تصمیم‌گیری مؤثر در مواجهه با تغییرات مداوم دنیای کسب‌وکار، دغدغه‌ی بنگاه‌ها و سازمان‌های بسیاری است. مهم است که از روند تغییرات جا نمانید و همیشه به دنبال علاج واقعه پس از وقوع آن نباشید. خوب است که به جای مدیریت بحران، از اساس، مانع وقوع آن شوید. یکی از ابزارهای مطمئنی که به گرفتن تصمیم‌های کارآمد و به‌هنگام در سازمان‌ها کمک می‌کند، برنامه ریزی استراتژیک با راهبردی است. در این مقاله با اصول اولیه و مفاهیم اساسی برنامه ریزی استراتژیک آشنا می‌شوید.
اصول اولیه‌ی برنامه ریزی استراتژیک
مفاهیم اساسی برنامه ریزی استراتژیک شامل شناخت مزیت‌ها و خروجی‌های آن و فرا گرفتن اقدامات کلیدی برای یک برنامه ریزی استراتژیک کارآمد و پیاده‌سازی موفق آن است. بسیاری از سازمان‌ها به جای اینکه زمان ارزشمند‌شان را صرف پیش‌بینی و آماده‌سازی برای مواجهه با تغییراتِ ناخواسته بکنند، زمان قابل توجهی را صرف واکنش به پیامدهای پس از واقعه می‌کنند. سازمان‌هایی که اقدامات محافظتی برای خود در نظر نمی‌گیرند زمان و انرژی زیادی را فقط برای عقب نماندن از دیگران هدر می‌دهند. این سازمان‌ها بیشتر توان خود را برای مقابله با مشکلات ناخواسته‌ی ناگهانی به کار می‌گیرند و در نتیجه نیروی چندانی برای پیش‌بینی و آماده‌سازی برای چالش‌های بعدی نخواهند داشت. این چرخه‌ی معیوب، سازمان‌ها را اسیر نوعی وضعیت انفعالی می‌کند. اما امکان رهایی از این وضیعت وجود دارد؛ با به کار گیریِ فرآیندی آزموده به نام برنامه ریزی استراتژیک که جایگزینی قابل اعتماد برای مدیریت بحران است. برنامه ریزی استراتژیک فرآیندی گام‌به‌گام است که دارای اهداف و خروجی‌هایی مشخص است و قابلیت پیاده‌سازی و ارزیابی دارد. به زبان ساده، برنامه ریزی استراتژیک فرآیندی است که امکان پیش‌بینی آینده و تجسم آن بر اساس روندهای جاری و در نتیجه امکان اثر‌گذاری بر نیروی‌های موثر در تغییر سازمان را فراهم می‌کند. برنامه ریزی استراتژیک بر مبنای نشانگرهای قدرتمندی که محیط کسب‌وکار را پیش‌بینی می‌کنند، برنامه‌ای برای ۳ تا ۵ سال آینده ارائه و مسیر حرکت را مشخص می‌کند.
آمارهای جمعیت‌شناختی، شاخص‌های اقتصادی، سیاست‌های دولت و پیشرفت‌های فن‌آوری برخی از شاخص‌هایی هستند که در برنامه ریزی استراتژیک مورد استفاده قرار می‌گیرند. با استفاده از این شاخص‌ها که تغییرات سبک زندگی، وضعیت اقتصادی و سیاسی را مشخص می‌کنند روندهای مهم و قابل اعتمادی آشکار می‌شوند که در برنامه‌ریزی و مدیریت تأثیرگذار هستند و کار را ساده‌تر می‌کنند. این روندها ممکن است نشان‌دهنده‌ی فرصت‌ها یا تهدیدهای بالقوه و یا هر دوی آنها باشند. بررسی احتمالات و تعیین استراتژیمناسب برای مواجهه با چالش‌ها، باعث می‌شود سازمان بیشترین بهره را از فرصت‌ها ببرد و زیان احتمالی ناشی از تهدیدها را به کمترین میزان برساند. لُب مطلب اینکه می‌توانیم آینده را مدیریت کنیم! به عبارتی می‌توانیم انرژی و منابع موجود را به شکلی مؤثرتر مصرف و کسب‌وکارمان را به شکلی موفقیت‌آمیز هدایت کنیم و همه‌ی اینها با وجود تغییرات پیوسته‌ی محیط پیرامون رخ می‌دهد.
