برای بلند کردن یک شئ سنگین، دو انتخاب دارید: می‌توانید بلند کردن شئ را بدون کمک اهرم امتحان کنید، اما ممکن است آسیب ببینید، یا می‌توانید از اهرمی مثل جَک یا الوار استفاده کنید تا بخشی از وزن شئ را به آن منتقل کنید و سپس شئ را بلند کنید.
به من یک اهرم و یک نقطه‌ی اتکا بدهید تا زمین را جابه‌جا کنم.
ارشمیدس
کدام رویکرد عاقلانه‌تر است؟ آیا بدون استفاده از اهرم موفق می‌شوید؟ شاید. اما با کمک اهرم به راحتی می‌توانید بارهای بیشتری را بلند کنید!
حالا اهرم چقدر با زندگی و کار شما ارتباط دارد؟ جواب این است: «بسیار زیاد». با پیاده کردن مفهوم اهرم در کسب‌وکار و موفقیت شغلی، می‌توانید با اندکی تأمل، کارهای زیادی را انجام بدهید که بدون به‌کاربستن مفهوم اهرم، توان انجام آنها را نداشتید. بدون اهرم، شاید مجبور شوید سخت کار کنید و پاداش‌تان محدود به ساعاتی باشد که تن به کار سخت داده‌اید. اما با کمک اهرم، می‌توانید این محدودیت را بردارید و به موقع، کارهای بسیار بیشتری را انجام یدهید.
نکته
ما در اینجا به اهرم مالی اشاره نمی‌کنیم. اهرم مالی یا به عبارتی، استفاده از «پول دیگران» برای رشد کسب‌وکارتان می‌تواند یک استراتژی رشد موفق باشد، اما این موضوع، خارج از حوزه‌ی این مقاله است.
اهرم‌های موفقیت
چگونه می‌توانید از اهرم در کارتان استفاده کنید؟ چگونه می‌توانید با پایین آوردن ساعات کاری، به کارهای بسیار بیشتری رسیدگی کنید؟ برای انجام این کار، ابتدا باید یاد بگیرید چگونه از اهرم‌های زیر استفاده کنید:
- اهرم زمان (زمان خودتان و زمان دیگران)
- اهرم منابع
- اهرم دانش و تحصیلات
- اهرم فناوری
۱. اهرم زمان
اساسی‌ترین استراتژی برای موفقیت، استفاده از اهرم زمان است. در یک روز، زمان بسیار زیادی برای انجام کارها وجود دارد. اگر فقط از زمان خودتان استفاده کنید، به همان اندازه می‌توانید موفق به انجام کار شوید، اما اگر از اهرم زمان دیگران هم استفاده کنید، می‌توانید بهره وری خود را به میزان فوق‌العاده‌ای افزایش دهید.
استفاده از اهرم زمان خودتان
- مدیریت زمان را تمرین کنید. فعالیت‌های غیرضروری را حذف کنید و تلاش‌تان را معطوف به کارهایی کنید که واقعا اهمیت دارند.
- به عنوان بخشی از این کار، اولویت بندی را یاد بگیرید تا بتوانید انرژی‌تان را روی فعالیت‌هایی بگذارید که نسبت به زمان صرف شده بالاترین بازده را به شما می‌دهند.
- هدف گذاری کنید و درباره‌ی اهدافی که در طولانی‌مدت برای شما مهم هستند؛ بیندیشید. اهداف روشنی را برای خودتان تعیین کنید و به خودتان انگیزه رسیدن به اهداف تان را بدهید.
استفاده از اهرم زمان دیگران
- تفویض اختیار یا واگذار کردن کار به دیگران را یاد بگیرید.
- در آموزش و توانمندسازی دیگران تلاش کنید (از طریق تیم‌سازی و کار گروهی).
- برای پر کردن شکاف‌های مهارت و دانش از وجود کارشناس‌ها و مشاورها استفاده کنید.
