چقدر برای حل مشکلات از طوفان فکری استفاده می‌کنید؟ احتمالا حداقل یک بار آن را به‌کار برده‌اید؛ حتی اگر ندانسته باشید که اسمش چیست.
دهه‌هاست که طوفان فکری برای تولید ایده‌ها و پیداکردن راه‌حل‌های خلاقانه به کار می‌رود. با این حال، اگر می‌خواهید از این تکنیک نهایت استفاده را ببرید باید یاد بگیرید که چگونه از آن درست استفاده کنید.
در این مقاله، مروری می‌کنیم بر اینکه طوفان فکری چیست، به چه درد می‌خورد و چگونه می‌توان حداکثر استفاده را از آن داشت.
طوفان فکری چیست؟
اولین بار الکس آزبورن (Alex Osborn)، مدیر تبلیغاتی آمریکایی بود که تکنیک طوفان فکری را به‌وجود آورد و در کتاب خود به نام “Applied Imagination” در مورد آن نوشت. از آن روز به بعد، محققان و اندیشمندان تکنیک اولیه‌ی او را بسیار بهبود بخشیده‌اند. روشی که ما در اینجا توضیح می‌دهیم از این پژوهش بهره برده و در نتیجه با روش آزبورن تفاوت‌هایی جزئی دارد.
روش طوفان فکری، رویکردی راحت و دور همی به حل مسئله را، با تفکر جانبی و غیرمستقیم ترکیب می‌کند. طوفان فکری افراد را به تولید ایده‌هایی ترغیب می‌کند که شاید در ابتدا احمقانه به نظر بیایند. با کمی دستکاری، بعضی از همین ایده‌ها می‌توانند به راه‌حل‌های خلاقانه و بدیعی تبدیل شوند. بعضی دیگر از آنها هم ممکن است جرقه ایده‌های بعدی را بزنند. به این شکل ذهن افراد باز می‌شود و از زندان متعارف تفکرشان رها می‌گردند.
برای رسیدن به همین هدف است که در جلسات طوفان فکری هیچ‌کس نباید از ایده‌ای انتقاد یا آن را تشویق کند. در این جلسات سعی بر این است که افق‌های جدیدی از راه‌حل‌ها بر افراد گشوده شود و پیش‌فرض‌های اشتباه‌شان را درباره‌ی مشکل در هم بشکنند. قضاوت و تحلیل جلوی تولید ایده را می‌گیرد و نمی‌گذارد خلاقیت، خودش را نشان بدهد.
برای ارزیابی و سنجیدن ایده‌ها باید تا آخر جلسه، دندان روی جگر بگذارید. در پایان کار است که وقت تفحصِ بیشتر در راه‌حل‌های ارائه شده و استفاده از روش‌های متعارف فرا می‌رسد.
چرا از طوفان فکری استفاده می‌کنیم؟
رفتارهای زیان‌بار در گروه می‌توانند کار روش‌های متعارف حل مسئله گروهی را خراب کنند. شروع کردن حل مسئله با فرآیندی ساختاریافته و تحلیلی خیلی اهمیت دارد؛ اما ممکن است گروه را به سوی ایده‌های نصفه‌نیمه و پیش‌پاافتاده ببرد. در مقابل، طوفان فکری محیط آزاد و بی‌سانسوری فراهم می‌کند که همه در آن به مشارکت تشویق می‌شوند. از ایده‌های عجیب و غریب استقبال می‌شود و همین‌ها اساس ایده‌های بعدی می‌شوند. همه به همکاری ترغیب می‌شوند و اینگونه انبوهی از راه‌حل‌های خلاقانه ایجاد می‌شوند.
وقتی برای حل مسائل از طوفان فکری بهره می‌برید، تجارب متنوع اعضای تیم را هم وارد بازی می‌کنید. با این کار غنای ایده‌ها را بالا می‌برید، و در نتیجه راه‌حل‌های بهتری برای مشکلات‌تان پیدا خواهید کرد.
