تحلیل مخاطب در نویسندگی؛ اهداف و شیوه‌ی اجرا (کارگاه نویسندگی خلاق ۴)

تحلیل مخاطب یکی از ابزارهای نویسندگی است که به نویسنده اجازه می‌دهد تا دیدگاه جامع‌تری نسبت به مخاطب خود (اهداف، علایق و نیازها) به‌دست آورد. انجام فرایند تحلیل مخاطب اولین مرحله در فرایند خلق آثار نوشتاری است و بدون آن، امکان طرح‌ریزی صحیح اقدامات نوشتاری و هدف‌گیری محتوایی وجود ندارد.

از طریق تحلیل مخاطب، شما می‌توانید بفهمید که:

• مخاطبان شما چه کسانی هستند؟
• اهداف آن‌ها چیست؟
• پیشینه، دانش، تجارب و سطح تحصیلات آن‌ها چیست؟
• خواسته‌ها و علایق آن‌ها چیست؟
• مشخصه‌های جامعه‌شناختی و جمعیت شناختی مخاطبانتان چیست؟
• گرایشات فرهنگ و فکری مخاطبان چیست؟

با اطلاعات به دست آمده از فرایند تحلیل مخاطبان، می‌توانید به بهترین نحو بین اهداف متن و همچنین اهداف مخاطبان خود تعادل برقرار کنید. تحلیل مخاطب همچنین به شما این امکان را می‌دهد تا لحن و سبک اثر خود و همچنین اصطلاحات مورد استفاده در متن را با انتظارات و درک مخاطبین تطبیق دهید.

اطلاعات مرتبط با مخاطبین

در فرایند تحلیل مخاطب باید تا آنجا که امکان دارد اطلاعات مرتبط با مخاطبین خود را گردآوری کنید. برای انجام این کار، باید مطمئن شوید که در گزارش نهایی شما به این سؤالات کلیدی در مورد مخاطبین پاسخ داده شده است:

• مخاطب شما کیست؟
• مخاطب شما به چه چیزی نیاز دارند؟
• آن‌ها در چه پلتفرمی اثر شما را مطالعه خواهند کرد؟ (کتاب، روی وب‌سایت، در شبکه‌های اجتماعی و…)
• چه زمانی مخاطبان اثر شما را مطالعه خواهند کرد؟ (زمان رونمایی از اثر، در چه بازه‌ای از روز و…)
• مخاطبان به چه علت اثر شما را مطالعه می‌کنند؟
• مخاطبان به چه شکل اثر شما را مطالعه خواهند کرد؟ (روی تلفن همراه، کتاب صوتی، پادکست، روزنامه چاپی و…)

جمع‌آوری اطلاعات

اما چگونه اطلاعات را در مورد مخاطبان باید جمع‌آوری کرد؟ این مسئله بستگی مستقیمی به موقعیت خاص شما دارد. اول از همه اگر می‌توانید، با مخاطبان خود حضوری ملاقات کنید تا در مورد نیازها و انتظارات آن‌ها صحبت کنید. اگر نمی‌توانید به شکل فیزیکی با آن‌ها ملاقات کنید، سعی کنید رفتار مطالعاتی آن‌ها را مشاهده کنید. مشاهده‌ی نحوه‌ی صحبت کردن و تعامل آن‌ها با دیگران، نیازها، ارزش‌ها و نگرش‌های آن‌ها را تا حدود زیادی آشکار می‌سازد.

اگر هیچ یک از موارد فوق امکان‌پذیر نبوده یا توسط آن‌ها نتوانستید اطلاعات کافی را جمع‌آوری کنید، در اینجا روش‌های بیشتری برای به دست آوردن اطلاعات برای تحلیل مخاطبان آمده است:

• نظرسنجی و پرسشنامه
• رجوع به نظرات عمومی و کلیشه‌های اجتماعی
• تجرببات شخصی
• تکنیک طوفان فکری
• بازخورد مخاطبان
• کمک گرفتن از مؤسسات نظرسنجی و تبلیغاتی

مخاطب شما کیست؟

موقع خلق اثر اگر واقعاً نمی‌دانید که برای چه کسانی می‌نویسید، باید دست از کار بکشید و از خودتان بپرسید چه دلیلی وجود دارد که مردم به خاطر آن نوشته‌های من را بخوانند؟ برای این منظور ما چند پرسش کلی در راستای شناسایی مخاطبان برای شما آماده کرده‌ایم.