- کارهای غیرضروری را به افرادی (خارج از محل کار) برون سپاری کنید که تجربه‌ی انجام آن را به شیوه‌ی مؤثرتری دارند.
اگر کارها را درست انجام بدهید، زمان و پولی را که صرف به‌کارگیری اهرم زمانی دیگران کرده‌اید، هدر نمی‌دهید. اگرچه باید به‌خاطر داشته باشید که برای بهره‌بردن از مزایای طولانی‌مدت استفاده از اهرم، همیشه مجبور خواهید بود هزینه‌‌ای را از پیش پرداخت کنید.
نکته ۱
تفویض اختیار، مهارت بسیار مهمی است. اگر نتوانید کارها را به نحو مؤثری به دیگران واگذار کنید، هرگز نمی‌توانید بهره‌وری‌تان را بیشتر از کاری که خودتان شخصا می‌توانید انجام بدهید، بالا ببرید. این به آن معناست که کار شما به سرعت از حرکت می‌ایستد و با اینکه ممکن است از سخت کوشی شما قدردانی شود، شما هرگز به‌طور واقعی موفق نخواهید شد. یکی از دلایلی که مدیریت ذره بینی (Micromanagement) نقطه‌ضعف محسوب می‌شود، همین است. شما زمان زیادی را صرف مدیریت عده‌ی کمی از افراد می‌کنید و اهرم‌هایی را که می‌توانید اِعمال کنید، محدود می‌کنید.
نکته ۲
زمانی که یاد بگیرید چگونه از این اهرم‌ها استفاده کنید، متوجه می‌شوید استفاده از آنها مستلزم هزینه‌هایی است که باید از پیش بپردازید. هزینه‌هایی از قبیل سرمایه گذاری زمان و منابعی که باید داشته باشید تا بتوانید کسی را به کاری مشغول کنید که در صورت نبود آن شخص، خودتان باید آن کار را انجام دهید. با اینکه تمایل به حفظ این منابع و از دست ندادن آنها طبیعی است، اما با سرمایه‌گذاری نکردن روی آنها، خودتان را اسیر روش‌های قدیمی انجام کارها می‌کنید و این رویکرد، شما را محدود به پیشبرد کارهایی می‌کند که فقط خودتان می‌توانید انجام بدهید.
۲. اهرم منابع
شما می‌توانید از امتیازات خودتان هم به عنوان اهرم استفاده کنید و از قوای شخصی‌تان حداکثر استفاده را ببرید.
حوزه‌ی مهارت‌ها، استعدادها، تجربیات، افکار و ایده‌های شما وسیع است. می‌توانید از این منابع به صورت ترکیبی استفاده کنید و جز این نمی‌تواند باشد. شما چه مهارت‌ها و توانایی‌هایی دارید که دیگران ندارند؟ چگونه می‌توانید به بهترین شکل از این مهارت‌ها و توانایی‌ها استفاده کنید و چگونه می‌توانید آنها را بهتر کنید تا واقعا بی‌نظیر باشند؟ شما چه امتیازاتی دارید که دیگران ندارند؟ می‌توانید از این امتیازات برای ایجاد اهرم استفاده کنید؟ آیا ارتباطاتی دارید که دیگران نداشته باشند؟ منابع مالی چگونه؟ یا امتیازات دیگری که بتوانید به نحو بیشتری از آنها استفاده کنید؟
یک راه خوب برای فکر کردن درباره‌ی این موضوعات این است که یک تحلیل SWOT (به‌منظور شناسایی: نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها) شخصی انجام بدهید و روی شناسایی این توانایی‌ها و امتیازات تمرکز کنید و از آنها کمک بگیرید تا فرصت‌هایی را که با وجود آنها می‌توانید به‌دست آورید، از دست ندهید. یک مزیت تحلیل SWOT این است که به شما کمک می‌کند ضعف‌های مهم خود را شناسایی کنید. نکته: هنگام انجام این تحلیل، به این فکر کنید که چگونه می‌توانید با توانایی‌ها و منابع‌تان به دیگران کمک کنید؟ به‌خاطر داشته باشید هر زمان که بتوانید به دیگران کمک کنید، امکان کمک دادن متقابل دیگران به شما بیشتر می‌شود. (فقط مطمئن شوید که به روشنی می‌دانید چگونه از دیگران پاداش خواهید گرفت!)
