شما به عنوان کسی که کسب و کار خودش را دارد، هر روز با مشکلات زیادی دست و پنجه نرم می‌کنید. آشنایی با مراحل حل مسئله می‌تواند تاثیر قابل توجهی بر رشد کسب و کار شما داشته باشد. اگرچه شما در نهایت، راه حل مسئله خود را پیدا می‌کنید، اما بسیاری از صاحبان کسب و کار مهارت کافی در حل مسئله ندارند. این مقاله شما را با مراحل حل مسئله آشنا می‌کند. چیزی که برای موفقیت در یک کسب و کار و چیره شدن بر مشکلاتش اهمیت اساسی دارد، توانایی شما در فهم مسئله، تعریف آن، پیدا کردن راه حل‌ها و انتخاب بهترین راه حل از میان راه‌های موجود است.
فکر می‌کنید بتوانید به سوالات زیر پاسخ دهید؟
- چگونه مشکل را تشخیص دهیم
- چگونه به مشکل پاسخ دهیم
- روش‌ها و فنون مختلفی که در حل مسئله استفاده می‌شوند
- چگونه برای یک موقعیت خاص بهترین پاسخ را پیدا کنیم
- چگونه پاسخ‌های جایگزین پیدا کنیم
- چگونه برنامه‌ای برای عمل طراحی کنیم
- چگونه نقشه‌ی خود را عملی کنیم
- چگونه موفقیت راه حل و برنامه را ارزیابی کنیم
مقدمه‌ای برای مراحل حل مسئله
به چه چیزی «مسئله» می‌گویند؟ یک مسئله موقعیتی است که در آن با دشواری و سرگشتگی مواجه می‌شویم. مسائل در شکل‌ها و ابعاد مختلفی ظاهر می‌شوند، برای مثال ممکن است:
- چیزی آن‌طور که باید کار نمی‌کند و شما نمی‌دانید چرا اینگونه است
- چیزی که شما به آن احتیاج دارید در دسترس نیست و باید جایگزینی برای آن پیدا کنید
- کارمندان در یک برنامه جدید اخلال ایجاد کرده‌اند
- بازار جنس شما را نمی‌خرد. چطور باید دوام بیاورید؟
- مشتریان شکایت می‌کنند. چطور باید به شکایت‌های آنها رسیدگی کنید؟
مسائل از کجا می‌آیند؟ مسائل از بسیاری از جنبه‌های انسان و ماشین یا از طبیعت ناشی می‌شوند. برخی مسائل را ما خودمان ایجاد می‌کنیم (برای مثال یک تصمیم عجولانه گرفته شده است و فرد نامناسبی برای یک شغل انتخاب شده است). برخی دیگر از مسائل توسط عواملی که در کنترل ما نیستند ایجاد می‌شوند (برای مثال انبار بر اثر اصابت رعد و برق آتش گرفته است).
مسائل، اموری طبیعی و بخشی از زندگی هر روزه‌ی ما هستند. برای اینکه از تنش و فشاری که این مشکلات ایجاد می‌کنند آسیب کمتری ببینیم، باید بیاموزیم چطور با آنها به شکلی عقلانی و منطقی کنار بیاییم.
اگر بپذیریم مسائل مرتبا و با دلایل مختلف و از منابع متعدد ایجاد می‌شوند آنگاه می‌توانیم:
یاد بگیریم که با علمی و بی‌طرفانه به مسئله نزدیک شویم، برخی از مسائل را پیش‌بینی کنیم و از بزرگ‌تر شدن برخی از آنها جلوگیری کنیم. برای انجام این موارد لازم است فرآیند حل مسئله را بیاموزید.
در اینجا ما شما را با روش‌های بنیادین حل مسئله آشنا می‌کنیم. این یک فرآیند گام به گام است و شما به راحتی می‌توانید آن را انجام دهید.
با دنبال کردن این راهنما، در نهایت می‌توانید استراتژی‌هایی برای خودتان طراحی کنید که با فرآیندهای این راهنما هماهنگ باشند.
توجه داشته باشید که این تحلیل گسترده‌ای از هنر حل مسئله نیست بلکه راهکاری عملی، نظام‌مند و ساده شده، اما اثربخش است. راه‌هایی برای نزدیک شدن به مسائل که زمان و اطلاعات محدود صاحبان کسب و کار و مدیران را در نظر گرفته است. علاوه بر این، برخی مسائل چنان پیچیده‌اند که برای حل آنها نیاز به کمک ویژه‌ی متخصصان این رشته است. در نتیجه توجه داشته باشید که حل برخی مسائل خارج از توان و مهارت یک فرد است.
