ارزیابی عملکرد چیست و چه اهمیتی دارد؛ آشنایی با روش‌های ارزیابی عملکرد کارمندان

ارزیابی عملکرد، سطح عملکرد کارکنان را نشان می‌دهد. به وسیله‌ی آن می‌توان ظرفیت، مهارت و تخصص عملی کارکنان را مشخص کرد. به کمک ارزیابی عملکرد می‌توان به نقاط ضعف کارکنان پی برد و متناسب با آن برنامه‌هایی برای آموزش و بهبود توانایی‌های‌شان در نظر گرفت. در نتیجه کارکنان به طور بهینه‌ای به کار گرفته می‌شوند و در نهایت بهره‌وری و سوددهی مجموعه نیز افزایش می‌یابد.

۳. برنامه‌ریزی برای جابه‌جایی‌ها

ظرفیت، مهارت، تجربه و وضعیت کاری افراد به لطف ارزیابی عملکرد مشخص می‌شود. بر اساس اطلاعاتی که از این راه به دست می‌آید، می‌توان تصمیماتی برای جابه‌جایی یا ارتقای کارکنان اتخاذ نمود تا به طور مؤثرتری نقش خود را در مجموعه ایفا کنند. این تصمیمات می‌توانند از راه‌های زیر گرفته شوند:

• ارتقای کارکنان ممتاز و متعهد
• جابه‌جایی کارکنان برای ایجاد تناسبی بهتر بین افراد و وظایف‌شان
• تعدیل و اخراج (موقت یا دائمی) کارکنانی که عملکرد ضعیفی دارند

۴. مدیریت پاداش

برای افزایش انگیزه‌ی کارکنان باید پاداش‌هایی متناسب با ارزیابی عملکردشان به آنها تعلق گیرد. اگر کارکنان پاداش عملکرد بهترشان را دریافت نکنند، احساس نارضایتی در آنها به وجود می‌آید. از آن‌سو اگر افراد به‌خاطر عملکرد ضعیف خود باز هم پاداش دریافت کنند، دلیلی برای پیشرفت نخواهند داشت. در این صورت اهدای پاداش فقط بار مالی بی‌فایده‌ای را به مجموعه تحمیل می‌کند. ارزیابی عملکرد کمک می‌کند تا کارکنان متناسب با عملکردشان، پاداش دریافت کنند.

۵. تسهیل نظارت و بازرسی

یکی دیگر از خدمات ارزیابی عملکرد کمک به طبقه‌بندی کارکنان بر اساس عملکردشان است. به لطف ارزیابی عملکرد می‌توان کارکنان قوی، متوسط و ضعیف را از یکدیگر تشخیص داد. به این وسیله می‌توان مشخص کرد که هر یک از کارکنان به چه میزان نظارت و بازرسی نیاز دارند (به افراد ضعیف‌تر باید بیشتر نظارت کرد تا اشتباهی مرتکب نشوند و افرادی که کار خود را به خوبی انجام می‌دهند، به نظارت کمتری نیاز دارند.)

۶. انگیزه

ارزیابی عملکرد خود به‌عنوان راهکاری برای افزایش انگیزه‌ی کارکنان است. کارکنانی که بهترین عملکرد را از خود نشان می‌دهند، به‌عنوان افراد باارزش و قابل اتکا شناسایی می‌شوند و متناسب با همین ویژگی‌ها با آنها برخورد می‌شود. این واکنش موجب تحریک کارکنان به عملکرد بهتر می‌شود. همچنین ارزیابی عملکرد به ما می‌گوید چه ابزار انگیزشی‌ای متناسب با عملکرد کارکنان است.

۷. کنترل مناسب

با ارزیابی عملکرد، کارکنان می‌توانند بازخورد عملکرد، تأثیرگذاری و بهره‌وری خود را ببینند. آنها متوجه می‌شوند در چه قسمت‌هایی تمرکز خود را افزایش دهند تا کارها به بهترین نحو پیش بروند. ارزیابی عملکرد فرصتی به وجود می‌آورد تا کارکنان از ایرادات خود درس بگیرند و این برای اتخاذ تدابیر اصلاحی به آنها کمک می‌کند.