• مخاطب کیست؟
• دانش مخاطب از موضوع چه قدر است؟
• سن، جنسیت، سوابق تحصیلی و سایر متغیرهای فردی مخاطبان چیست؟
• به چه علتی آن‌ها اثر نوشتاری شما را می‌خوانند؟
• این اثر نوشتاری برای کجا ارسال خواهد شد و مخاطبان از چه طریقی قادر به مطالعه‌ی آن خواهند بود؟
• نیازهای مخاطبان در رابطه با موضوع اثر شما چیست؟
• نویسنده باید چه نیازها/علایق خاصی را در ارتباط با مخاطبان خود برطرف کند؟
• مخاطب انتظار دارد از اثر شما چه چیزی بیاموزد؟

تحلیل مخاطب به شروع پروژه و هدایت نویسنده در مسیر درست کمک می‌کند، اما تنها یک مرحله در شکل‌گیری اثر است. استفاده از سایر استراتژی‌های نگارشی در رابطه با خلق اثر می‌تواند به روند نویسندگی شما کمک بیشتری کند.

تحلیل مخاطب چرا اهمیت دارد؟

تحلیل مخاطبان مسئله مهمی است که همه نویسندگان باید به آن توجه زیادی داشته باشند.

اما چرا؟

زیرا اگر نوشتار شما (اعم از مقاله، گزارش، کتاب یا …) برای گروه مخاطبان هدف مناسب نباشد، منجر به اتلاف وقت، انرژی و منابع می‌شود.

بنابراین، از لحاظ نظری، باید اطمینان حاصل کنید که آنچه می‌نویسید به خوبی با خواسته‌ها و نیازهای مخاطب مورد نظر شما مطابقت دارد. اما در اینجا یک مشکل بزرگ وجود دارد: بیشتر اوقات یک نویسنده کاملاً مطمئن نیست که مخاطبانش چه کسانی هستند.

به خصوص اگر در یک شرکت مشغول به کار باشید یا بخشی از یک تیم نویسندگی بزرگ باشید، می‌توانید تصویری تقریبی در مورد ماهیت مخاطبان خود داشته باشید، اما هیچ‌وقت ایده‌ی کاملی ندارید. پس در این‌گونه موارد باید چه کار کرد؟ شما از روش‌های تقریبی برای افزایش احتمال انطباق متن خود با خواسته‌های مخاطبان استفاده می‌کنید.

ممکن است هرگز اثری را خلق نکنید که صد در صد منطبق با خواسته‌ها و ویژگی‌های مخاطبان شما باشد، اما با استفاده از روش‌های تقریبی آزمایش شده، می‌توانید تا حدود زیادی به هدف آرمانی نزدیک شوید و در جهت آن گام بردارید.

اثر نوشتاری خود را با نیازهای مخاطبین انطباق دهید

وقتی که فرایند تحلیل مخاطبان را انجام دادید، از اطلاعات حاصله چگونه باید استفاده کنید؟ چگونه از نوشتن چیزی که ممکن است برای خوانندگان شما نامفهوم یا بی فایده باشد، پیشگیری می‌کنید؟ متن خود را با توجه به نیازهای مخاطب در ذهنتان تنظیم کنید، اما به یاد داشته باشید که اثر نوشتاری را می‌توان بارها و بارها اصلاح کرد. در هر پیش‌نویسی که جلو می‌روید، با دقت بیشتری در مورد خوانندگان خود فکر کنید و اثر نوشتاری خود را آن‌قدر بازنویسی و ویرایش کنید تا به حداکثر سطح انطباق ممکن با خواسته‌ها و نیازهای مخاطبین برسد.