۱. تشخیص مسئله
پیش از اینکه بخواهید یک مسئله را حل کنید، باید تشخیص دهید که چه مسئلهای وجود دارد. در اینجاست که رویکرد شما به حل مسئله اهمیت بسیار دارد. اجازه ندهید که مسائل شما را بترسانند. شما باید به شکلی عقلانی به مسئله نزدیک شوید و به خودتان یادآوری کنید که هر مسئلهای قابل حل است اگر درست با آن مواجه شوید و بررسی‌اش کنید.
ترس می‌تواند توانایی شما برای درست فکر کردن را کاهش دهد، اما اگر شما:
- از یک رویه قابل اجرا برای پیدا کردن راه حل استفاده کنید.
- این واقعیت را بپذیرید که نمی‌توانید همه چیز را پیش‌بینی کنید.
- این فرض را داشته باشید که راه حلی که انتخاب کرده‌اید بهترین انتخاب شما در آن لحظه بوده است.
- بپذیرید که شرایط ممکن است تغییر کند و راه حل شما شکست بخورد.
آنگاه شما می‌توانید به شکلی عقلانی وارد فرآیند حل مسئله شوید. باید به این مهارت مانند یک تمرین ذهنی نگاه کنید. زمانی که متوجه شدید مسئلهای وجود دارد، گام بعدی شما تشخیص مسئله است. نخست باید بفهمید مسئله چگونه ایجاد شده است. سوالات زیر را از خود بپرسید:
- آیا اشتباهی در کار پیش‌آمد؟
- آیا چیزی خراب شد؟
- آیا نتایج غیرمنتظره‌ای وجود داشت؟
- آیا چیزی وجود دارد که قبلا به درستی کار می‌کرده است و اکنون دیگر کار نمی‌کند؟
دوم، شما باید ماهیت مسئله را بشناسید:
- آیا مسئله‌ی افراد، عملیاتی یا تکنیکی است؟
- آیا مشکل از یک بخش، محصول یا سرویس خاص است؟
- آیا مسئله قابل لمس یا ناملموس است؟
- آیا مسئله داخلی و یا خارجی است؟
سوم، شما باید تشخیص دهید که مسئله چقدر جدی است. بر اساس میزان جدی بودن مسئله شما تصمیم می‌گیرید که فکری برای آن بکنید یا خیر. گاهی اوقات پس از بررسی دقیق مشخص می‌شود چیزی که شما آن را مسئله کوچکی می‌پنداشته‌اید، مسئله‌ی بسیار بزرگی بوده است. برای مشخص کردن میزان اهمیت مسئله سوالات زیر را از خود بپرسید:
- آیا عملیات را مختل می‌کند؟
- آیا فروش را کاهش می‌دهد؟
- آیا بین افراد، تعارض ایجاد می‌کند؟
- آیا چیزی است که هر روز اتفاق می‌افتد یا گه‌گاه چنین می‌شود؟
- آیا کارمندان را تحت تأثیر قرار می‌دهد و بهره‌وری‌شان را کاهش می‌دهد؟
- آیا چیزی عادی است یا غیرمعمول؟
- آیا اهداف شما را تحت تأثیر قرار می‌دهد؟ اگر جواب مثبت است کدام یک را؟
- آیا مشتریان، خرده‌فروشان یا کسی در بیرون را تحت تأثیر قرار می‌دهد؟
چهارم شما باید نوع مسئله را محدود کنید:
- آیا این مسئلهای است که در گذشته اتفاق افتاده است و در حال حاضر نگرانی اصلی این است که مطمئن شویم دیگر اتفاق نخواهد افتاد؟
- آیا این مسئلهای است که از گذشته موجود است و نگرانی اصلی حل کردن آن است؟
- آیا مسئلهای است که ممکن است در آینده اتفاق بیافتد و نگرانی اصلی این است که تدابیری اندیشیده شود تا در آینده مشکلی پیش نیاید؟
پاسخی که به پرسش‌های بالا می‌دهید به شما کمک می‌کند به درستی بر روی مسئله تمرکز کنید. شما تا زمانی که درک درستی از مسئله نداشته باشید نمی‌توانید راه حل موثری برای آن پیدا کنید. گاهی اوقات افراد زمان بسیار زیادی را صرف یافتن دلیل مشکل می‌کنند و در نهایت متوجه می‌شوند که مشکل واقعی چیز دیگری بوده است!
