همه‌ی افراد گاهی دچار انواع اهمال‌کاری می‌شوند. همیشه چیزی جذاب‌تر از کاری که باید انجام دهند وجود دارد. اغلب فکر می‌کنیم که اهمال‌کاری اشکالی ندارد، زیرا مهلت انجام کار بزرگ‌ترین مشوقمان برای انجام دادن کار است و ما هنگامی که مهلت پایان کار داریم تمام سعیمان را انجام می‌دهیم که کار را تمام کنیم. ما حتی ممکن است هنگامی که قربانی انواع اهمال‌کاری می‌شویم با آن به صورت طنزآمیز برخورد کنیم.
اهمال‌کاری به معنای به تاخیر یا به تعویق انداختن یک کار فوری است و انواع اهمال‌کاری می‌توانند آسیب جدی‌ای به بهره‌وری وارد کنند.
مطالعه‌ای که در سال ۲۰۱۵ انجام شد نشان داد که به صورت میانگین یک فرد بیش از ۵۵ روز را در هر سال اهمال‌کاری کرده و ۲۱۸ دقیقه را در هر روز صرف انجام کارهای غیر مهم می‌کند.
ما باید با ریشه و هسته‌ی انواع اهمال‌کاری مبارزه کنیم و در صورتی که آگاهی بیشتری نسبت به خودمان و این عادت بد که اهمال‌کاری نامیده می‌شود داشته باشیم می‌توانیم به این مهم دست پیدا کنیم. تنها پس از این می‌توانیم در رسیدن به اهدافمان موفق باشیم.
در این مطلب به معرفی انواع اهمال‌کاری پرداخته‌ایم که بر اساس آن‌ها می‌توانید تشخیص دهید شما به کدام نوع مبتلا هستید؟
مدل اول: کمال‌گرایی
افراد کمال‌گرا کسانی هستند که توجه بسیار زیادی به جزئیات کوچک دارند. یک فرد کمال‌گرا از آغاز یک کار می‌ترسد زیرا نگران این موضوع است که بتواند همه‌ی جزئیات آن را درست انجام دهد. او همچنین به دلیل اینکه از حرکت کردن خیلی می‌ترسد در فرایند به دام می‌افتد حتی هنگامی که کار را آغاز کرده باشد.
توصیه به کمال‌گرایان
به جای اینکه اجازه بدهید وسواسی که در رابطه با جزئیات دارید کل زمان را از شما بگیرد درباره‌ی هدف کارهایتان شفاف باشید و یک محدوده‌ی زمانی برای هر کدام از کارها در نظر بگیرید تا از پس این مدل اهمال‌کاری بربیایید. این کار شما را مجبور می‌کند متمرکز بمانید و کار خود را در همان محدوده‌ی زمانی تمام کنید.
به عنوان مثال: در صورتی که می‌خواهید یک گزارش بنویسید، در ابتدا در رابطه با هدفی که از نوشتن گزارش دارید شفاف باشید.
در صورتی که هدف از نوشتن گزارش ارائه‌ی تغییرات داده در طول چند ماه گذشته است سعی نکنید از جملات خیلی زیبا و کلماتی که به جزئیات ظریف مربوط می‌شوند استفاده کنید بلکه به جای آن بیشتر روی شکل‌ها و نمودارها تمرکز کنید. مطمئن باشید که هدف دست یافتنی است و نیازی به کار کردن روی چیزهایی که کمکی به رسیدن به هدف نمی‌کنند وجود ندارد.
مدل دوم: رویا پردازی
رویاپرداز کسی است که از برنامه‌ریزی ایدئال بیشتر از اقدام کردن لذت می‌برد. رویاپردازان بسیار خلاق هستند اما به پایان رساندن کار برایشان دشوار است.
توصیه به رویاپردازان
برای جلوگیری از اینکه این نوع اهمال‌کاری با تخیل بی پایان مانع از عمل‌گرایی‌تان شود سعی کنید اهداف مشخص و قابل دستیابی برای هر روزتان تعیین کنید. یک هدف را مشخص کرده و آن را به کارهای کوچکی که می‌توانید در حال حاضر انجام دهید بشکنید. به عنوان مثال در صورتی که رویای زود بیدار شدن دارید یک هدف مشخص تعیین کنید به عنوان مثال: «در عرض سه هفته من هر روز ساعت شش و نیم صبح بیدار می‌شوم».
