید و می‌خواهید آن را با مدیرتان در میان بگذارید. با این حال، وقتی موضوع را با او مطرح می‌کنید سؤالاتی از شما می‌پرسد که باعث تردیدتان می‌شود؛ با خودتان فکر می‌کنید آیا این کار واقعا شدنی است. برای اجتناب از چنین وضعیتی، میتوانید از چارچوب TELOS استفاده کنید که شما را در جنبه‌های کلیدیِ مطالعه امکان‌سنجی هدایت می‌کند.
وقتی ایده‌ای به ذهنتان می‌رسد، در گام نخست باید بررسی کنید و ببینید ایده‌تان انجام‌شدنی است یا نه. بی‌تردید مدیران و همکارانتان می‌خواهند بدانند آیا پروژه‌ی شما از نظر تجاری شانسی برای موفقیت دارد؟ آیا با تکنولوژی سازمان مطابقت دارد؟ و چه تأثیری بر فعالیت‌های جاری می‌گذارد؟ پس شما باید ایده‌تان را امکان‌سنجی کنید. یک ابزار سودمند برای این کار فرایندی ۵ مرحله‌ای TELOS است. در این مقاله، خواهیم دید چگونه میتوانید به کمک TELOS، امکان موفقیت و پایداری ایده یا پروژهای را ارزیابی کنید.
درباره مدل TELOS
جیمز اِی. هال (James A. Hall) در سال ۲۰۰۷ در کتاب «Accounting Information Systems» این چارچوب را طراحی کرد و نحوه‌ی استفاده از آن را در مطالعه‌ی امکان‌سنجی توضیح داد.
با استفاده از این مدل، میتوانید طراحی پروژه‌تان را بهبود ببخشید و آن را به موفقیت نزدیک‌تر کنید. علاوه بر این، میتوانید پروژه‌هایی را که نقص‌های اساسی دارند را قبل از اینکه وقت و هزینه‌ای صرف آنها کنید، تشخیص دهید.
TELOS حروف ابتداییِ ۵ بخش کلیدی است که باید در طول مطالعه‌ی خود مورد بررسی قرار دهید:
- Technological: وابسته به تکنولوژی
- Economic: اقتصادی
- Legal: قانونی
- Organizational: سازمانی
- Scheduling: زمان‌بندی
چارچوب TELOS معمولا در مدیریت پروژه برای آزمایش امکان‌پذیری‌ِ یک ایده به کار می‌رود، اما در کل میتوانید از آن برای بررسی ایده‌ی پروژهای که به شما پیشنهاد شده است استفاده کنید.
پیاده‌سازی مدل
برای به‌کار گیریِ چارچوب TELOS در مورد پروژه‌ی پیشنهادی مراحل زیر را دنبال کنید:
۱. موارد وابسته به تکنولوژی
اولین قدمی که باید بردارید این است که به موارد مربوط به تکنولوژی که پروژه‌ی پیشنهادی به آنها نیاز دارد نگاهی بیندازید و ببینید تکنولوژی چه تأثیری در موفقیت آن دارد. به سوالات زیر فکر کنید:
- آیا کاری که می‌خواهید انجام دهید از نظر فنی امکان‌پذیر است؟ (شاید نیاز باشد برای اثبات این موضوع نمونه‌ی اولیه آماده کنید یا آزمایشی ابتدایی انجام دهید.)
- آیا تیم‌تان به تکنولوژی‌هایی که برای به موفقیت رساندن پروژه مورد نیاز هستند دسترسی دارد؟ اگر اینطور نیست، چه کاری میتوانید در این رابطه انجام دهید؟
- آیا تصمیم‌گیرنده‌ها، ذینفعان و کاربران در استفاده از این تکنولوژی‌ها اعتماد به نفس دارند و آیا مایل هستند از آنها استفاده کنند؟
- چقدر زمان و هزینه برای اجرای تکنولوژی‌های مربوط به اجزای پروژه مورد نیاز است؟
برای پروژه‌های در مقیاس متوسط و بزرگ، شاید ارزیابی موارد مربوط به تکنولوژی به تنهایی کار دشواری باشد. در این مواقع، برای اینکه چیزی از قلم نیفتد حتما از افراد متخصص کمک بگیرید.
۲. موارد اقتصادی
سپس، پروژه را از نظر امکان‌سنجی اقتصادی بررسی کنید و هزینه‌ها و سودهای احتمالی آن را بررسی کنید.
- پروژه‌ی شما چگونه تأمین مالی می‌شود؟
- آیا احتمال دارد تصمیم‌گیرنده‌ها بخواهند پروژه را از نظر مالی تأمین کنند؟
- پروژه از نظر مالی، خصوصا در مقایسه با دیگر پروژه‌هایی که شرکت قصد اجرای‌شان را دارد چقدر جذابیت دارد؟
- چه نوع محدودیت‌های مالی‌ای می‌‌توانند پروژه را تحت تأثیر قرار دهند؟ به عنوان مثال، آیا نیازی هست که بازگشت سرمایه تا دوره‌ی زمانی مشخصی به عنوان یک موفقیت برای پروژه در نظر گرفته شود؟
در اینجا هم، این مقیاس پروژه است که تعیین می‌کند چقدر به کمک افراد متخصص نیاز دارید. شاید بتوانید پیش‌بینی نقدینگی و خالص ارزش فعلی (NPVs) و نرخ بازده داخلی (IRRs) را خودتان محاسبه کنید. اما برای پروژه‌های بزرگ‌تر بهتر است از بخش مالی شرکت کمک بگیرید.
۳. موارد قانونی
در مرحله‌ی بعد، باید به جنبه‌های قانونی پیشنهادتان فکر کنید. سؤالات زیر را در نظر بگیرید:
- آیا ایده‌ای که دارید، قانونی در کشورتان را زیر پا می‌گذارد؟ آیا این ایده با سیاست‌های سازمان‌تان در تعارض است؟
- آیا این ایده، قراردادها با افراد یا سازمان‌های دیگر را (از جمله قراردادهایی در رابطه با موارد محرمانه) را نقض می‌کند؟ آیا این ایده حقوق مالکیت معنوی هر سازمان دیگری را نقض می کند؟
- آیا قوانینی در کشور یا سازمان وجود دارد که هنوز تصویب نشده‌اند اما ممکن است جلوی موفقیت پروژه را بگیرند؟
۴. موارد عملیاتی
در مرحله‌ی بعدی باید بررسی کنید پروژه‌ی پیشنهادی شما چقدر با فعالیت‌های روزمره‌ی تیم شما در سازمان هماهنگ است.
- برای به موفقیت رساندن پروژه، چه رویه‌های جدیدی باید در پیش بگیرید؟
- چه نوع آموزش‌هایی (علاوه بر آموزش‌های تکنولوژی محور) به افراد کمک خواهند کرد؟
- برای پشتیبانیِ بلندمدت از پروژه چه مواردی را باید تغییر دهید؟ به عنوان مثال، آیا باید اعضای جدیدی به تیم‌تان اضافه کنید؟
- این پروژه چه تأثیری بر پروژه‌های بخش‌های دیگر شرکت خواهد داشت؟ (برای پاسخ به این سؤال تحلیل تأثیر را انجام دهید.) حتما با تمامی مدیرانی که به گونه‌ای در این تغییرات و در اجرای پروژه نقش دارند یا از آنها متاثر می‌شوند مشورت کنید تا تمامی پیامدهای پروژه را به خوبی درک کنید.