طوفان فکری باعث می‌شود اعضای تیم راه‌حلی را که در نهایت انتخاب شده بیشتر قبول داشته باشند؛ بلاخره چون خودشان هم در رسیدن به آن نقش داشته‌اند، بیشتر به آن پایبندند و برای عملی شدنش جدی‌تر تلاش خواهند کرد. علاوه بر این، از آنجایی که وقت طوفان فکری به همه خوش می‌گذرد، اعضای تیم در عین اینکه در فضایی مثبت و رضایت‌بخش مسائل را حل می‌کنند، به یکدیگر هم نزدیک‌تر می‌شوند.
طوفان فکری می‌تواند بسیار مؤثر باشد؛ اما نکته‌ی مهم این است که با ذهن باز و بدون قضاوت به آن بپردازید. اگر غیر از این باشد هیچ‌کس صدایش درنمی‌آید، کیفیت و کمیت ایده‌ها افت می‌کند و روحیه‌ی همه تضعیف می‌شود.
طوفان فکری انفرادی
معمولا طوفان فکریِ گروهی از روش‌های متعارف حل مسئله گروهی بیشتر جواب می‌دهد. اما جالب این است که تحقیقات گوناگون نشان داده‌اند که طوفان فکری انفرادی از نوع گروهی هم نتیجه‌بخش‌تر است؛ هم از نظر کیفیت و هم از نظر کمیت.
شاید علت این باشد که گروه‌ها بعضا قوانین طوفان فکری را زیرپا می‌گذارند و پای رفتارهای زیان‌‌بخش به گروه باز می‌شود. اما اغلب اوقات ایراد کار این است که افراد آن‌قدر به بقیه توجه می‌کنند که دیگر خودشان ایده نمی‌زنند، یا وقتی منتظرند نوبت صحبت‌شان برسد ایده‌هایشان را از یاد می‌برند. به این اتفاق انسداد (Blocking) می‌گویند.
وقتی خودتان تنهایی طوفان فکری می‌کنید، دیگر لازم نیست نگران نظر بقیه باشید یا رعایت حال‌شان را بکنید که مبادا ناراحت بشوند. می‌توانید آزادانه‌تر فکر کنید و خلاق‌تر باشید. مثلا ممکن است در جلسه گروهی یکی از ایده‌هایتان را از ترس مسخره بودنش مطرح نکنید؛ اما وقتی تنهایی در موردش بیشتر فکر کردید ممکن است یک راه خارق‌العاده از دل آن دربیاید.
با همه‌ی اینها ممکن است وقتی تنهایی کار می‌کنید نتوانید به‌اندازه‌ی جلسه‌ی گروهی به ایده‌ها پر و بال بدهید؛ چرا که دیگر تجربه‌‌ی گسترده‌ی مجموع اعضای تیم را ندارید که از آنها استفاده کنید.
طوفان فکری گروهی
اینجا می‌توانید از قوه‌ی خلاقیت همه‌ی اعضای گروه و انبوه تجارب آنها بهره ببرید. وقتی یکی از اعضا در ایده‌ای به بن‌بست می‌رسد، خلاقیت و تجربه یک نفر دیگر می‌تواند به توسعه‌ی ایده او کمک کند. در طوفان فکری گروهی می‌شود ایده‌ها را بیشتر و بهتر از طوفان فکریِ فردی بسط داد.
امتیاز دیگر طوفان فکری گروهی این است که همه احساس می‌کنند نقشی در رسیدن به راه‌حل داشته‌اند و به‌یاد می‌آورند که بقیه هم ایده‌های بدیعی برای عرضه دارند. درضمن گروهی ایده دادن باعث می‌شود به همه خوش بگذرد و این اتفاق برای تیم‌سازی عالی است! با همه‌ی اینها، طوفان فکری گروهی مخاطره‌هایی هم به همراه دارد. پیشنهاد‌‌های غیرعادی شاید در ابتدا بی‌ارزش به نظر برسند. در اینجاست که باید جلسات را با دقت مدیریت کنید تا اعضای تیم این ایده‌ها را خرد و خمیر نکنند و باعث خشک شدن خلاقیت جمع نشوند.