۳. اهرم دانش و تحصیلات
اهرم قابل‌توجه دیگر در موفقیت، دانش کاربردی است. این اهرم در ترکیب با آموزش و عمل می‌تواند اهرم فوق‌العاده‌ای باشد.
یادگیری از طریق کسب تجربه، کند و رنج‌آور است. اگر بتوانید راه‌های رسمی‌تری برای یادگیری پیدا کنید، سریع‌تر پیشرفت خواهید کرد. افزون بر این، اگر موضوع خوبی را برای یادگیری انتخاب کنید، پایه‌ی محکمی برای دانش خود خواهید ساخت؛ پایه‌ای که در آن، شکاف‌های پرخطر وجود ندارد. به همین دلیل افرادی که شغل‌شان با مرگ و زندگی دیگران سر و کار دارد (مثلا معمارها، خلبان‌های خطوط‌هوایی، پزشکان و از این دست) به آموزش‌های طولانی و جامع نیاز دارند. گذشته از این، چه کسی می‌خواهد زیر تیغ جراحی باشد که فاقد صلاحیت است؟
حالا که عده‌ی کمی از ما با این حوزه‌های حساس سر و کار داریم، با تعیین اینکه نیاز به دانستن چه چیزهایی داریم و سپس آموختن آنها، می‌توانیم از سال‌های زیادی که ممکن بود صرف یادگیری کُند و رنج‌آور به روش آزمون و خطا شود، اجتناب کنیم.
به همین ترتیب، اگر عده‌ی زیادی از افراد در یک سازمان مجبور باشند نحوه‌ی انجام کارشان را به صورت آزمون و خطا یاد بگیرند، بی‌فایده است. یک راه بسیار بهتر این است که سازمان، دانشی را که در اختیار عده‌ی اندکی از افراد است به دست بیاورد و آن را به افراد دیگر منتقل کند. این کار همان هسته‌ی «مدیریت دانش» است. اطلاعات بیشتر در این زمینه در این مقاله وجود دارد.
کلیدهای موفقیت در استفاده‌ی اهرمی از دانش و تحصیلات عبارتند از: اول، بدانید چه باید بیاموزید، دوم، بدانید تا چه سطحی نیاز به آموختن دارید، سوم، در انتخاب‌هایتان متمرکز باشید و گزینشی عمل کنید، چهارم، برای به‌دست آوردن صلاحیت‌های مورد نیازتان، حوصله به خرج دهید.
حتی پس از این مراحل، داشتن تحصیلات یا دانش بیشتر، لزوما وسیله‌ی نفوذ یا اهرم شما نیست. اینها تنها زمانی مزیت می‌شوند که مستقیما در مورد اهداف و آرزوهای کاری شما و با جدیت و هوشمندانه برای انجام یک کار مفید به کار گرفته شوند.
۴. اهرم فناوری
تمرکز اهرم فناوری بر فکر کردن درباره‌ی نحوه‌ی کار و استفاده از فناوری برای مکانیزه کردن کار تا جای ممکن است.
در سطوح ساده، شاید برای برقراری ارتباط با خانه و محل کار به تنها چیزی که نیاز داشته باشید یک گوشی هوشمند یا تبلت باشد که به شما کمک می‌کند یک سیستم مدیریت زمان راحت و پشتیبانی‌شده داشته باشید. تلفن‌های هوشمند، ابزار دم‌دستی خوبی هستند که می‌توانید در ساعات کاری یا مسافرت از آنها بهترین استفاده را ببرید. اگر تایپست کندی هستید، با استفاده از نرم‌افزارهای ضبط صدا می‌توانید اسناد را با صدای بلند دیکته و سپس ذخیره کنید. (البته می‌توایند از نرم افزارهای تبدیل گفتار به نوشتار هم استفاده کنید.)