برای اینکه به درستی، مسئله و دلیل آن را پیدا کنید، باید قدری تحقیق کنید. برای این منظور ابتدا پرسش‌هایی را که قبلا آماده کرده‌اید فهرست کنید و تا جایی که می‌توانید اطلاعات جمع آوری کنید. اهمیت و فوریت مسئله را در ذهن داشته باشید و محدودیت زمانی خود را نیز در نظر بگیرید. سپس با افرادی که با این مسئله درگیر هستند مصاحبه کنید و پرسش‌های فهرستتان را از آنها بپرسید.
بعد از اینکه اطلاعات را جمع آوری و مرور کردید، شما درک درستی از مسئله و مهمترین عاملی که آن را به وجود آورده است خواهید داشت. در این مرحله شما می‌توانید با مشاهده بیشتر و انجام مصاحبه‌های دیگر، عوامل دیگری را نیز بررسی کنید. اکنون شما باید مسئله را تا جایی که ممکن است، خلاصه کنید. تمام عواملی که پیدا کرده‌اید و تمام حوزه‌هایی را که احتمال می‌دهید این مسئله آنها را تحت تأثیر قرار دهد فهرست کنید.
قبل از اینکه به دنبال راه حل بروید تحقیقات دیگری نیز وجود دارد که باید آنها را انجام دهید. موارد زیر را نیز در صورت امکان بررسی کنید:
- تا پیش از این برای مقابله با این مسئله چه اقدامی صورت گرفته است؟
- شرکت‌های دیگر چه‌کاری انجام داده‌اند؟
- برای حل مسئله به چه اطلاعاتی نیاز دارید؟
- از تجربیات پیشین چه درسی می‌توان گرفت؟
- مختصصان درباه این مسئله چه می‌گویند؟
۲. موانعی که در برابر حل مسئله وجود دارد
بسیاری از ما، خودمان مانعی بر سر راه حل مسئله هستیم. موانع زیادی وجود دارد که استفاده مؤثر از فنون حل مسئله را با دشواری مواجه می‌کند:
- عادت‌های قدیمی را کنار بگذارید
- برداشت خود را بررسی کنید
- بر ترس‌های خود غلبه کنید
- در فرضیات خود بازبینی کنید
- به مسئله نچسبید، سعی کنید با قدری فاصله به مسئله نگاه کنید
- حل مسئله را به تعویق نیندازید
- تمایل خود را برای رسیدن به راه حل سریع و عجولانه کنترل کنید
- از پاسخ‌های احساسی دوری کنید و همیشه تلاش کنید عقلانی به مسئله نگاه کنید
- بدانید که ماهیت مسئله ممکن است تغییر کند
- همه گام‌های فرآیند حل مسئله را به درستی رعایت کنید
در این مرحله شما آماده‌اید که فهم خود را از مسئله بررسی کنید. تا اینجا شما مسئله را تشخیص داده‌اید و آن را به چند حقیقت تجزیه کرده‌اید، مسئله را مشخص کرده‌اید، تحقیقات لازم را انجام داده‌اید و موانعی را که معمولا وجود دارد از سر راه برداشته‌اید. روی یک تخته بزرگ مسئله را بنویسید، تمام عوامل دخیل و حوزه‌هایی که تحت تأثیر قرار می‌گیرد و تاثیراتی که می‌گذارد را بیان کنید. برای اینکه فهم تصویری بهتری به دست آورید، می‌توانید به کمک یک نمودار، علت و معلول مسئله را مشخص کنید.
چیزی که کشیده‌اید یا نوشته‌اید را مطالعه کنید. کارمندان خود را خبر کنید و تحلیل خود را با آنها درمیان بگذارید. با توجه به بازخوردی که از آنها دریافت می‌کنید ممکن است تصمیم بگیرید در مسئله بازنگری کنید. زمانی که مطمئن شدید روابط علت و معلول مسئله را کاملا درک کرده‌اید، مسئله را به ساده‌ترین و کوتاه‌ترین شکل ممکن خلاصه کنید.