۸. اعتبارسنجی آزمون گزینش

ارزیابی عملکرد می‌تواند به‌عنوان ابزاری برای سنجش موفقیت آزمون‌های گزینش استفاده شود. به کمک آن نتیجه‌ی آزمون گزینش و روندی که سازمان در این راه به کار می‌گیرد، مشخص می‌شود. بر این اساس می‌توان گام‌های مؤثرتری برای انتخاب کارکنان برداشت.

۹. برنامه‌ریزی شغلی

پیشرفت شغلی یکی از دغدغه‌های مهم کارکنان است. برای نشان دادن مسیر و اهداف شغلی به آنها، هر سازمانی نیاز به یک برنامه‌ریزی شغلی مناسب دارد. در این راه ارزیابی عملکرد، اطلاعاتی حیاتی در خصوص ظرفیت‌های بالقوه و بالفعل کارکنان فراهم می‌آورد.

۱۰. تدوین خط‌‌‌‌مشی

ارزیابی عملکرد اطلاعاتی را در مورد عملکرد کارکنان فراهم می‌کند. این اطلاعات (مانند برنامه‌ریزی شغلی و برنامه‌های انگیزشی) یک ورودی برای برنامه‌ریزی آموزشی و بهبود کارکنان است. در نتیجه می‌توان خط مشی سازمان را به گونه‌ای تدوین کرد که سازمان به بهترین نحو پیشرفت کند.

روش‌های ارزیابی عملکرد در مدیریت منابع انسانی

ارزیابی عملکرد فرایندی است که در آن عملکرد کارکنان را برای رساندن سازمان به اهدافش مورد سنجش قرار می‌دهد. راه‌ها و ابزارهای مختلفی برای برقراری استانداردهای عملکردی کارکنان و نهایتا ارزیابی عملکرد وجود دارد. می‌توان روش‌های ارزیابی را در سه گروه کلی قرار داد.

۱. استانداردهای مطلق (قطعی)

این استانداردها عملکرد کارکنان را نسبت به استانداردهای تعیین شده مقایسه می‌کند. در این تکنیک ارزیابی، کارکنان مستقل از سایر کارکنان گروه سنجیده می‌شوند. همچنین این فرایند خصوصیات و رفتار شغلی کارکنان را بر اساس استانداردهای مطلق مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌دهد. در ادامه به برخی از روش‌های استاندارد مطلق اشاره می‌کنیم.

الف. روش ارزیابی رویداد بحرانی

این روش بر واکنش (رفتار شغلی) کارکنان در شرایط بحرانی تمرکز می‌کند. سرپرست‌ها واکنش کارکنان را در شرایط بحرانی مشاهده می‌کنند. ارزیاب بررسی می‌کند که کارکنان به‌ چه شکلی با بحران مواجه شده‌اند.

مزایای روش ارزیابی رویداد بحرانی

• به واکنش افراد در مواجهه با بحران نگاه می‌کند.
• می‌توان فهمید کدام‌یک از کارکنان واکنش مطلوبی در این شرایط دارند.
• این روش بیش از خصوصیات فردی، عملکرد را مورد بررسی قرار می‌دهد.
• این روش بر پایه‌ی عمل صورت گرفته از سوی کارکنان است که این موضوع تأثیر پیش‌داوری‌ها و تعصبات را کاهش می‌دهد.
• برای ارائه‌ی بازخورد عملکرد کارکنان به آنها مفید است.

معایب روش ارزیابی رویداد بحرانی

• چون این روش نیاز به نظارت مداوم و کاغذبازی دارد، زمان و انرژی زیادی را از سرپرست‌ها می‌گیرد.
• تعیین بزرگی بحران و مقایسه‌‌ی این رویدادها دشوار است. در نتیجه مقایسه و طبقه‌بندی کارکنان هم به تبع آن سخت می‌شود.
• فقط بر روی شرایط بحرانی یا شرایط غیرعادی برای ارزیابی کارکنان تمرکز می‌کند.