چرا برنامه ریزی استراتژیک؟
علاوه بر رضایت ناشی از به عهده گرفتن مسئولیتِ آینده‌ی سازمان، دست‌کم ۵ دلیل جذاب برای استفاده از برنامه ریزی استراتژیک وجود دارد:
- با ارائه‌ی اطلاعات و پیش‌بینی‌های مربوط به آینده فرصت تأثیرگذاری بر آن را فراهم می‌کند، یا وضعیت انفعالی را به وضعیتی پویا تبدیل می‌کند.
- اطلاعات بهتری درباره‌ی نیازها و امکانات مرتبط با محیط و مسائل موجود فراهم می‌کند.
- به تعریف مأموریت کلی سازمان و تمرکز بر تحقق اهداف کمک می‌کند.
- مسیر حرکت، ماندگاری و روش رهبری و مدیریت منابع انسانی سازمات را تائید می‌کند.
- افراد را در جای درست قرار می‌دهد و معیارهایی برای تعیین میزان پاسخگو بودن افراد، برنامه‌ها و منابع اختصاص‌یافته تعریف می‌کند.
به طور کلی، برنامه ریزی استراتژیک کلید در دست گرفتن سرنوشت سازمان است و این کار را با کمک به کنترل آینده به شکل جمعی و با همیاری اعضای سازمان انجام می‌دهد.
۵ خروجی برنامه ریزی استراتژیک
هدف اصلی برنامه ریزی استراتژیک تهیه‌ی یک برنامه‌ی قابل اجراست. در مسیر رسیدن به این هدف، موارد زیر خلق، ارزیابی و پالایش می‌شوند:
- روندها و مسائل پیرامونی: عواملی هستند که سازمان و روش انجام کارها را تحت تأثیر قرار می‌دهند. مسائل داخلی شامل کارکنان، خدمات، مهارت‌ها، منابع و نیازها، و مسائل خارجی شامل تهدیدها و فرصت‌ها هستند. کمیته‌ی برنامه ریزی استراتژیک ، محیط پیرامونی را بررسی و مجموعه‌ای از داده‌های محیطی را گردآوری می‌کند. مسائل مهمی را که اثر قابل توجهی بر مدیریت و برنامه‌ریزی دارند، مسائل کلان می‌نامند.
- ارزیابی نیازها: اطلاعاتی درباره‌ی مشتریان و بنگاه‌ها و مؤسسات مشابه فراهم می‌کند. نیازها و انتظارات اولویت‌بندی شده که خروجی این ارزیابی است، بنیانی حیاتی برای تعیین اهداف هستند.
- شرح ماموریت: دلایل اساسی وجود و هستی سازمان را مشخص و دامنه‌ی فعالیت را تعیین می‌کند.
- اهداف کلی: توصیف گسترده‌ی نتایجی است که سازمان با توجه به نیازها و مشکلات مربوط، برای دستیابی به آنها تلاش می‌کند.
- راهبردها (استراتژی‌ها): اقدامات و دستورات مشخص و قابل اندازه‌گیری‌ای که برای دستیابی به اهداف مقرّر شده، تعریف می‌شوند. راهبردها همراه با خلق و پیگیری دستورات کار و نیز تغییر یا حذف آنها، تکامل پیدا می‌کنند.
شرح ماموریت، اهداف کلی و راهبردها بدنه‌ی طرح و برنامه را تشکیل می‌دهند. مسائل و نتایج حاصل از ارزیابی نیازها، ورودی برنامه و فرضیات اولیه‌ی یک طرح و برنامه‌ی واقع‌گرا و امکان‌پذیر هستند.