در سطوح پیچیده‌تر، برای مکانیزه کردن پروسه‌های ساده‌ی کاری، می‌توانید از بانک داده‌‌ی کامپیوترهای شخصی، نظیر Microsoft Access استفاده کنید. اگر به‌طور منظم، داده‌های زیادی را پردازش می‌کنید (برای مثال، پروژه‌های مشابه زیادی را مدیریت می‌کنید)، کافی است یکبار با برنامه‌هایی نظیر آن، پروسه‌ای را تنظیم کنید. پس از آن، پروسه هر بار به همان شیوه توسط هر فردی که پروسه را آغاز کرده باشد، اجرا خواهد شد. با این روش، سرعت بهره وری اعضای جدید گروه بیشتر می‌شود، به این معنا که سرعت پیشبرد عملیات و رسیدن به موفقیت بیشتر خواهد شد.
مشاغل، حوزه‌ی وسیعی از راه‌حل‌های نرم‌افزاری را برای انتخاب در اختیار دارند. برخی از این نرم‌افزارها می‌توانند کارها را مکانیزه یا آسان کنند که در صورت نبودن این امکان، انجام آنها بسیار وقت‌‌گیر می‌شد. بانک داده‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) مزایای فوق‌العاده‌ای برای سازمان‌های فروش محور و دارای خدمات مشتری ایجاد کرده است. همان‌طور که سیستم‌های صورت‌برداری پایانه‌ی فروش (PoS)، مزایای فوق‌العاده‌ای برای سازمان‌هایی دارند که باید فهرست موجودی‌شان را پیگیری و مدیریت کنند. وبسایت‌ها و وب‌کاتالوگ‌ها می‌توانند امکان دستیابی مشتریان را به اطلاعات به‌روز درباره‌ی محصولات و ثبت ساده و راحت سفارش، فراهم کنند. وبلاگ‌ها و خبرنامه‌های ایمیلی نیز امکان تماس سریع و آسان با هزاران نفر را فراهم می‌کنند. تمامی این حوزه‌ها، فناوری را اهرم کارشان کرده‌اند.
به‌کار بردن اهرم‌ها در زندگی
- تحلیل SWOT را از جنبه شخصی انجام دهید. این کار به شما کمک می‌کند تا بفهمید که چه کارهایی را خودتان می‌توانید بهتر انجام بدهید و برای انجام چه کارهایی بهتر است از دیگران کمک بگیرید. از اینجا به بعد، برای به حداکثر رساندن بهره وری و عملکردتان، می‌توانید یک استراتژی مناسب داشته باشید.
- از مشورت و راهنمایی افرادی که این اهرم‌ها را می‌شناسد و از آنها استفاده می‌کنند، بهره ببرید و از تجربیات آنها استفاده کنید. این خود نمونه‌ای از به‌کارگیری اهرم برای آشنایی با اهرم‌هاست.
- انتظارات فردی خود را بالا ببرید. به اهداف کنونی خود نگاهی بیندازید و از خودتان بپرسید اگر از اهرم‌ها با یک مبنای منسجم استفاده کنید، چقدر می‌توانید اهداف‌تان را به سوی عملی شدن سوق بدهید. اگر به «هوشمندانه کار کردن» متعهد شوید، ممکن است از اهداف گذشته‌‌ی خود پیشی بگیرید، از اهدافی که بدون استفاده از اهرم قصد رسیدن به آنها را داشتید.
- دور و برتان را پر کنید از افراد فرهیخته‌ای که مهارت‌ها، دانش و تخصص آنها بیشتر از شماست. به دنبال فرصت‌هایی برای ایجاد همکاری و به‌کارگیری اهرمِ استعدادِ افراد گروه باشید. یک دست صدا ندارد. برای دستیابی سریع و هر چه بیشتر به اهداف، دست در دست یکدیگر کار کنید.