در نظر گرفتن معیارهای موجود در لیست زیر در ارتباط با شناخت مخاطبان، می‌تواند به شما کمک کند تا محتوای تولیدی خود را هر چه بیشتر با نیازهای مخاطبان موردنظر خود انطباق دهید:

۱- پیشینه‌ی مخاطب (دانش، تجربه و تحصیلات)

یکی از سؤالات کلیدی که باید به آن پاسخ دهید این است که سطح دانش، تجربه و تحصیلات مخاطبین مد نظر خود را چگونه ارزیابی می‌کنید؟ در هنگام نگارش اثر اگر آن دسته از مخاطبینی را که دانش و اطلاعات کمتری دارند، هدف قرار دهید، مخاطبین دارای سطح تحصیلات و اطلاعات بیشتر ممکن است متن شما را خسته‌کننده و سطح پایین بدانند و برعکس اگر هم برای مخاطبین با سوادتر بنویسید، آن گروه دیگر اثر شما را به عنوان متنی ثقیل و سخت ارزیابی می‌کنند.

پس راه‌حل چیست؟ بسیاری از نویسندگان اغلب گروه اکثریت را در بین خوانندگان خود هدف قرار می‌دهند و گروه اقلیتی را که به کمک بیشتری نیاز دارند، قربانی می‌کنند. اما می‌توانید برای آن دسته از مخاطبین دارای سطح دانش و تحصیلات پایین‌تر، اطلاعات اضافی را در قالب ضمیمه‌هایی در انتهای کتاب درج کنید یا اینکه از تکنیک ارجاعات درون‌متنی و پانویس برای مفاهیم ثقیل استفاده کنید.

اگر در هنگام نگارش پیش‌فرض شما این باشد که برخی از خوانندگان شما فاقد اطلاعات زمینه‌ای مشخصی در مورد موضوعات طرح‌شده در اثر نوشتاری شما باشند، آیا این اطلاعات را به طور پیش‌فرض در متن خود ارائه می‌دهید؟

یک مثال را در نظر بگیرید: تصور کنید شما در حال نوشتن راهنمای استفاده از یک محصول نرم‌افزاری هستید که تحت سیستم‌عامل ویندوز اجرا می‌شود. چقدر می‌توانید انتظار داشته باشید که خوانندگان شما در مورد ویندوز اطلاعات داشته باشند؟ اگر برخی احتمالاً اطلاعات کمی در مورد ویندوز دارند، آیا شما باید این اطلاعات را در متن خود ارائه دهید؟ اگر جواب شما نه است، این خطر وجود دارد که مشتریان از خرید محصول شما رضایت کافی را نداشته باشند. اگر هم قصد افزودن اطلاعات پیش‌زمینه‌ای لازم در ویندوز را در متنتان دارید، هم حجم کاری خودتان را افزایش می‌دهید و هم تعداد صفحات متن بالا می‌رود که در نتیجه هزینه کلی پروژه افزایش پیدا می‌کند. بدیهی است، هیچ پاسخی راحتی برای این پرسش وجود ندارد. بخشی از پاسخ می‌تواند شامل این مسئله باشد که قشر کوچکی از مخاطبان شما به آن اطلاعات پیش‌زمینه‌ای نیاز دارند.

۲- تمایلات و خواسته‌های مخاطب

تمرکز اصلی نویسنده در هنگام نگارش متن باید مبتنی بر نیازها و علایق مخاطبان اثر باشد. در هیچ مرحله از نگارش نباید از خاطر ببرید که تمایلات و خواسته‌های مخاطبان شما چیست و شما قرار است با خلق اثر نوشتاری خود به نیازهای آن‌ها پاسخی سازنده و مفید بدهید.

برای برنامه‌ریزی درست در مورد فرایند نگارش، شما باید بدانید که مخاطبان شما از اثر نوشتاری شما چه انتظاری دارند. خوانندگان چگونه می‌خواهند از متن نوشته شده توسط شما استفاده کنند. آنچه از آن مطالبه خواهند کرد به عنوان مثال، تصور کنید که در حال نوشتن یک مقاله در مورد دویدن در فضای باز در دوران کرونا هستید. خوانندگان شما انتظار دارند در این متن چه نوع اطلاعاتی پیدا کنند؟ و به همان اندازه مهم، آن‌ها دوست ندارند که در متن شما با چه موضوعاتی سر و کار نداشته باشند؟

۳- ملاحظات جمعیت شناختی و جامعه‌شناختی مخاطب

اگر برای مخاطبانی می‌نویسید که عمدتاً مرد یا زن هستند یا افرادی که به حرفه‌ی خاصی مشغول‌اند یا حتی مخاطبینی که عمدتاً در یک رده سنی خاص قرار دارند، باید از اصطلاحات و ساختارهای زبانی مشخصی استفاده کنید که آن گروه از مخاطبان از آن استفاده می‌کنند. توجه دقیق به این جزییات می‌تواند به شما کمک کند تا محتوای خود را مطابق با علایق و انتظارات مخاطبان خود تنظیم کنید.