۳. چطور راه حل پیدا کنید
روش‌های زیادی برای پیدا کردن راه حل وجود دارد. در ادامه ۵ روش ذهنی را برای حل مسئله معرفی می‌کنیم؛ اما به شما توصیه می‌کنیم از برخی از آنها استفاده کنید. چهار روش اولی که معرفی می‌شوند ابتکاری هستند و با روش‌های سنتی فرق دارند و این امکان را به شما می‌دهند که به راه حل‌های تازه‌ای دست یابید. روش پنجم قدری معمولی و سر راست‌تر است.
۱. ربط دادن:
سه شیوه‌ی مختلف برای ارتباط دادن وجود دارد. این نوع فکر کردن بر اساس ربط دادن انجام می‌شود و می‌تواند شامل شباهت، تفاوت یا مجاورت باشد. برای مثال در روش مجاورت راه حل از چیزهایی که با مسئله‌ی ما نزدیکی، توالی و رابطه علت و معلول دارند، به دست می‌آید. این روش به این شکل انجام می‌شود: تا جایی که می‌توانید بخش‌های مختلف مسئله خود را فهرست کنید. سپس قدری وقت صرف این کنید که تمام کلمات و ایده‌هایی را که با چیزهایی که شما فهرست کرده‌اید، مجاورت، توالی یا رابطه‌ی علت و معلولی دارند، یادداشت کنید. برای مثال در یک ربط از نوع مجاورت می‌تواند به صورت «کار نابجا-میز به هم ریخته» (مجاورت)، «کار نابجا-شلوغی» (توالی)، «کار نابجا-خشمگین کردن مشتری» (رابطه علت و معلول) باشد.
تفکر ارتباطی ذهن شما را بیدار می‌کند و گزینه‌هایی را برای شما مطرح می‌کند که اگر مستقیم به مسئله فکر کنید ممکن است هرگز آنها را در نظر نگیرید. نتیجه‌ی تفکر ارتباطی می تواند این باشد که روابط دیگری که به مسئله‌ی شما مربوط می‌شود را کشف کنید و در نتیجه به راه حل بهتری برسید.
۲. قیاس:
این روش فکر کردن به شما کمک می‌کند از طریق مقایسه کردن راه حل مناسب را پیدا کنید. روش کار به این صورت است که شما جنبه‌های مختلف مسئله‌ی خود را با مسائل دیگری که می‌تواند شباهت داشته باشند یا نداشته باشند مقایسه کنید. یک قیاس ممکن است به این شکل اتفاق افتد: «کارمندان معمولا دیر سر کار خود می‌آیند، چگونه می‌توانم آنها را سر وقت به محل کار بیاورم؟ این مسئله برای من مثل این است که سربازها دیر برای جنگ آماده شوند. آیا ممکن است سربازها دیر به جنگ بیایند؟ چرا که نه؟» با مقایسه‌ی وضعیت کارمندان با وضعیت سربازها، شما ممکن است راهی پیدا کنید که بتوانید کارمندانتان را برای به موقع سر کار آمدن تشویق کنید.
۳. طوفان فکری:
طوفان فکری یعنی فکر کردن بر اساس تفکر آزاد و شجاعانه به هرچیزی که به ذهن می‌رسد. شما می‌توانید این کار را به تنهایی یا با گروهی از افراد انجام دهید. در اکثر مواقع گروهی از افراد که تجربییات و پس‌زمینه‌های متفاوتی دارند برای این کار بهتر هستند. فرآیند کار به این صورت است: مسئله برای گروه توضیح داده می‌شود و از آنها درخواست می‌شود که تمام ایده‌هایی که برای حل مسئله به ذهنشان می‌رسد بیان کنند، هر چند که ایده‌هایشان احمقانه و دور از دسترس به نظر برسد. تمام ایده‌ها در گروه بحث و بازبینی می‌شود و با تشخیص گروه به دور انداخته می‌شود یا بسط پیدا می‌کند. با توجه به تحلیل گروه و با توجه به جمع‌بندی گروه از اثرگذاری هر یک از ایده‌ها، بهترین ایده‌ها برای بررسی دقیق‌تر انتخاب می‌شوند. برای مثال گروه ممکن است تصمیم بگیرد تمام ایده‌هایی را که به دنبال افزایش فروش یا بهبود سود است، کنار بگذارند.