سپس این هدف را به کارهای کوچک‌تر بشکنید:
- از امشب به بعد قبل از ساعت یازده شب بخوابید.
- برای زمان خوابیدنتان زنگ هشدار دهنده تنظیم کنید.
- ساعت دورهمی‌های دوستانه‌ی خود را به ساعتی زودتر منتقل کنید تا بتوانید زود بخوابید.
- برای هفته‌ی اول هر روز ساعت هفت و نیم بیدار شوید حتی در روزهای غیر کاری.
- در روزهای آخر هفته به اسختر یا دو بروید.
همچنین باید بازتابی از پیشرفت خود در حین کار کردن داشته باشید. ورودی و خروجی خود را برای هر کار دنبال کنید در این صورت به سادگی می‌توانید بگویید کدام کارها مهم و کدام یک فقط هدر دادن زمان هستند. این کار می‌تواند به تمرکز بر انجام کارهایی که نتایج مثبتی به همراه دارند کمک کرده و بهره‌وری را افزایش دهد.
مدل سوم: اجتناب کردن
افرادی که همیشه نگران هستند از پذیرفتن کارهایی که فکر می‌کنند نمی‌توانند آن‌ها را مدیریت کنند می‌ترسند. آن‌ها هنگام ارتکاب اشتباه بیشتر از به تعویق افتادن کار از قضاوت دیگران می‌ترسند.
توصیه به اجتناب‌کنندگان
البته که بررسی کردن ایمیل‌ها وسوسه کننده است اما پاسخ دادن به ایمیل‌ها را نخستین کار در لیست کارهایی که باید انجام دهید قرار ندهید. اغلب مواقع ایمیل‌ها مهم نیستند اما زمان و انرژی ذهنیتان را پیش از انجام هر کار دیگری می‌گیرند. به جای آن برای مدیریت این نوع اهمال‌کاری سعی کنید در ابتدا روی بدترین و سخت‌ترین کارها تمرکز کنید. سعی کنید صبح روی کاری که از همه دشوارتر است کار کنید. این کار باعث می‌شود احساس کنید دستاوردی داشته‌اید و نیروی شتاب دهنده‌ای به شما می‌دهد که بتوانید بقیه‌ی طول روز هم اثر بخش باشید.
سعی کنید کارهایتان را به کارهای کوچک‌تر بشکنید. مقدار زمان و انرژی‌ای که برای یک کار لازم است را بدانید و محاسبات واقع‌بینانه انجام دهید. به عنوان مثال به نظر می‌رسد یک گزارش ۲۰۰۰ کلمه‌ای به زمان و تلاش زیادی نیاز دارد و تلاش برای انجام آن ترسناک به نظر می‌رسد. اما آیا راهی برای شکستن آن به قسمت‌های کوچک‌تر وجود دارد تا کمتر ترسناک به نظر برسد؟
به عنوان مثال می‌توانید کارهای زیر را انجام دهید:
- نوشتن مقدمه؛ حدود ۱۰۰ کلمه (۱۵ دقیقه)
- نوشتن فهرست (۵ دقیقه)
- نوشتن گزارش درباره‌ی وضعیت مالی؛ یک نموارد با ۱۰ کلمه که آن را توصیف کنند (۲۰ دقیقه)
- مورد مطالعه؛ ۳ نمونه بر اساس مدل کسب و کار جدید با حدود ۴۰۰ کلمه برای هر کدام (حدود ۴۰ دقیقه هر کدام)
- نتیجه‌گیری؛ حدود ۸۰۰ کلمه (۳۰ دقیقه)
مدل چهارم: بحران ساختن
فرد بحران‌ساز از روی عمد کارها را تا لحظه‌ی آخر به تعویق می‌اندازد. برای این مدل افراد مهلت‌ها (بحران‌ها) جذاب بوده و بر این باور هستند که هنگامی که تحت فشار باشند عملکرد بهتری دارند. همین مساله باعث می‌شود مدیریت زمان ضعیفی داشته باشند.