البته بسیاری از ویژگی‌های دیگر هم در مورد خوانندگان شما وجود دارد که ممکن است بر نحوه طراحی و نوشتن اثر نوشتاری شما تأثیر بگذارد. به عنوان مثال، مذهب، محل سکونت، جنسیت، گرایشات سیاسی و میزان درآمد.

۴- طراحی یک پرسونا برای مخاطب

هنگامی که اطلاعات مربوط به مخاطبان خود را جمع‌آوری کردید، باید آن‌ها را در یک قالب مشخص قرار دهید که به شما در نوشتن اثرتان کمک می‌کند. شما این کار را با ایجاد یک پرسونا انجام می‌دهید. پرسوناها شخصیت‌های تخیلی و مخاطبین فرضی اثر هستند که گروه اکثریت مخاطبان شما را نمایندگی می‌کنند. اگرچه پرسونا یک شخصیت واقعی نیست اما باید در تمام مراحل نگارش شما به عنوان الگویی از معیارهای افراد واقعی در نظر گرفته شود.

برای پرسونایی که خلق کرده‌اید یک نام بگذارید، بر اساس اطلاعات جمع‌آوری‌شده نیازها، علایق، موقعیت مکانی و مشخصات شخصی او را تعیین کنید تا او هویتی واقعی پیدا کند. حالا روی نوشتن برای پرسونای خود طوری متمرکز شوید که گویی با او در ارتباط هستید. این یکی از ساده‌ترین روش‌های نوشتن برای مخاطبان مورد نظر شما است.

سختی‌ها و پیچیدگی‌های فرایند تحلیل مخاطب

فرایند تحلیل مخاطب معمولاً به واسطه‌ی دو عامل دچار پیچیدگی می‌شود: ۱- وجود چند نوع مخاطب مختلف برای یک اثر ۲- تنوع زیاد در بین مخاطبان.

• مدنظر قرار دادن بیش از یک گروه مخاطب برای اثر: در خیلی از موقعیت‌ها که پیش می‌آید، شما متوجه می‌شوید که اثر نوشتاری شما بیش از یک مخاطب دارد. در این حالت همان‌طور پیش‌تر توضیح داده شد شما دو حق انتخاب دارید. ۱- اطلاعات مورد نیاز برای تمام مخاطبین احتمالی خود را در متن درج کنید. ۲- گروه سطح بالاتر را هدف قرار دهید و توضیحات تکمیلی را برای گروه‌های دیگر در پاورقی یا ضمیمه‌های آخر کتاب بیاورید.
• تنوع زیاد در بین مخاطبان: گاهی اوقات در فرایند تحلیل مخاطب ممکن است متوجه شوید که اگرچه مخاطبینی که دارید در یک دسته قرار می‌گیرند، اما پیشینه آن‌ها با یکدیگر بسیار متفاوت است. در حالت هم معمولاً یک دوقطبی مثل مورد قبل پیش می‌آید که در آن باید گروه اکثریت را هدف قرار دهید و اطلاعات تکمیلی را برای گروه اقلیت در حاشیه متن و ضمایم کتاب درج کنید.

مزایای تحلیل مخاطب

آثار نوشتاری در دنیای امروز معمولاً به دلایل زیادی با شکست مواجه می‌شوند. یکی از اشتباهات رایج نویسندگان این است که رویکرد «یک اثر برای همه‌ی مخاطبین» را در نگاه به مخاطبان خود اتخاذ می‌کنند.