ب. روش چک‌لیست

در این روش مسئولیت‌های محول شده به کارکنان در لیستی تهیه شده و ارزیاب کیفیت اجرای این مسئولیت‌ها را کنترل می‌کند. روش چک‌لیست، گزارشی محرمانه خواهد بود. این لیست‌ها می‌توانند ساده یا پیچیده (وزن‌دار) باشند.

چک‌لیست ساده: در این روش ویژگی‌های کاری و شخصیتی کارکنان در لیستی نوشته می‌شود. این لیست به ارزیاب داده شده و ارزیاب به سادگی (بلی یا خیر) این ویژگی‌ها را کنترل می‌کند.

چک‌لیست وزن‌دار: در این روش ویژگی‌های کاری و شخصیتی کارکنان در لیستی مشخص می‌شود. در این لیست هر یک از موارد دارای اهمیت و وزن مشخص هستند و بر اساس اهمیت، می‌تواند امتیاز بیشتر یا کمتری به آنها تعلق گیرد.

مزایای استفاده از روش چک‌لیست

• چون ارزیاب و کسی که لیست ارزیابی را کنترل می‌کند افراد متفاوتی‌اند، دخالت تعصبات شخصی در روند ارزیابی کاهش می‌یابد.
• روند اجرا آسان است.
• مقایسه به راحتی صورت می‌گیرد.

معایب استفاده از روش چک‌لیست

• این روش نیازمند صرف هزینه و انرژی است.
• برای هر شغلی در مجموعه، باید یک ‌چک‌لیست مناسب تهیه شود.
• بیشتر بر روی ویژگی‌های فردی متمرکز است و خیلی به عملکرد توجهی ندارد.
• تعیین اهمیت موارد در چک‌لیست وزن‌دار کار دشواری است.

ج. روش مقیاس رتبه‌بندی ترسیمی (نگاره‌ای)

در این روش ویژگی‌های اجرایی کارکنان ارزیابی می‌شود. این روش قدیمی‌ترین و محبوب‌ترین روش ارزیابی عملکرد است. ارزیاب یک بررسی موضوعی نسبت به عملکرد کارکنان انجام داده و آنها را در مقیاسی نشان می‌دهد. این مقیاس رتبه‌بندی می‌تواند کیفیت یا کمیت کاری را نشان دهد. ویژگی‌هایی مانند توجه، رفتار، حالات، روحیه‌ی همکاری، صداقت، خلاقیت، وفاداری، قابل اعتماد بودن و … به وسیله‌‌ی این روش قابل ارزیابی است.

مزایای مقیاس درجه‌بندی ترسیمی

• به راحتی قابل اجرا و قابل بهبود است.
• زمان کمتری صرف می‌کند.
• مقایسه‌ی کارکنان به این شکل راحت‌تر است.
• بازخورد کارکنان را به سرعت ارائه می‌دهد.

معایب مقیاس درجه‌بندی ترسیمی

• چون این ویژگی بر اساس نظر ارزیاب است، دخالت سلیقه‌ی شخصی در آن بالا می‌رود.
• بیشتر بر روی ویژگی‌های فردی متمرکز است و خیلی به عملکرد توجهی ندارد.
• امکان اینکه درجه‌بندی به شکل یکنواخت صورت بگیرد، وجود ندارد (نمی‌توان برای تمام شاخص‌ها، یک مقیاس واحد تعریف کرد.)
• اشتباهات درجه‌بندی شاید صحت آن را زیر سؤال ببرد.