توصیه به افراد بحران‌ساز
اینکه در اجبار کار را بهتر انجام می‌دهید فقط یک توهم است زیرا پس از آن هیچ زمان و فرصتی برای بررسی و بازبینی کار نخواهید داشت. اگر همیشه کار را تا لحظه‌ی آخر به تعویق می‌اندازید سعی کنید از تکنیک پومودورو استفاده کنید. این تکنیک بر کار کردن در فواصل کوتاه و متمرکز و سپس استراحتی کوتاه برای بازیابی انرژی به منظور شروع دوباره تاکید دارد.
به عنوان مثال از یک تایمر استفاده کرده و کار پیچیده‌ی خود را به جلسات کوچک و قابل مدیریت تقسیم کنید. بین جلسات کوچک به خودتان برای بازیابی انرژی استراحت بدهید.
هنگامی که به ذهنتان به صورت منظم استراحت می‌دهید با افزایش انرژی ذهن عملکردتان بهبود پیدا خواهد کرد و در نتیجه کامل کردن سریع‌تر کارها به شما اجازه می‌دهد زمان بیشتری برای بررسی کار و بهبود آن داشته باشید.
مدل پنجم: گرفتاری و مشغله‌ی زیاد
افرادی که دچار این مدل اهمال‌کاری هستند بسیار وسواسی و سخت‌گیر می‌باشند. آن‌ها در اولویت‌بندی کارهایشان مشکل دارند زیرا یا کارهای بسیار زیادی برای انجام دارند یا از کار کردن روی کاری که به نظرشان ارزش تلاششان را ندارد اجتناب می‌کنند. آن‌ها نمی‌دانند چگونه کاری که برایشان بهترین است را انتخاب کنند و به سادگی هرگونه تصمیم‌گیری‌ای را به تاخیر می‌اندازند.
توصیه به اهمال‌کاران پر مشغله
شما باید هنگام مواجهه با این مدل اهمال‌کاری اولویت‌هایتان را به صورت مستقیم مشخص کنید. کارهای مهم باید اولویت بالاتری نسبت به کارهای فوری داشته باشند زیرا کارهای فوری الزاما مهم نیستند. شما زمان و انرژی زیادی دارید و نمی‌خواهید آن‌ها را برای کارهایی که مهم نیستند صرف کنید. هدف کارهایتان و نتایجی که از آن‌ها انتظار دارید را مشخص کنید. کارهای مهم آن‌هایی هستند که در دراز مدت ارزش ایجاد می‌کنند.
پاسخ دادن به ایمیلی با محتوای «لطفا در سریع‌ترین زمان ممکن به من پاسخ بده» فوری به نظر می‌رسد، اما پیش از آنکه به این ایمیل پاسخ دهید به میزان اهمیت آن در مقایسه با سایر کارها فکر کنید.
به عنوان مثال فکر کنید ایمیل توسط یک مشتری درباره‌ی پیشرفت پروژه ارسال شده است و او از شما می‌خواهد در سریع‌ترین زمان ممکن به او پاسخ دهید. در همان زمان شما کار دیگری دارید که باید مشکل پشتیبانی و آماده‌سازی که روی همه‌ی پروژه‌ای که در دستتان است تاثیر گذاشته را مدیریت کنید. کدام یک را باید اول مدیریت کنید؟
هزینه‌ی زمانی برای پاسخ دادن به ایمیل کم است اما سود آن هم خیلی پایین است زیرا تنها به درخواست یک مشتری پاسخ داده‌اید. رفع مشکل پشتیبانی احتمالا به زمان بیشتری نیاز دارد، اما ارزش بیشتری هم دارد؛ زیرا با رفع این مشکل همه‌ی پروژه‌ای که در دستتان است را نجات می‌دهید و به کل شرکت سود می‌رسانید.
در پایان
با خواندن این مطلب و آشنایی با انواع اهمال‌کاری احتمالا متوجه شده‌اید که افراد اهمال‌کار باید طرز فکر خود را تغییر دهند. افراد به دلیل ترس کار خود را به تاخیر می‌اندازند. به همین دلیل اصلاح نگرش می‌تواند به متوقف کردن اهمال‌کاری کمک کند. به نظر می‌رسد تغییر ذهنیت کار زیادی ببرد اما با انجام کارهای کوچک در هر روز به چگونگی انجام کارها از تعیین اهداف تا شکستن کارها و ارزیابی ارزش هر کار عادت خواهید کرد.
منبع: Lifehack