۴. شهود:
این شیوه‌ی فکر کردن مبتنی بر حدس و پیش‌بینی است و آن‌طور که بعضی فکر می‌کنند غیرعقلانی نیست. شهود و پیش‌بینی بر پایه‌ی محکمی از حقایق و تجربه بنا شده است که در جایی درون ناخودآگاه شما قرار دارد. تمام چیزهایی که شما به تجربه آموخته‌اید ممکن است شما را به این باور برساند که چیزی که هرگز تجربه نکرده‌اید ممکن است درست باشد. تا جایی که می‌توانید از شهود خود استفاده کنید اما آن را با توجه به واقعیتی که در آن قرار دارید بررسی کنید.
۵. تفکر تحلیلی:
این شیوه‌ی تفکر مبتنی بر تحلیل است. این روش سنتی‌ترین و منطقی‌ترین روش در میان همه‌ی روش‌ها است و از الگویی گام به گام پیروی می‌کند.
الف. هر یک از علت‌های مسئله را بیازمایید. سپس با توجه به دانش و تجربه‌تان برای هر علت راه حل‌های منطقی که به نظر می‌رسد می‌تواند مسئله را حل کند، بنویسید.
ب. راه حل‌هایی که به آنها رسیده‌اید را بررسی کنید و ببینید چطور می‌توانید به کمک آنها مسئله را حل کنید.
هر یک از این فنون را برای پیدا کردن راه حل به کار بگیرید و فهرستی از راه حل‌های ممکن تهیه کنید، حتی آنهایی که غیر معمول، بسیار ساده یا غیرممکن به نظر می‌رسند. این کار به شما کمک می‌کند مجموعه‌ای از ایده‌ها را داشته باشید که می تواند به بهترین راه حل منجر شود.
۴. بهترین راه حل‌ها را طبقه‌بندی کنید
به فهرست راه حل‌های خود رجوع کنید و آنهایی که آشکارا ناکارآمد هستند را از فهرست خارج کنید. این کار باعث می‌شود ایده‌های ناکارآمد تأثیری بر روی بقیه ایده‌ها نداشته باشند. به بیان دیگر بهترین ایده‌های شما به خاطر ایده‌های ناکارآمد، ممکن است مورد بازبینی قرار گیرند. برای بقیه‌ی ایده‌ها از روش تجزیه و تحلیل «میدان نیرو» استفاده کنید. در این روش، راه حل‌ها به آثار مثبت و منفی‌شان تجزیه می‌شوند. برای این کار هر یک از ایده‌ها را بر روی یک کاغذ به صورت جداگانه بنویسید. زیر هر راه حل یک خط عمودی از وسط کاغذ تا پایین بکشید. یک ستون را مزایا و دیگری را معایب نام‌گذاری کنید.
اکنون روش‌های فکری تحلیلی دیگری وارد بازی می‌شوند. جنبه‌های مختلف راه حل و تأثیر آن بر مسئله را تحلیل کنید و هر یک از مزایا و معایب آن را فهرست کنید.
یکی از روش‌هایی که به شما کمک می‌کند به مزایا و معایب راه حل، بهتر فکر کنید، بازی کردن هر راه حل است. چند نفر از کارمندان خود را صدا بزنید و راه حل‌ها را با آنها بازی کنید و واکنش آنها را جویا شوید. با توجه به چیزی که مشاهده می‌کنید و بازخوردی که از آنها می‌گیرید، دیدی بهتری از مزایا و معایب راه حل‌هایی که در نظر گرفته‌اید پیدا می‌کنید.