د. روش انتخاب اجباری

روشی را که در آن کارکنان پس از ارزیابی عملکرد به‌طور اجباری باید رتبه‌بندی شوند، روش انتخاب اجباری می‌نامند. معمولا در این روش کارکنان به ۵ درجه تقسیم می‌شوند. ارزیاب در این روش با توجه به درجاتی که در مورد رفتار خاصی مشخص شده، باید نمراتی از حداقل تا حداکثر را برای کارکنان در نظر بگیرد. در نهایت مدیریت منابع انسانی با توجه به ارزشیابی امتیازی، امتیاز کل کارکنان را محاسبه می‌کند. به‌عنوان مثال وقتی که در دانشگاه از دانشجویان می‌خواهند فرم ارزشیابی استادان خود را پر کنند، آنها باید معیارهای زیر را در نظر بگیرند:

• تدریس در حدود سرفصل‌های مشخص شده
• صلابت استاد هنگام تدریس
• جلب توجه و ایجاد علاقه‌ در دانشجویان به درس
• آموزش جنبه‌ی عملی مفاهیم

سپس دانشجو برای هر یک از معیارهای نام‌برده، درجه‌ای را مشخص می‌کند:

• عالی
• خوب
• متوسط
• ضعیف

مزایای روش انتخاب اجباری

• ابزاری برای کاهش اشتباهات ناشی از سیستم ارزش‌گذاری ذهنی ارزیاب ایجاد شده است.
• چون به‌طور همزمان ارزیابی صورت می‌گیرد، پتانسیل بالقوه‌ی بالایی برای بهبود روابط انسانی بین کارکنان به‌وجود می‌آید.

معایب روش انتخاب اجباری

• زمانی که کارکنان در یک حد باشند، رتبه‌بندی آنها دشوار خواهد شد.
• تشخیص کیفیت کارکنان دشوار است. چون کارکنانی که کار یکسانی دارند، به یک شکل عمل می‌کنند.
• به‌دست آوردن اطلاعات مربوط به کیفیت کارکنان در خصوص شاخص موردنظر سخت است.
• روشی سخت، گران و زمان‌بر است.

ه‍. روش مقیاس رتبه‌بندی رفتارمحور (BARS)

این یک روش ارزیابی عملکرد است که در آن بحرانی را عمدا به وجود آورده و سپس شاخص‌های رفتاری (واکنش) مربوط به عملکرد کارکنان را می‌سنجند. ارزیاب بیش از خصوصیات، عملکرد کارکنان را مورد ارزیابی قرار می‌دهد. قالب کلی این روش شامل توضیحاتی در مورد نکات کلیدی عملکرد کارکنان در یک مورد خاص است. سپس ارزیاب از خیلی ضعیف تا عالی، یک نمره در نظر می‌گیرد. مراحل زیر برای اجرای این روش ضروری است:

• شاخص‌های مربوط به آن کار باید شناسایی شوند تا حوزه‌‌ی فعالیت‌های کارکنان مشخص شود.
• از کارکنان و سرپرست‌ها در مورد رویدادهای بحرانی مربوط به کارشان (که قرار است مورد ارزیابی قرار گیرد) اطلاعاتی دریافت می‌شود.
• حوادث بر اساس ابعاد مختلف و حوزه‌ی مسئولیت‌ها دسته‌بندی می‌شوند. هر اتفاقی، واکنش کاری خاص خود را می‌طلبد.
• سپس ارزیاب هر مورد از رفتارهای مرتبط را با نمره‌ای از ۱ تا ۷ (یا ۹) مورد ارزیابی قرار می‌دهد. نمره‌ی ۱ نمایان‌گر بدترین عملکرد و نمره‌‌ی ۷ (یا ۹) نشان‌دهنده‌ی بهترین عملکرد است.

مزایای روش مقیاس درجه‌بندی رفتارمحور

• با کار مورد نظر در ارتباط است.
• رفتارهای عملکردی کار مورد نظر را به طور قابل مشاهده و اندازه‌گیری تعریف می‌کند.
• کار را برای ارزیاب آسان‌تر می‌کند.
• مقایسه‌ی عملکرد کارکنان را تسهیل می‌کند.
• هم رئیس و هم مرئوس را درگیر می‌کند.
• کارکنان به راحتی بازخورد عملکرد خود را مشاهده می‌کنند.

