بیش‌تر ما در جلسات طوفان فکری شرکت داشته‌ایم. استفاده از این جلسات برای خلق ایده و رسیدن به راه‌حل‌های خلاقانه بسیار رایج است. اما اغلب وقت‌ها در حین این جلسات اتفاق خاصی می‌افتد؛ اعضای اصلی و کلیدی تیم ایده‌هایشان را مطرح می‌کنند، همه در مورد همان ایده‌ها وارد بحث می‌شوند و به اتفاق نظر جمعی می‌رسند؛ بدون این که انبوهی از ایده‌هایی که می‌شد توسط اعضای مختلف تولید شود را بررسی کنند.
این اتفاق از اشکالات جلسه‌های طوفان فکری است. ممکن است بعضی از اعضا به خاطر خجالتی بودن یا ترس از اینکه بقیه از ایده‌‌ی‌شان خوش‌شان نیاید، حرف نزنند. برخی دیگر شاید به طور کل ساکت بمانند؛ چرا که می‌ترسند ایده‌هایشان زیادی شوک‌آور یا جسورانه باشد. کسانی که شخصیت مستحکم‌تری دارند بر ایده‌های خودشان پافشاری کرده و بدون اینکه به نظرات دیگران توجهی داشته باشند از حرف خودشان دفاع می‌کنند. افراد محافظه‌کار هم ترجیح می‌دهند فقط پیشنهادات کم‌خطر بدهند.
بله، طوفان فکری برای ترغیب افراد به تفکر در مورد مسائل خیلی مفید است. اما اگر مشکلی مثل مورد بالا برای‌تان پیش آمد چگونه باید با آن مواجه شوید؟ اینجاست که تکنیک ذهن نویسی وارد میدان می‌شود؛ فرآیندی که اجازه می‌دهد تک تک اعضا بدون احساس خطر در تولید ایده مشارکت کنند. با این روش، می‌شود راه‌حل‌های بالقوه بسیار بیشتری نسبت به طوفان فکری سنتی پیدا کرد.
علت چیست؟ یکی از دلایل این است که در جلسات سنتی طوفان فکری، در آن واحد فقط یک نفر اجازه صحبت دارد. تا زمانی که حرف یک نفر تمام شود و گروه هم درباره آن بحث کنند، بیش‌تر اعضا ایده‌هایشان را تغییر داده، آنها را بی‌خیال شده یا به کلی فراموش‌شان کرده‌اند. این اتفاق «انسداد» (Blocking) نام دارد و می‌تواند باعث کاهش بازدهی و خلاقیت در جلسه شود. ذهن نویسی به رفع این مشکل کمک می‌کند.
در این مقاله، ابتدا نشان می‌دهیم که ذهن نویسی چیست. سپس درباره‌ی نحوه‌ی استفاده از آن در گروه خودتان توضیحاتی ارائه خواهیم کرد.
ذهن نویسی چیست؟
ذهن نویسی شبیه طوفان فکری است؛ هر دو روشی برای تولید ایده و یافتن راه‌حل برای مسائل هستند. تفاوت اینجاست که در ذهن نویسی، تک‌تک اعضا برای مشارکت در موضوع فرصت مساوی دارند و قادرند بدون «انسداد» فکر کنند.
برای اجرای ذهن نویسی، می‌توانید این مراحل را دنبال کنید:
- از اعضای گروه دعوت کنید همه سر یک میز بنشینند. جلوی هرکس یک صفحه کاغذ قرار دهید و از آنها بخواهید در بالای صفحه مسئله‌ای که برایش دنبال راه‌حل می‌گردید را بنویسند. توجه کنید که هیچ کس نباید اسمش را روی کاغذ بنویسد. یک نفر را مسئول جلسه کنید و برای هر دور زمان بگیرید.
- سه دقیقه به اعضا فرصت بدهید تا سه راه‌حل بنویسند. نباید ایده‌هایشان را تغییر دهند یا بهترش کنند. صرفا آزادانه هر راهی به ذهن‌شان رسید بنویسند. اجازه ندهید هیچ بحثی در مورد راه‌حل‌ها صورت بگیرد.
- پس از سه دقیقه، وارد دور دوم شوید. کاغذها را جمع کنید، بُر بزنید و دوباره بین افراد پخش کنید. اگر کسی دوباره کاغذ خودش دستش افتاد عوضش کنید. از همه بخواهید روی کاغذی که دریافت کرده‌اند سه ایده اضافه کنند. این راه‌حل‌ها هم می‌توانند جدید باشند و هم می‌توانند بر مبنای سه ایده‌ی اول کاغذ به وجود بیایند.
- مسئول جلسه تعداد دورها را مشخص می‌کند.
- وقتی همه‌ی دورها به پایان رسید، ورق‌ها را جمع کرده و همه‌ی ایده‌ها را روی وایت‌برد بنویسید تا همه بتوانند ببینند. سپس می‌توانید بجث درباره‌ی کاربردی‌ترین راه‌حل را شروع کنید.
فواید ذهن نویسی
استفاده از ذهن نویسی در گروه منافعی به همراه دارد از جمله:
- از آنجایی که در مرحله‌ی ایده‌زنی بحثی انجام نمی‌شود، می‌توان در مدت زمان کوتاه ایده‌های بیشتری خلق کرد.
- تمام اعضای گروه حتی افراد ساکت و خجالتی برای مطرح کردن ایده‌هایشان شانس برابر دارند.
- چون معلوم نیست کدام ایده را چه کسی مطرح کرده، آزادانه‌تر می‌توان خلاقیت به خرج داد. این کار اعضای تیم را قادر می‌سازد تا ایده‌هایی بدهند که قبلا ممکن بود به نظر عجیب بیایند یا مورد استقبال جمع قرار نگیرند.
- عوض کردن کاغذها باعث می‌شود امکان سنجش ایده‌های قبلی و رسیدن به ایده‌های جدید بر مبنای آنها حفظ شود؛ اما به شکلی خلاقانه‌تر و متمرکزتر از طوفان فکری سنتی.
چه زمانی از ذهن نویسی استفاده کنیم؟
از ذهن نویسی می‌شود برای حل هر مشکلی استفاده کرد. در حال حاضر این فرآیند در حوزه‌های گوناگونی مثل بازاریابی، طراحی و حیطه‌های خلاقانه به کار می‌رود؛ اما کم‌کم حوزه‌های دیگر هم دارند به آن علاقه‌مند می‌شوند. در همه موقعیت‌هایی که قبلا از طوفان فکری سنتی استفاده می‌کردید، می‌شود از ذهن نویسی هم استفاده کرد.