شناخت مخاطب به شما این امکان می‌دهد تا اثر خودتان را به گونه‌ای اصلاح کنید که با نیازهای خواننده مطابقت داشته باشد. اگر هم که نمی‌دانید برای چه کسانی می‌نویسید، هیچ وقت نمی‌توانید به این هدف برسید.

درک مخاطبان اولین قدم در جهت ایجاد یک اثر نوشتاری تأثیرگذار است. قبل از شروع فرایند نوشتن، انتظارات مخاطب از متن را مشخص کنید و به این مسئله فکر کنید که خوانندگان چگونه از اثر شما استفاده خواهند کرد.

تحلیل مخاطب در حوزه‌ی نویسندگی به چه شکل انجام می‌شود

هنگام تکمیل تحلیل مخاطبین، هرچه اطلاعات بیشتری در مورد آن‌ها جمع‌آوری کنید، تجزیه و تحلیل شما بهتر و مؤثرتر خواهد بود و نوشتن اثر شما برایتان راحت‌تر خواهد بود. درک اهداف، نیازها، دردها و علایق مخاطبان به شما این امکان را می‌دهد تا اثری خلق کنید که هم متقاعدکننده باشد و هم مخاطب محور، ویژگی‌هایی که بدون تحلیل مخاطب قابل‌دستیابی نیستند. در ادامه‌ی مقاله ۱۲ گام روشن و مشخص برای انجام فرایند تحلیل مخاطب پیش از نگارش آثار نوشتاری آمده است که می‌تواند کمک زیادی به شما بکند:

بخش ۱- برنامه‌ریزی برای تحلیل مخاطبین

در این بخش مبانی نظری مورد نیاز برای طرح‌ریزی درست فرایند تحلیل مخاطبان مورد بحث قرار گرفته است.

گام ۱- تصمیم بگیرید که مخاطبان شما چه کسانی هستند

به عبارت دیگر، چه کسی قرار است اثر نوشتاری شما را بخواند؟ احتمالاً هنوز نمی‌توانید پاسخ مفصلی به این پرسش بدهید. به همین دلیل است که تحلیل مخاطب را انجام می‌دهید. با این حال، شما باید بتوانید به طور کلی به این سؤال پاسخ دهید.

• به عنوان مثال، آیا اثر شما قرار است توسط سرایدار ساختمان خوانده شود؟ یا کارمندان یک شرکت خاص؟ یا اینکه برنامه نویسان رایانه‌ای که سعی در رفع اشکال برخی از نرم‌افزارهای جدید دارند؟
• در نظر بگیرید که چرا این مخاطبان اثر شما را می‌خوانند. متن شما قرار است در چه زمینه‌ای به مخاطبان شما کمک کند یا چه چیزی را به آن‌ها یاد بدهد؟

گام ۲- تصمیم‌گیری در مورد اینکه درباره مخاطبان خود چه چیزی را نیاز دارید بدانید

بسته به اینکه برای چه کسی می‌نویسید، اطلاعات مختلفی وجود دارد که به شما کمک می‌کند اثر نوشتاری خود را تا حد امکان اقناعی و مفید کنید.

• شما تقریباً همیشه می‌خواهید که سطح دانش مخاطبان و علاقه‌ی آن‌ها را نسبت به موضوع اثر بررسی کنید.
• بسته به مخاطب، موقعیت و نوع اثری که در حال آماده‌سازی آن هستید، اطلاعات زیاد دیگری هم وجود دارد که ممکن است برای شما ارزشمند باشد، مانند اینکه مخاطب اثر شما قرار است آن را به چه شکل بخواند و عوامل متعدد جمعیت شناختی مانند سن، جنسیت، تحصیلات، سوابق حرفه‌ای، سوابق فرهنگی و غیره.

گام ۳- تصمیم بگیرید که چگونه فرایند تحلیل مخاطب خود را انجام دهید

فرایند تحلیل مخاطبان شما می‌تواند رسمی (مانند استفاده از نظرسنجی یا سایر پرسشنامه‌ها، مصاحبه‌های ساختارمند و غیره) یا غیررسمی (یعنی بر اساس مکالمات گاه به گاه با مخاطبین) باشد. انتخاب بهترین روش بستگی به مخاطبانی دارد که سعی دارید به آن‌ها دسترسی پیدا کنید و اینکه در مورد آن‌ها به چه مقدار اطلاعات نیاز دارید، ضمن اینکه منابع در دسترس شما برای انجام فرایند تحلیل مخاطب شامل چه مواردی است.

