چگونه می‌شود از آگاهی جمعی و ایده‌های تیم، بخش یا حتی کل سازمان استفاده کرد؟ چگونه می‌شود این‌کار را طوری انجام داد که صدای همه‌ی افراد شنیده شود، نه فقط آنهایی که خودشان را خیلی قبول دارند؟
روش یادداشت نویسی کرافورد نوعی ساده اما موثر از طوفان فکری است که باعث می‌شود به نظرات همه‌ی اعضای تیم ارزش مساوی داده شود؛ هرچه‌قدر هم که بعضی از آنها آدم‌های درون‌گرا و ساکتی باشند. به احتمال زیاد، خود شما قبلا با این روش برخورده کرده‌اید؛ اما ممکن است اسم آن را نشنیده باشید.
در دهه ۱۹۲۰ بود که دکتر سی.سی. کرافورد (Dr C.C. Crawford)، استاد علوم تربیتی دانشگاه کالیفرنیای جنوبی، این روش را اختراع کرد. روش کرافورد خیلی ساده است: ایده‌های اعضای تیم را روی تکه‌های کاغذ می‌آورید. البته امروزه به جای تکه کاغذ، از کاغذ یادداشت‌های رنگی چسب‌دار (استیکی نوت) استفاده می‌شود.
فایده‌ی این نوع از بارش افکار گروهی فقط در رسیدن به گستره‌ی متنوعی از ایده‌ها و راه‌حل‌ها خلاصه نمی‌شود. روش کرافورد باعث می‌شود اعضای تیم مشارکت بیشتری داشته باشند و احساس کنند ایده‌هایشان ارزشمند بوده است. آوردن ایده‌ها روی کاغذ فایده‌های دیگری هم دارد. وقتی افراد به جای حرف زدن، از کاغذ استفاده می‌کنند، راحت‌تر و آزادانه‌تر می‌اندیشند و حواس‌شان کم‌تر پرت می‌شود. همچنین روش کرافورد باعث می‌شود بین افراد ساکت و اعضای پرحرف، عدالت و مساوات برقرار شود.
افزون بر همه‌ی اینها، روش کرافورد یک امتیاز دیگر هم دارد. وقتی ایده‌های مشابه را در یک گروه جمع گرد هم می‌آورید، می‌توانید بفهمید که هر ایده چه‌قدر بین افراد محبوبیت دارد.
دستوالعمل روش یادداشت‌نویسی کرافورد
آماده‌سازی
۱. قبل از شروع جلسه، در مورد نحوه‌ی ارائه کردن مسئله کمی بیندیشید. در مورد نحوه تجزیه و تحلیل راه‌حل‌ها کمی فکر کنید و سرانجام اینکه ببینید چگونه باید به اعضای تیم در مورد ایده‌هایشان بازخورد بدهید.
۲. برای نوشتن ایده‌ها، کاغذ یادداشت یا تکه‌های کاغذ آماده کنید. بسته به مشکلی که برایش دنبال راه‌حل می‌گردید، هر کس قرار است بین ۵ تا ۲۵ ایده بنویسد. پس به اندازه کافی کاغذ دم دست داشته باشید!
توجیه افراد و توضیح دادن روند کار به آنها
۳. اول جلسه، مسئله مورد نظر را واضح و دقیق شرح دهید. در عین دقیق بودن و نکته‌بینی، سعی کنید تا جایی که می‌شود مسئله را ساده بیان کنید. هرجا که مناسب دانستید عکس و فیلم بکار ببرید و مطالب را به شکل نمودار ترسیم کنید تا مسئله در ذهن افراد دقیق جا بیفتد و فکرشان در این جهت شروع به کار کند. به اعضای گروه اطلاع بدهید که از ایده‌های آنها به چه شکلی استفاده خواهد شد و چه نوع بازخوردهایی در مورد آنها دریافت خواهند کرد.
۴. از همه‌ی اعضا بخواهید که تا می‌توانند برای حل مسئله ایده بزنند و پیشنهاد بدهند. هر ایده و راه‌حل باید در یک کاغذ جدا نوشته بشود. اعضا را تشویق کنید که تا زمانی که دیگر هیچ راه‌حلی به ذهن‌شان نرسد به ایده زدن ادامه بدهند. انتظار می‌رود که از هر شخص بین ۵ تا ۲۵ ایده دریافت کنید. وقتی که دیدید بیش‌تر افراد دست از نوشتن برداشته‌اند، می‌فهمید که پایان جلسه فرا رسیده است.
تجزیه و تحلیل یادداشت‌ها
۵. اعضای تیم را به گروه‌های کوچک‌تر تقسیم کنید. گروه‌بندی بر اساس تشابه ایده‌ها انجام می‌شود. بسته به مسئله‌ای که در تلاش برای حل آن هستید، گروه‌بندی‌ها به شکل متفاوتی انجام می‌گیرند.
برای مثال، اگر در جستجوی راهی برای بهبود خدمات مشتریان باشید، در آن صورت می‌توانید فعالیت‌های اصلی را که در روند انجام خدمات مشتریان انجام می‌شود، لیست کنید. سپس می‌شود پیشنهادهای اعضای تیم را بر مبنای این فعالیت‌های اصلی مرتب کرد و آنها را در گروه‌های جدا جا داد.
تعداد کاغذهایی که یک راه‌حل یکسان بر روی آنها نوشته شده را هم ثبت کنید. به این ترتیب می‌توانید بفهمید که هر ایده چه‌قدر در بین اعضای تیم محبوبیت دارد.
بازخورد دادن به اعضا
۶. ممکن است طراحی و عملی کردن راه‌حل‌هایی که بر مبنای ایده‌های تراوش شده در این جلسه، به آنها می‌رسید، هفته‌ها و حتی ماه‌ها به طول بیانجامد. با این حال باید در طول جلسه یا بلافاصله بعد از آن، به تک تک افراد حاضر در جلسه بازخورد بدهید.
مهم نیست که ایده‌ی کسی در عمل به کار برده شود یا نه؛ دادن بازخورد فوری به مشارکت افراد، به آنها نشان می‌دهد که تلاش‌شان ارزشمند بوده و جدی گرفته شده است. زمانی که بلاخره راه‌حل‌های پایانی را عملی کردید، به یاد داشته باشید که حتما دوباره سراغ اعضای تیم رفته و یک بار دیگر به آنها بازخوردی از اوضاع بدهید.
