تا به حال سعی کرده‌اید جلسه‌ی طوفان فکری را با بیشتر از ده–پانزده نفر برگزار کنید؟ برای‌تان پیش آمده که بخواهید برای دو یا چند موضوع مرتبط یکجا ایده بزنید؟ لابد نتایجی که نصیب‌تان شده آن‌قدرها جذاب نبوده است. جلساتی به این شکل سریعا از کنترل خارج می‌شوند، بازدهی‌شان به صفر می‌رسد و هرج و مرج در آنها جریان پیدا می‌کند. علاوه بر این، معمولا افسار جلسه به دست چند نفر خاص می‌افتد و اکثریت افراد ساکت می‌مانند.
زمانی که جلسات ایده‌یابی در مورد چندین مسئله یا با تعداد اعضای زیاد برگزار می‌شوند، طوفان فکری معمولی دیگر نمی‌تواند جواب‌گو باشد. منظورمان این است که میزان خلاقیت در جلسه به‌شدت پایین می‌آید، ایده‌ها کم‌تر مورد قبول جمع واقع می‌شوند، و سرانجام افراد از شرکت در بحث دست برمی‌دارند. زمان‌هایی که لازم است به اتفاق نظر جمعی در مورد مسئله برسید، این مشکلات واقعا دردسرساز می‌شوند. با وجود همه‌ی اینها، اگر مدل جلسات را تنها اندکی تغییر بدهید، طوفان فکری می‌تواند باز هم مؤثر واقع شود.
یکی از مدل‌هایی که می‌توانید امتحان کنید، روش چارِت است. شیوه‌ی کار در چارِت از این قرار است که افراد به گروههای کوچک‌تر تقسیم می‌شوند. این گروه‌ها یکی پس از دیگری در طوفان فکری مشارکت می‌کنند تا زمانی که به تمامی افراد شانس ایده زدن داده شده باشد. واژه چارِت (Charette یا Charrette) از کلمه‌ای فرانسوی به معنای ارّابه مشتق شده است. اوایل قرن نوزده، دانشجویان معماری طراحی‌هایشان را با ارابه از اینجا به آنجا می‌دواندند تا از استادان تأیید نهایی را بگیرند. در روش چارِت هم اتفاق مشابهی می‌افتد؛ شما ایده‌های خلق شده توسط یک گروه را می‌گیرید و آنها را برای گروه بعدی می‌برید تا تصحیح‌شان کنند، با اقتباس از آنها ایده‌های جدیدی شکل بدهند و سرانجام ایده‌های برتر را مشخص کنند.
روش چارِت باعث می‌شود که بدون قربانی شدن کیفیت طوفان فکری، اعضای گروه بتوانند بیش‌ترین مشارکت را داشته باشند.
استفاده از مدل چارِت فواید زیادی دارد:
- از زمان استفاده‌ی بهینه می‌شود؛ چرا که می‌توان چند موضوع را به طور همزمان مورد بحث قرار داد.
- مقبولیت ایده‌های نهایی پیش افراد زیادتر است؛ زیرا همه‌ی آنها در روند حل مسئله نقش داشته و مشارکت‌شان در پیدا کردن راه‌حل‌های نهایی مؤثر بوده است.
- ایده‌های باکیفیت مورد تشویق قرار می‌گیرند؛ محبوب‌ترین ایده‌ها در هر دور از بحث، دوباره و چندباره صیقل می‌خورند و تراش داده می‌شوند.
- رشد ایده‌ها به‌خاطر کند شدن روند بحث در یک گروه متوقف نمی‌شود؛ چرا که در هر دور افراد جدیدی روی ایده‌ها کار می‌کنند و بنابراین می‌توانند بحثی که در گروه قبلی متوقف شده را با نیروی تازه‌ای پیش ببرند.
نحوه‌ی استفاده
اجرا کردن روش چارِت بسیار ساده است. بسته به موقعیت شما، می‌توانید بحث‌های مختلف گروه را کلا در یک روز انجام بدهید یا در طول روزها و هفته‌های متعدد پیش ببرید. حجم پروژه و امکانات موجود هستند که تعیین می‌کنند کدام‌یک از این گزینه‌ها را انتخاب کنید.
فعالیت‌هایی که برای به‌دست‌آوردن یک نتیجه قابل قبول در استفاده از این ابزار لازم و ضروری است، در زیر آورده شده است:
۱. در مورد موضوعاتی که باید مورد بحث قرار بگیرند به تفاهم برسید.