• گاهی اوقات، ممکن است بتوانید اطلاعاتی را که شخص دیگری قبلاً در قالب نظرسنجی یا تحقیقات بازاریابی جمع‌آوری کرده است، پیدا کنید. این نوع داده‌ها می‌تواند برای فرایند جمع‌آوری داده‌های شخصی شما بسیار مفید باشد.

گام ۴- ابزار تحلیلی خود را مشخص کنید

ابزار تحلیلی شما ابزاری است که برای جمع‌آوری اطلاعات خود از آن استفاده می‌کنید، به عنوان مثال پرسشنامه یا سؤالات مصاحبه.

• سعی کنید از طرح سؤالاتی که مشارکت‌کنندگان شما را به سوی پاسخ‌های از قبل تعیین شده سوق می‌دهد، اجتناب کنید، حتی اگر احساس می‌کنید پاسخ آن‌ها صحیح است. به عنوان مثال این نوع سؤالات: «اکنون که به شما نشان دادیم کتاب ما تا چه اندازه می‌تواند برای شما مفید باشد، چقدر احتمال دارد آن را بخرید؟» یا «در مورد سیاست‌های ظالمانه مالیاتی رئیس‌جمهور پیشین چه احساسی دارید؟»
• از پرسیدن سؤالات دو بخشی اجتناب کنید. این مورد شامل سؤالاتی است که بیش از یک مورد را در یک زمان از مخاطب می‌پرسند و به همین علت ممکن است شرکت‌کنندگان شما را گیج کرده یا منجر به ایجاد داده‌های غیرقابل اعتماد شود. به عنوان مثال، نباید بپرسید: «هر چند وقت یک‌بار مقالاتی درباره علم می‌خوانید و آن‌ها را با دیگران به اشتراک می‌گذارید؟» در عوض، این پرسش را به دو قسمت مجزا تقسیم کنید: «هر چند وقت یک‌بار مقالاتی درباره علم می‌خوانید؟» و «هر چند وقت یک‌بار مقالاتی در مورد علم با دیگران به اشتراک می‌گذارید؟»
• اگر از تکنیک نظرسنجی استفاده می‌کنید، سعی کنید آن را تا حد ممکن ساده و کوتاه نگه دارید.

بخش ۲- انجام فرایند تحلیل مخاطب

در این بخش به مراحل اجرایی و عملیاتی فرایند تحلیل مخاطب می‌پردازیم

گام ۵- جامعه‌ی نمونه خود را انتخاب کنید

هنگامی که تصمیم گرفتید چه سؤالاتی را بپرسید، وقت آن است که تصمیم بگیرید که از چه کسانی باید این سؤالات را بپرسید. اگر نمی‌توانید همه افراد موجود را در فرایند تحلیل مخاطب خود جای دهید، سعی کنید گروهی از افراد را انتخاب کنید که فکر می‌کنید نماینده‌ی مخاطبانی هستند که شما سعی دارید در موردشان اطلاعات کسب کنید.

• به عنوان مثال، اگر فکر می‌کنید مخاطبان شما بیشتر جامعه‌ی زنان هستند، سعی کنید نمونه‌ای را انتخاب کنید که نشان‌دهنده‌ی این گروه باشد.
• سایر ویژگی‌هایی که ممکن است در انتخاب شرکت‌کنندگان مفید باشد می‌تواند شغل آن‌ها باشد (مخصوصاً اگر برای افرادی در یک زمینه‌ی خاص مطلب می‌نویسید)، پیشینه قومی آنها، شهر یا محله‌ای که در آن زندگی می‌کنند یا عضویت آن‌ها در یک گروه یا سازمان خاص.
• بر اساس نوع اثر نوشتاری که تولید می‌کنید و مخاطبی که امیدوارید به اثر شما دسترسی پیدا کند، ویژگی‌های فردی با اهمیت متفاوت خواهند بود.

گام ۶- داده‌های خود را جمع‌آوری کنید

نظرسنجی، مصاحبه یا گفتگوی خود را با مخاطبین بالقوه انجام دهید.