معایب روش مقیاس درجه‌بندی رفتارمحور

• علاوه بر پیچیده بودن، روشی گران و زمان‌بر است.
• این روش به جای نتیجه‌گرایی، بیشتر فعالیت‌گراست.
• با توجه به اینکه احتمال خطای ارزیاب بالاست، امکان دارد روند ارزیابی به درستی صورت نگیرد.

و. روش توصیفی (توضیحی)

در این روش ارزیاب نقاط قوت و ضعف کارکنان را در فرمی توصیف می‌کند. این توصیف شامل خصوصیات، رفتار و عملکرد کارکنان است. ارزیاب راجع به نقاط قوت و ضعف، اثرگذاری فنی، مهارت رهبری، نیاز به آموزش و بهبود، پتانسیل کارکنان برای آینده، احتمال ارتقا و … توضیحاتی می‌دهد.

مزایای روش توصیفی

• فهمیدن آن آسان است.
• ارزیاب به شیوه‌ی خودش توضیح می‌دهد.
• چون اطلاعات همراه با جزئیات است، روند تصمیم‌گیری‌ها را آسان‌تر می‌کند.
• بازخورد عملکرد کارکنان به آنها ارائه می‌شود.

معایب روش توصیفی

• چون باید توضیحی در مورد هر یک از کارکنان ثبت شود، زمان زیادی را صرف می‌کند.
• چون توضیحات ساختار و زمینه‌ی یکسانی ندارند، مقایسه‌ی کارکنان دشوار می‌شود.
• بیش از استانداردهای عملکردی، به رفتار کارکنان می‌پردازد.
• امکان اثرگذاری سلایق شخصی ارزیاب در آن زیاد است.

۲. روش‌های قیاس-محور

در دومین روش کلی ارزیابی، کارکنان با یکدیگر مقایسه می‌شوند. این روش نسبت به استانداردهای قطعی، روشی قیاسی و نسبی‌تر محسوب می‌شود. این روش می‌تواند از راه‌های زیر انجام شود:

الف. روش رتبه‌بندی فردی

در این روش عملکرد کارکنان از بالا به پایین رتبه‌بندی می‌شود. در این فرایند فقط یک نفر می‌تواند به‌عنوان بهترین نیرو انتخاب شود. در این روش مثلا اگر ارزیاب یازده نفر را ارزیابی کند، میزان تفاوت نفر اول و دوم برابر با میزان تفاوت نفر نهم و دهم در نظر گرفته می‌شود.

مزایای روش رتبه‌بندی فردی

• درک و استفاده از آن ساده است.
• در زمان و هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کند.
• عملکرد کارکنان به راحتی قابل مقایسه است.

معایب روش رتبه‌بندی فردی

• برای سازمان‌های بزرگ مناسب نیست.
• در عمل مقایسه‌ی تک‌تک کارکنان به کمک آن سخت است.

ب. روش رتبه‌بندی منظم گروهی

این روش طراحی شده است تا جلوی دسته‌بندی بی‌قاعده‌ی کارکنان را توسط سرپرست‌شان بگیرد. کارکنان به طور نوبتی در گروه‌هایی دسته‌بندی می‌شوند. بر اساس درصد در هر دسته تعدادی از کارکنان قرار می‌گیرند. این امر مقایسه‌ی آنها را نیز تسهیل می‌کند. به‌عنوان مثال اگر بخواهیم کارکنان را به ۵ دسته تقسیم کنیم، هر یک از دسته‌ها شامل ۲۰٪ از کارکنان خواهد بود. این روش، نسخه‌ی بهبود یافته‌ی روش رتبه‌بندی فردی است.