۲. افراد را به گروههای کوچک‌تری تقسیم کنید که برای طوفان فکری مناسب باشد. همچون بسیاری دیگر از کارهای تیمی، حالت ایده‌آل این است که هر گروه هفت عضو و یک نفر برای ثبت ایده‌ها داشته باشد. باز هم ویژگی‌های مخصوص موقعیت شماست که تعداد اعضای گروه‌هایتان را تعیین می‌کند. هنگام تقسیم‌بندی گروه‌ها به موارد زیر توجه داشته باشید:
- اگر برای تحویل پروژه مهلت معینی دارید، اطمینان حاصل کنید که تعداد گروه‌ها و دفعات تکرار بحث در آنها با مهلتی که در اختیار دارید انطباق دارد.
- در انتخاب افرادی که در یک گروه قرار می‌گیرند دقت کنید. معمولا گروه‌هایی که اعضایی با زمینه‌های فکری، مهارت‌ها و تجربه‌های متنوع داشته باشند، خلاق‌تر عمل می‌کنند تا تیم‌هایی که از افرادی با مهارت‌های مشابه تشکیل شده‌اند.
- تعداد گروه‌ها را طوری انتخاب کنید که از تعداد مسئله‌های مورد بحث بزرگ‌تر یا با آن مساوی باشد.
۳. هر مسئله را به یک گروه محول کنید. اگر تعداد گروه‌ها از تعداد مسئله‌ها بیشتر است، می‌توانید برخی مسئله‌ها را به چند گروه واگذار کنید.
۴. از گروه‌ها بخواهید تا هرکدام یک نفر را برای ثبت ایده‌ها انتخاب کنند. این فرد می‌تواند نقش تسهیل‌کننده‌‌ی بحث را هم در آن گروه ایفا کند.
۵. هر گروه طوفان فکری را برای مسئله‌ی خود شروع می‌کند.
- تمامی ایده‌ها را ثبت کنید. قوانینی که باید رعایت کنید، همان قوانین طوفان فکری معمولی هستند.
- زمان مشخصی را برای بحث تعیین کنید. تعیین مدت زمان مناسب کاملا به برنامه‌ی کلی شما و پیچیدگی مسائل مورد بحث بستگی دارد. سعی کنید زمان بحث نه آن‌قدر کوتاه باشد که نشود به جزئیات مسائل پرداخت و نه آن‌قدر طولانی باشد که تمرکز بر موضوع از بین برود.
۶. وقتی زمان گروه به پایان رسید، فرد ثبت‌کننده ایده به گروه بعدی منتقل می‌شود.
- ثبت‌کننده، مسئله را با گروه جدید مرور کرده و وضعیت فعلی فهرست ایده‌ها را با آنها در میان می‌گذارد.
- طوفان فکری دوباره آغاز شده و هر گروه مسئله یا ایده‌ی جدید را مورد بحث قرار می‌دهند. در هر مسئله، گروههای جدید هم می‌توانند ایده‌های جدیدی پیشنهاد دهند و هم می‌توانند بر مبنای ایده‌های گروه قبلی، به راه حل‌های تازه برسند.
- این مرحله را تا زمانی که هر گروه در مورد هر موضوع یک بار بحث کرده باشد، ادامه دهید.
۷. در جلسه‌ی پایانی، زمانی را به مرتب کردن پیشنهادها اختصاص بدهید و موضوعات اصلی، ایده‌های کلیدی و خط فکرهای مهم را بیرون بکشید. اگر چند گروه همزمان در حال کار کردن روی یک مسئله بوده‌اند، حالا زمان مناسبی است تا روند بحث در همه‌ی آنها را در کنار هم جمع کنید.
۸. با پایان آخرین جلسه، تمام اعضا را گرد هم بیاورید و از ثبت‌کننده‌ها بخواهید فهرست ایده‌هایشان را ارائه بدهند. اگر لازم بود مسائل و رویکردهای مختلف به آنها، را اولویت‌بندی کنید، اینجا زمان مناسبی برای این کار است. برای اولویت‌بندی و رسیدن به اتفاق نظر جمعی، می‌توانید از تکنیک‌هایی مثل رأی‌گیری چندگانه و نسخه‌ی ویرایش‌شده رای‌شماری به شیوه‌ی بوردا استفاده کنید.