عوامل کلیدی پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز
فرض کنید سازمان به هر ۵ خروجی برنامه ریزی استراتژیک دست یافته، فرآیند را کامل کرده و به یک برنامه‌ی استراتژیک رسیده است. با اینکه همه‌ی اعضای سازمان خواستار اجرای برنامه هستند اما هر کسی پس از بازگشت به اتاقش با انبوه جزئیات کاریِ روزمره مواجه می‌شود. بنابراین خیلی زود همه چیز به روال سابق برمی‌گردد، برنامه در قفسه‌ها و زونکن‌ها خاک می‌خورد و پیش از اینکه بفهمیم، یک سال دیگر هم می‌گذرد. اما می‌توان طور دیگری عمل کرد. ۳ عامل کلیدی برای برنامه‌ریزی موفق و پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز برنامه عبارتند از تعهد، مقبولیت و ارتباطات. تعهد یعنی رهبران سازمان مشتاقانه فرآیند برنامه ریزی استراتژیک را تا گام پایانی اجرا کنند. همچنین باید نسبت به اجرا و پیاده‌سازی راهبردهای پیشنهادی کمیته‌ی برنامه‌ریزی متعهد باشند. مدیران باید برنامه‌ها و خدمات را پیاده کنند و منابع لازم را برای تحقق اهداف برنامه‌ی استراتژیک تا حدی که برای سازمان مقدور است، اختصاص دهند. به عبارت بهتر، «تعهد به برنامه یعنی تعهد برای ایجاد تغییر.»
کمیته‌ی برنامه ریزی استراتژیک تحقیق و داده‌ها را گردآوری می‌کند و در نهایت پیشنهاداتی مطرح می‌کند اما اعضای سازمان هستند که باید توصیه‌ها را پیاده‌سازی کنند. مقبولیت از طریق مشارکت عینی، اشتیاق به تکمیل فرآیند و مستندسازی شفاف، خلق و ماندگار می‌شود. کمیته‌ی برنامه ریزی استراتژیک باید شامل نمایندگانی از همه‌ی بخش‌های سازمان و خواهان تکمیل فرآیند باشد. در فرآیند پیاده‌سازی، محاسبات و تحقیقات فعلی را می‌توان متناسب با منابع موجود تغییر داد اما در طول فرآیند، هر ۵ خروجی برنامه باید با دقت ارزیابی و اصلاح شوند. کمیته‌ی برنامه‌ریزی باید تمامی تحقیقات و اقداماتش را به عنوان اساس برنامه‌ریزی و سوابق داده‌ها ثبت و مستند کند. این کار همچنین مدرک واضحی برای ارزیابی اقدامات کمیته در اختیار عموم می‌گذارد. هیچ چیزی نباید محرمانه باقی بماند و امکان دسترسی، بازبینی و افزودن داده باید برای همه فراهم باشد. امکان افزودن، دادن بازخورد و وجود تفاهم در همه‌ی مراحل ضروری است. نکته‌ی کلیدی‌ای که نباید فراموش شود این است که برنامه ریزی استراتژیک نیازمند همکاری و مشارکت است. همه باید در آن نقش و در حالت ایده‌آل نسبت به برنامه‌ی نهایی احساس تعلق داشته باشند. با وجود چنین میزانی از تعهد شخصی، فرآیند پیاده‌سازی آسان‌تر می‌شود.
توضیح اصول و اهداف نهایی برنامه ریزی استراتژیک برای همه‌ی اعضای سازمان، اهمیت زیادی دارد. همه‌ی اعضا باید بدانند که اگرچه ممکن است عضوی از کمیته نباشند اما می‌توانند نظرشان را ابراز و پیشنهادها را ارزیابی کنند. چگونگی تحقق اهداف هم به کمیته و هم به کارکنان بستگی دارد. کمیته پیشنهاداتی را درباره‌ی اقداماتی که باید انجام شود ارائه می‌کند و سپس رهبران، کمیته‌ی اجرایی و کارکنان سازمان درباره‌ی چگونگی اجرای پیشنهادات تصمیم‌گیری می‌کنند. یک ابزار کمکی در پیاده‌سازی برنامه‌ی استراتژیک ایجاد نظامی یکپارچه است که بر مبنای آن برنامه‌ی استراتژیک به معیاری برای ارزیابی پیشرفت سازمان تبدیل شود و در نتیجه‌ی آن سیستمی برای تعیین میزان مسئولیت‌ها خواهیم داشت. بهترین روش برای ایجاد یک نظام یکپارچه‌ی ارزیابی استفاده از مدیران است زیرا به پذیرش برنامه‌ی استراتژیک از سوی آنها کمک می‌کند و باعث می‌شود شرح ماموریت را در دستورات و رهنمودها قرار بدهند. پس از آن، برنامه‌ی استراتژیک به چارچوبی برای تعریف برنامه‌ها و خدمات سازمان تبدیل می‌شود. برنامه ریزی استراتژیک آمادگی سازمان را برای رویارویی با چالش‌های آینده تضمین می‌کند.