• اگر از نظرسنجی استفاده می‌کنید، ممکن است به شرکت‌کنندگان اجازه دهید ناشناس بمانند، به ویژه اگر از آن‌ها در مورد مسائل حساس یا شخصی سؤال می‌کنید. این کار می‌تواند منجر به دریافت پاسخ‌های صادقانه‌تری شود.
• اگر به طور حضوری با شرکت‌کنندگان مصاحبه می‌کنید، ممکن است بهتر باشد که سؤالات واضح‌تری بپرسید یا برای کسب اطلاعات بیشتر از عباراتی مانند این‌ها استفاده کنید: «آیا می‌توانید در این مورد بیشتر به من بگویید؟» یا «به من بگویید چرا چنین احساسی دارید؟» در عین حال، نحوه انجام مصاحبه‌ها می‌تواند روی نحوه‌ی پاسخگویی افراد به سؤالات شما تأثیر بگذارد، بنابراین شما باید تلاش کنید تا تعصبات خود را نشان ندهید یا به شرکت‌کنندگان این احساس را القا نکنید که باید به شیوه خاصی به شما پاسخ دهند.
• برای مصاحبه یا مکالمات غیررسمی، اغلب ایده خوبی است که مکالمه را برای ارجاعات بعدی ضبط کنید، البته اگر شرکت‌کنندگان شما با این کار موافق باشند. هرگز صدای کسی را بدون اجازه او ضبط نکنید، زیرا این کار ممکن است مشکلات قانونی برای شما ایجاد کند.

گام ۷- یافته‌های خود را تجزیه و تحلیل کنید

اکنون وقت آن است که به اطلاعاتی که جمع‌آوری کرده‌اید نگاهی بیندازید و ببینید در مورد مخاطبانتان چه چیزی به شما می‌گوید. آن‌ها چقدر نسبت به موضوعی که در مورد آن قرار است بنویسید، آگاهی یا علاقه دارند؟ میانگین سنی افراد در جامعه‌ی نمونه شما چند سال است؟ چه تعداد از شرکت‌کنندگان نشریه‌ای که برای آن مطلب می‌نویسید را دنبال می‌کنند؟

• اگر نیاز به تجزیه و تحلیل آماری داده‌های خود دارید، برنامه‌های نرم‌افزاری زیادی وجود دارند که می‌توانند به شما کمک کنند، مانند Stata یا.SPSS گرچه این برنامه‌ها معمولاً هزینه بر هستند و برای اکثر اهداف شما، محاسبه درصدهای ساده کافی است. برنامه‌های رایج دیگر مانند Excel می‌توانند به شما در سازماندهی و تجزیه و تحلیل داده‌های شما کمک کنند. قرار دادن سؤالات خود در سطر بالای یک برگه و سپس قرار دادن پاسخ‌های هر شرکت کننده در ردیف‌های زیر آن به شما این امکان را می‌دهد تا به سرعت دامنه پاسخ‌هایی را که برای هر سؤال دریافت کرده‌اید، خلاصه کنید.
• اگر ابزار تحلیلی شما از سؤالات باز استفاده می‌کند، یعنی پرسش‌هایی که برای پاسخ دادن به آن‌ها محدوده مشخص و محدودی تعیین نشده است (به عنوان مثال «در مورد شرکت X چه احساسی دارید؟»)، طبیعتاً باید پاسخ‌های افراد را دسته‌بندی کنید (به عنوان مثال گروه: «شکاک»، «خصمانه»، «نامشخص» یا «مثبت») تا بتوانید نحوه پاسخگویی تعداد زیادی از شرکت‌کنندگان را خلاصه کنید، (به عنوان مثال «اکثریت پاسخ‌دهندگان تصور منفی از شرکت X داشتند»).

گام ۸- ایجاد نمایه‌ی مخاطب

پس از تجزیه و تحلیل داده‌های خود، یافته‌های خود را در یک سند واحد جمع‌آوری کنید که به طور خلاصه مخاطبین شما و نیازهای آن‌ها را مشخص کند. کنار هم گذاشتن این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا افکار خود را سازماندهی کرده و تصویری منسجم از مخاطبین در ذهن خود ایجاد.