بهتر است تا جایی که می‌شود اعضای گروه از حیطه‌های تخصصی گوناگون باشند. تلاقی تجربه‌های جورواجور خلاقیتِ جلسه را بیشتر می‌کند. اما حواس‌تان باشد که گروه‌تان زیادی بزرگ نشود؛ درست مثل دیگر کارهای تیمی، یک گروه پنج تا هفت نفره معمولا بهترین نتیجه را دارد.
نحوه‌ی استفاده
بهترین نتیجه زمانی حاصل می‌شود که اولا از ترکیبی از طوفان فکری گروهی و انفرادی استفاده کنید، و ثانیا به قوانین زیر پایدار باشید. به این ترتیب شرایطی فراهم می‌کنید که همه بتوانند بدون مزاحمت بر مسئله تمرکز کنند و در عین حال تعداد ایده‌های تولیدی به بیش‌ترین حد می‌رسد. علاوه بر این، آن حس خوب صمیمیت بین اعضای تیم که در کنار یک جلسه‌ی موفق طوفان فکری می‌آید هم به شما دست خواهد داد!
برای اینکه جلسه‌ی طوفان فکری گروهی‌تان را مفید و نتیجه‌بخش اجرا کنید با این مراحل جلو بروید.
مرحله‌ی اول: آماده‌سازی گروه
در قدم اول فضای راحت و مطبوعی برای جلسه فراهم کنید. مطمئن شوید که اتاق نور کافی دارد، ابزارها و منابع لازم آماده است و خوراکی و نوشیدنی برای تجدید قوا فراهم کرده‌اید. ببینید تیم‌تان برای طوفان فکری و حل مسئله شما تا چه حد نیازمند اطلاعات و آماده‌سازی است؟ به خاطر داشته باشید که آماده‌سازی اهمیت دارد؛ اما اگر در آن افراط شود ممکن است طبیعت آزاد و بی‌قید طوفان فکری را در بند کند یا حتی به کلی آن را نابود سازد.
چه کسانی در این جلسه حضور خواهند داشت؟ گروهی که همه اعضایش شبیه به هم فکر می‌کنند به‌اندازه‌ی تیمی که اعضای متنوع و متفاوت با هم دارد خلاق نخواهد بود. بنابراین سعی کنید افرادی از حوزه‌های کاری مختلف داشته باشید و از اشخاصی با شیوه‌های فکر متنوع دعوت کنید.
وقتی همه یک جا جمع شدند، یک نفر را مسئول ثبت ایده‌های مطرح شده کنید. لازم نیست این فرد حتما سرپرست گروه باشد؛ چرا که سخت می‌شود هم جلسه را ثبت کرد و هم در آن مشارکت داشت. یادداشت‌ها و اطلاعات لازم را جایی بگذارید که در دیدرس همه باشد؛ مثلا روی فلیپ‌چارت یا وایت‌برد. می‌توانید از یک لپ‌تاپ و پروژکتور هم استفاده کنید.
اگر اعضای تیم‌تان به کار کردن با هم عادت ندارند، باید ابتدا یخ جمع را آب کنید.
مرحله‌ی دوم: ارائه‌ی مسئله
مشکل مورد نظرتان را آشکار و واضح توصیف کنید. هر معیاری که راه‌حل مورد نظر باید داشته باشد را برای جمع توضیح دهید. مشخص کنید که هدف جلسه این است که تا می‌توانیم ایده بزنیم.
ابتدای جلسه، زمان فراوانی در اختیار افراد بگذارید تا در سکوت هر ایده‌ای که به ذهن خودشان می‌رسد روی کاغذ بنویسند. سپس از آنها بخواهید تا ایده‌هایشان را با همه درمیان بگذارند و مطمئن شوید که همه فرصت مساوی برای مشارکت داشته‌اند.
مرحله‌ی سوم: هدایت کردن بحث
وقتی همه‌ی اعضای تیم ایده‌هایشان را خواندند، نوبت بحث گروهی است تا به ایده‌های مختلف پر و بال بدهید و از آنها برای خلق ایده‌های جدید بهره ببرید. پیدا کردن راه‌حل‌های جدید بر پایه‌ی راه‌حل‌های دیگران یکی از ارزشمندترین جنبه‌های طوفان فکریِ گروهی است. همه، حتی ساکت‌ترین اعضای گروه را به مشارکت در بحث و بسط دادن ایده‌ها تشویق کنید. نگذارید هیچ‌کس از ایده‌ها انتقاد کند.