پس از اینکه این فرآیند را برای همه راه حل‌ها انجام دادید، آنهایی که بیشترین مزایا را دارند انتخاب کنید. در این مرحله تنها باید دو یا سه راه حل را انتخاب کنید. برای انتخاب مناسب‌ترین راه حل، آنها را با معیارهای زیر بسنجید:
- مقرون به صرفه بودن
- محدودیت‌های زمانی
- در دسترس بودن نیروی انسانی، اجناس و غیره
- شهود خودتان
پیش از اینکه راه حل را اجرایی کنید باید آن را ارزیابی کنید. سوالات زیر را از خود بپرسید:
- آیا اهدافِ راه حل، عقلانی، روشن و ساده هستند؟
- آیا این راه حل شما را به اهدافتان می‌رساند؟
- در چه شرایطی راه حل شما ممکن است شکست بخورد؟
۵. برنامه‌ی عمل
پیدا کردن راه حل به معنای حل شدن مسئله نیست. اکنون شما نیاز دارید که یک برنامه‌ی عمل طراحی کنید تا راه حل به درستی اجرا شود. طراحی کردن و اجرایی کردن برنامه‌ی عمل، به اندازه‌ی پیدا کردن راه حل اهمیت دارد. بهترین راه حل‌ها ممکن است به علت اینکه به درستی پیاده‌سازی نمی‌شوند، شکست بخورند. هنگامی که برنامه‌ی عمل را طراحی می‌کنید موارد زیر را در نظر بگیرید:
- چه کسانی در راه حل شما دخیل خواهند بود
- راه حل شما بر چه کسانی اثر خواهد گذاشت
- چه اعمالی انجام خواهد گرفت
- مجموعه‌ی اعمال چگونه به شرکت، کارمندان، مشتری‌ها، خرده‌فروشان و سایرین ارائه شود
- راه حل چه زمانی اجرا خواهد شد
- راه حل در کجا اجرا می‌شود
- راه حل چطور اجرا می‌شود
- برای اجرایی شدن راه حل چه چیزهایی نیاز است
یک نمودار برای برنامه‌ی عمل تهیه کنید که شامل جزئیات کامل اتفاقاتی که باید بیفتد، باشد تا مشخص شود که هر مرحله در چه زمانی باید اجرا شود. توجه داشته باشید که بهترین برنامه‌ها هم به علت شرایط ناخواسته‌ای که ممکن است پیش بیاید، مانند بیماری بعضی افراد کلیدی یا به موقع آماده نبودن مواد مصرفی، تغییر کرده و عقب و جلو می‌شوند. پس در نظر داشته باشید که زمان‌بندی شما ممکن است تغییر کند. راه حل‌ها و برنامه‌ی عمل باید انعطافپذیر باشند. انتظار این را داشته باشید که بعضی چیزها مورد بازبینی قرار بگیرند.
۶. ارزیابی برنامه‌ی عمل
پیش از اینکه برنامه‌ی عمل خود را اجرایی کنید، مطمئن شوید تا جایی که امکان داشته است تمام متغیرها را در نظر گرفته‌اید. پرسش‌های زیر را از خود بپرسید:
- آیا افراد کافی برای انجامش دارید؟
- آیا برنامه به اندازه کافی ساده شده است که افراد بدانند چه چیزی از آنها خواسته شده است و چطور باید برنامه را عملی کنند؟
- آیا باعث برآشفتگی هیچ یک از مدیران، کارمندان، خرده‌فروشان و غیره می‌شود؟
- آیا برنامه‌ی زمان‌بندی، واقع‌بینانه و قابل دستیابی است؟
- آیا شرایط ویژه‌ای وجود دارد که از قلم افتاده باشد؟
- به چه کسانی باید اطلاع‌رسانی شود؟
- چه کسانی باید درگیر شوند؟
- چه کسی باید مسئولیت هر مرحله را بر عهده بگیرد؟
- آیا برنامه‌ی عمل مقرون به صرفه است؟
- آیا برنامه بخش روابط عمومی دارد؟
۷. موانعی که ممکن است در مراحل حل مسئله با آنها روبرو شوید
هنگامی که می‌خواهید برنامه‌ی عملتان را اجرایی کنید موانعی وجود دارد که ممکن است با آنها روبه‌رو شوید. بنابراین توصیه می‌شود راه‌هایی برای مقابله با آنها در نظر بگیرید. موانع نباید مانع از دستیابی شما به اهدافتان شوند. برخی موانع که باید مراقب آنها باشید عبارتند از:
- به موقع حاضر نبودن مواد اولیه یا ابزار مورد نیاز
- شرایط دیگری که ممکن است ایجاد شود و توجه شما به این مشکلات را بی‌اثر کند
- به تعویق افتادن
- جنگ قدرت میان مدیران یا کارمندان
- مقاومت در برابر تغییر که یکی از ویژگی‌های انسان است
مقاومت در برابر تغییر و پذیرش شرایط جدید در شرکت، معمولا بزرگ‌ترین مانع است. بهترین روش برای از سر راه برداشتن این مانع، قرار دادن بخش روابط عمومی در برنامه‌ی عمل است. پرسش کلیدی‌ای که باید از خودتان بپرسید این است که «چطور باید افرادم را مجاب کنم که از راه حل حمایت و آن‌را اجرایی کنند؟» برخی روش‌ها برای انجام این کار عبارتند از:
- تا جایی که می‌توانید مدیران و کارمندان مختلف را در فرآیند حل مسئله درگیر کنید.