بخش ۳- آغاز فرایند خلق اثر

در این بخش پس از جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های مورد نیاز و انجام نتیجه‌گیری‌های مدنظر، راهبرد خلق اثر را تدوین کرده و فرایند نگارش را شروع می‌کنیم.

گام ۹- قالب نوشتاری اثر خود را انتخاب کنید

بسته به مخاطب شما، برخی از قالب‌های نوشتاری (مقاله، خبر، جستار، کتابچه راهنما، رمان و…) ممکن است از بقیه مؤثرتر باشند. اگر این تصمیم قبلاً توسط کارفرمای شما برای اثر شما اتخاذ نشده است، قالبی را انتخاب کنید که فکر می‌کنید برای مخاطبان شما مناسب است.

• به عنوان اگر مخاطبان شما قرار است متن شما را در حین انجام کار بخوانند، یک دفترچه راهنمای فنی یا کتابچه‌ی راهنما متشکل از نکات کلیدی و کوتاه و احتمالاً برخی از نمودارها ممکن است مؤثرتر باشد.
• از سوی دیگر، اگر قرار است که با اثر نوشتاری خودتان متخصصان را در مورد تحقیقات جدید در زمینه‌ی حرفه‌ای‌شان آگاه کنید، ممکن است یک مقاله یا قالب خبرنامه بهتر باشد.

گام ۱۰- طرح کلی اثر را آماده کنید

قبل از نوشتن اثر نوشتاری خود، یک طرح کلی برای سازماندهی و برنامه‌ریزی محتوای خود ایجاد کنید. این کار نه تنها نوشتن را برای شما آسان‌تر می‌کند، بلکه روش خوبی است برای اینکه اطمینان حاصل کنید که اطلاعات مهم همگی در دسترس مخاطب باشند و به گونه‌ای منطقی برای مخاطبان شما سازماندهی شوند.

• تدوین طرح کلی همچنین روش مناسبی است برای طبقه‌بندی و نام‌گذاری سرفصل‌های مختلف اثر نوشتاری شما که برای راهنمایی خوانندگان شما بسیار مفید خواهد بود.

گام ۱۱- سبک و لحن اثر را مشخص کنید

یکی از ارزشمندترین موارد در ارتباط با تجزیه و تحلیل مخاطب این است که این کار به شما امکان را می‌دهد تا برای جذب مخاطب و ارتباط برقرار کردن با او لحن نوشتاری اثر را درست انتخاب کنید. انتخاب صحیح کلمات و ساختار جملات می‌تواند تفاوت زیادی در رساندن پیام شما به مخاطبانتان ایجاد کند.

• به عنوان مثال، اگر مخاطبان شما دارای تحصیلات بالا هستند و یا با موضوعی که شما در مورد آن می‌نویسید، آشنایی کامل دارند، استفاده از واژگان بسیار خاص و فنی ممکن است قابل قبول یا حتی مفید باشد. اما اگر مخاطبان شما در مورد موضوع شما اطلاعات چندانی ندارند، باید از چنین سبکی در نوشتار خود اجتناب کنید.
• به همین ترتیب، اگر مخاطب شما در حین انجام یک کاری خاص است یا در محیط است که دارای عوامل حواس پرتی زیاد است و در آنجا اثر نوشتاری شما را می‌خواند، استفاده از جملات کوتاه و ساده توصیه می‌شود. اما اگر مخاطبان، اثر شما را در خانه‌ی خود مطالعه می‌کنند و توجه و تمرکز زیادی روی اثر دارند، تغییر طول ساختار جملات، می‌تواند اثر شما را حتی جذاب‌تر و لذت‌بخش تر هم بکند.

گام ۱۲- خواسته‌ها و اهداف مخاطب را مرتفع کنید

دانستن آنچه که مخاطب شما امیدوار است به واسطه‌ی مطالعه‌ی اثر شما بیاموزند به شما این امکان را می‌دهد تا اطمینان حاصل کنید اطلاعات مورد نیاز مخاطب به گونه‌ای ارائه شده است که پیدا کردن و درک آن‌ها برایش آسان باشد.