مزایای روش رتبه‌بندی منظم گروهی

• روشی آسان است و در زمان و هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کند.
• احتمال دخالت دادن سلایق شخصی ارزیاب در آن پایین است.
• باعث ایجاد انگیزه در کارکنان می‌شود تا ظرفیت‌های خود را افزایش دهند.

معایب روش رتبه‌بندی منظم گروهی

• برای سازمان‌های بزرگ مناسب نیست.
• چون کارکنان به‌طور مستقیم دسته‌بندی و با یکدیگر مقایسه می‌شوند، می‌تواند اثرات منفی روانی روی‌شان داشته باشد.

ج. روش زوجی (دوبه‌دو)

در این روش درجه‌بندی عملکرد کارکنان از طریق مقایسه‌ی هر نیرو با تک‌تک نیروها سنجیده می‌شود. این روش، روشی سازمان‌یافته برای ایجاد لیستی منظم از رتبه‌ی کارکنان است. در اینجا نیروها نسبت به یکدیگر و به‌طور هم‌زمان مقایسه می‌شوند. به‌عنوان مثال: اگر تعداد کارکنانی که باید رتبه‌بندی شوند را N در نظر بگیریم. در آن‌ صورت باید N(N-۱)/۲ مقایسه‌ی جداگانه انجام شود. یعنی اگر کل کارکنان ۱۰ نفر باشد، باید ۴۵ مقایسه‌ی جداگانه انجام شود. ۴۵=۲/(۱-۱۰)۱۰

مزایای روش دوبه‌دو

• ارزیابی عملکرد در این روش بسیار مؤثر است. زیرا در آن هر نیرو با هر یک از نیروهای دیگر مقایسه می‌شود.
• رتبه‌بندی حاصل، مطمئن و قابل‌‌ اتکاست.

معایب روش دوبه‌دو

• زمانی که تعداد کارکنان بالا رود، زیاد کارآمد نخواهد بود
• صرفا به عملکرد کاری توجه دارد و از ابعاد شخصیتی کارکنان چشم‌پوشی می‌کند
• بازخورد کارکنان به منظور بهبودشان، به آنها ارائه نمی‌شود
• تمرکزش فقط بر روی عملکرد کلی است، نه شاخص‌های جزئی عملکرد

۳. مدیریت بر مبنای هدف (MBO)

این روش از ارزیابی عملکرد بررسی می‌کند که رسیدن به اهداف چگونه انجام می‌شود. موفقیت سازمان در دستیابی به اهداف کلی‌اش، از طریق مشخص نمودن میزان موفقیت هر قسمت خاص (مثلا بخش‌ها، واحدها یا افراد) تفسیر می‌شود. این روش نه‌تنها از بالا به پایین بلکه از پایین به بالا هم عمل می‌کند. تأکید روش بر روی نتیجه‌ است، نه فعالیت‌هایی که انجام می‌شود. مدیریت بر مبنای هدف شامل قدم‌های زیر است:

• قدم اول: تعییین اهداف مشترک
• قدم دوم: برنامه‌ریزی برای اقدامات لازم
• قدم سوم: بررسی عملکرد
• قدم چهارم: ارزیابی عملکرد

مزایای روش مدیریت بر مبنای هدف

• به‌جای فرایندمحور بودن، نتیجه‌محور است.
• رویکردی مشارکتی دارد. شرایط اهداف و عملکرد توسط رئیس و نیروهای پایین‌تر از او بررسی می‌شود.
• به برنامه‌ریزی و کنترل کمک می‌کند.
• پاداش‌ها متناسب با عملکرد خواهد بود.

معایب روش مدیریت بر مبنای هدف

• نیاز به مشارکت کارکنان دارد.
• کاری پیچیده و چالش‌برانگیز است.
• زمان‌بر و هزینه‌بر است.
• مقایسه‌ی کارکنان در این روش امکان‌پذیر نیست.
• بیشتر سازمان‌ها شرایط و جو مناسب برای به‌کارگیری این روش را ندارند.

برگرفته از: wisenepali