- راه حل خود را با استفاده از یادداشت، خبرنامه و پوستر برای کارمندان تبلیغ کنید و مزایا و معایب راه حل را برای آنها توضیح دهید و برای آنها اثبات کنید که راه حل شما از وضعیت کنونی که در آن قرار دارید بهتر خواهد بود.
- یک برنامه‌ی زمانی ترتیب دهید که بر اساس آن گروه‌های مختلف کارمندان می‌توانند با راه‌حل آشنا شوند و پس از آن بازخورد آنها را بپرسید.
- اگر لازم می‌دانید یک برنامه آموزشی ترتیب بدهید، درنتیجه مدیران و کارمندان احساس می‌کنند برای اجرا کردن راه حل توانایی لازم را دارند.
- مدیران اصلی که قادرند اثر خوبی روی دیگران بگذارند را درگیر کار کنید.
برای موفقیت در یک کمپین روابط عمومی، اثر بخش‌ترین کار این است که تا جایی که می‌توانیم افرادی را که تحت تأثیر مسئله قرار دارند، درگیر کار کنیم. به این ترتیب آنها مسئله را بهتر درک می‌کنند و متوجه می‌شوند چرا راه حل شما بهترین راه حل است. در نتیجه آنها نه تنها علاقه‌ی بیشتری به حمایت کردن از راه حل شما خواهند داشت، بلکه برای موفقیت راه حل شما تلاش نیز خواهند کرد. بیشتر وقت‌ها علت ناکامی راه حلی که انتخاب می‌کنیم این است که کارمندان در آن خرابکاری می‌کنند، نه به این علت که راه حل نامناسبی انتخاب شده است. کارمندان ممکن است در مقابل تغییر مقاومت کنند، مخصوصا اگر احساس خطر کنند. درگیر کردن کارمندان کمک می‌کند ترس آنها فرو بریزد.
۸. اجرای آزمایشی راه حل و یا برنامه‌ی عمل
قبل از اینکه برنامه عمل را به‌طور کامل اجرایی کنید، باید گروه کوچکی از کارمندان و مدیران را انتخاب کنید و راه حل را در محیط کار بازی کنید. هنگامی که گروه در حال اجرای راه حل است آن را مشاهده کنید و نکات زیر را یادداشت کنید:
- چگونه راه حل را اجرا می‌کنند
- واکنش آنها به راه حل
- فهمی که از راه حل دارند
- کارایی ابزاری که برای انجام دادن راه حل به کار می‌برند
- مقاومت آنها در برابر راه حل و تمایلشان برای بازگشت به رفتار پیشین
بر اساس آنچه مشاهده می‌کنید، ممکن است لازم باشد تغییراتی در برنامه ایجاد کنید.
۹. مراحلی که برای موفقیت لازم است
برای اینکه از موفقیت راه حل و برنامه‌ی عمل مطمئن شوید، موارد زیر را در نظر داشته باشید:
- ابتدا کارمندان خود را به خوبی آماده کنید
- پیش از اجرا، آموزش‌های لازم را به کارمندانتان بدهید
- پیش از آغاز کار، ابزار و مواد اولیه لازم را تهیه کنید
- اگر لازم است، کارمندان جدید استخدام کنید
- در همه‌ی ملاقات‌ها از حضور روابط عمومی استفاده کنید
- اثرات هر مرحله از راه حل را ارزیابی کنید و تغییرات لازم را برای تطبیق هرچه بیشتر اعمال کنید
- همیشه انعطافپذیر بمانید و ذهنی باز داشته باشید
موفقیت راه حل خود را ارزیابی کنید
پس از اینکه مراحل حل مسئله را اجرایی نمودید، از خود بپرسید: آیا اهدافی که دنبال می‌کردید محقق شدند؟ این اهداف چقدر خوب محقق شدند؟ و آیا راه حل شما به خوبی کار کرد؟ برای اینکه درک خودتان از نتایج را بررسی کنید، تا جایی که ممکن است از مدیران و کارمندانتان بازخورد بگیرید. چیزی که در نظر شما ممکن است به خوبی کار کرده باشد، ممکن است در نظر دیگران خوب نباشد. همیشه به یاد داشته باشید که کارمندانتان باارزش‌ترین ابزاری هستند که شما برای اجرای موفق راه حل‌هایتان در اختیار دارید.