به‌عنوان تسهیل‌کننده‌ی گروه، شما هم اگر ایده‌ای به ذهن‌تان رسید بهتر است با گروه در میان بگذارید. اما انرژی و وقت‌تان را بیشتر بر حمایت از تیم و هدایت بحث صرف کنید. فقط یک بحث را در آنِ واحد جلو ببرید و اگر دیدید اعضای تیم دارند از بحث منحرف می‌شوند، تمرکز را به موضوع برگردانید.
در عین اینکه بحث را هدایت می‌کنید، زیاد رئیس‌بازی نکنید و اجازه دهید همه از طوفان فکری لذت ببرند. از خلاقیت استقبال کنید و تیم‌تان را ترغیب کنید تا هرچقدر می‌توانند ایده بزنند؛ بدون توجه به این که می‌شود آنها را عملی کرد یا نه. از آزمایش‌های فکری مثل تحریک (ارائه ایده‌های مسخره و نشدنی و بعد تبدیل آنها به ایده‌های قابل انجام) یا داده تصادفی (استفاده از اجسام، کلمه‌ها یا عبارات تصادفی و پیدا کردن ربطی بین آن و موضوع مورد بررسی) بهره ببرید تا ایده‌های غیرمنتظره‌ای خلق کنید.
یک سلسله از افکار را زیادی دنبال نکنید. مطمئن شوید که مقدار خوبی از ایده‌های متنوع پیدا کرده‌اید و بعد هر ایده را به تفصیل وارسی کنید. اگر کسی از بین اعضا نیاز داشت تا از بحث کناره بگیرد و خودش به تنهایی روی ایده‌ای کار کند، به او اجازه این کار را بدهید. سرانجام اینکه اگر جلسه طولانی است، حتما وقفه‌های زیادی برای استراحت بدهید تا اعضا انرژی برای تمرکز کردن داشته باشند.
یک قدم فراتر برای بهبود طوفان فکری
اگر به اندازه‌ی کافی به ایده‌های خوب و باکیفیت نمی‌رسید، روش‌های زیر را امتحان کنید تا تعداد ایده‌های تولیدی‌تان را افزایش دهید:
- تکنیک نردبان: در این روش افراد یکی یکی به تیم اضافه می‌شوند و به این ترتیب مشارکت اعضای ساکت بالاتر می‌رود.
- ذهن‌نویسی: یک تکنیک نوشتاری که برای تشویق همه‌ی افراد به تولید و پرورش ایده‌ها به درد می‌خورد.
- طوفان فکری آنلاین: نوعی متد الکترونیک برای طوفان فکری که در آن از متنی ذخیره شده بر یک سرور مرکزی یا فضای ابری(Cloud) استفاده می‌شود.
- روش یادداشت‌نویسی کرافورد: با این تکنیک می‌توانید ایده‌های همه‌ی اعضا را بگیرید و میزان محبوبیت هر ایده را هم بسنجید.
این تکنیک‌ها هم مختص موقعیت‌های به‌خصوص هستند:
- طوفان فکری معکوس: از این روش برای بهبود محصول یا خدمات استفاده می‌شود.
- ستاره افشانی: کمک می‌کند تا برای سنجش یک طرح پیشنهادی، سؤال‌های لازم را استخراج کنید.
- روش چارِت: این متد برای طوفان فکری گروه‌های بزرگ مناسب است (معمولا هرچه اعضای گروه از ده – دوازده نفر بیشتر می‌شود، طوفان فکری به شکل متداول هم بی‌فایده‌تر و بی‌نتیجه‌تر می‌گردد)
- طوفان فکری چرخشی: برای اینکه ایده‌های افراد تحت تأثیر نظرات دیگر اعضا نباشد، می‌توان از این روش استفاده کرد.
- طوفان نقش‌ها: در این روش، اعضای تیم تشویق می‌شوند که نقش افراد دیگر را بازی کنند. به این ترتیب کم‌تر بازداری می‌کنند و کم‌تر جلوی ایده‌های خودشان را می‌گیرند.
