تفکیک در لغت به‌معنای باز کردن و رها کردن است، ولی در این بحث و در اصطلاح حقوق ثبت، جهت مشخص شدن معنی دقیق آن و فرق آن با افراز و تقسیم در ذیل به توضیح همه‌ی موارد می‌پردازیم. و بعد از آن خواهیم دید که صورت مجلس تفکیکی چیست و چه کاربردی دارد.
تفکیک ملک
تفکیک ملک عبارت است از تقسیم مال غیرمنقول (خانه، زمین و به‌طور کلی هر مالی که قابل نقل و انتقال نباشد) به قطعات کوچک‌تر. (برای مثال زمانی که مالک یا مالکان بخواهند یک قطعه زمین به‌مساحت ده هزار متر را به قطعات دویست متری تقسیم کنند، درواقع اقدام به تفکیک ملک کرده‌اند.)
افراز مال مشاع
افراز مال مشاع عبارت است از تقسیم مال غیرمنقول مشاعی بین شرکا به‌نسبت سهم هر کدام از آنها. به‌عبارت دیگر زمانی که مالی بین چند نفر به‌صورت مشاعی (شراکت) باشد، جدا کردن و مشخص کردن سهم هر کدام از شرکا از یکدیگر را افراز می‌گویند.
تقسیم مال اعم از تفکیک و افراز است و تنها اموال غیرمنقول را شامل نمی‌شود. به‌عنوان مثال تقسیم ترکه (یعنی اموال و دارایی متوفی) مابین ورثه.
تفاوت افراز و تفکیک
- در افراز حتما باید ملک به‌صورت مشاعی باشد، ولی در تفکیک حتی زمانی که مالک یک نفر باشد، می‌تواند اقدام به تفکیک و تقسیم ملک خود کند.
- اگر ملک مشاعی تفکیک شود، اشتراک آن باقی می‌ماند؛ اما در افراز ملک از حالت اشاعه خارج و سهم هر شریک مشخص و جدا می‌شود. (زیرا تا قبل از افراز هر یک از شرکا در جزء‌جزء مال سهم مشترکی دارند.)
- مبنای افراز ملک مشاعی براساس سهم شرکا در مالکیت است. (برای مثال در یک ملک یکی از شرکا مالک دو دانگ و دیگری چهار دانگ است؛ که در این صورت افراز با توجه به سهام تقسیم می‌شود، نه به‌صورت مساوی)، ولی در تفکیک، مبنا بر آن است که فروش قطعات آسان‌تر صورت پذیرد.
- در صورت اختلاف بین شرکا در افراز ممکن است تعیین تکلیف نهایی با دادگاه باشد، ولی چون در تفکیک جدا کردن سهم مالکان مطرح نیست، همواره در صلاحیت ادارهی ثبت است.
مراحل و مرجع تنظیم صورت مجلس تفکیکی
طبق ماده‌ی ۱۵۰ قانون ثبت: «هر گاه مالک یا قائم‌مقام او تقاضای تفکیک ملکی را داشت، این تقاضا به ادارهی ثبت ارسال می‌گردد و در تقاضانامه باید ارزش مورد تفکیک براساس ارزش معاملاتی روز تعیین شود و هزینه تفکیکی از طرف ذی‌نفع براساس مبلغ مزبور قبلا پرداخت گردد. مبنای وصول هزینه‌ی تفکیک، ارزش معاملاتی روز خواهد بود؛ هر چند بهای معامله بیش از ارزش معاملاتی روز باشد.»
بنابراین با توجه به ماده‌ی ذکرشده، ابتدا متقاضی تفکیک ملک در محدوده‌ی شهر، جهت دریافت نقشه‌ی تفکیکی به شهرداری منطقه مربوط به ملک مراجعه و تقاضای خود را اعلام می‌کند. در این صورت شهرداری موظف به ارائه و تسلیم نقشه‌ی مزبور به متقاضی است، زیرا ادارات ثبت در زمان دریافت تقاضای تفکیک از سوی مالکان، تفکیک را براساس نقشه‌ای که قبلا به‌تأیید شهرداری رسیده انجام می‌دهند. (در روستاها وزارت مسکن و شهرداری موظف است از طرف روستاییان نقشه‌ی تفکیکی وضع موجود روستا را تهیه و به ادارهی ثبت اسناد ارسال کند که به‌تأیید مراجع دیگری نیاز نیست) پس از دریافت نقشه از شهرداری، متقاضی با مراجعه و ارائه‌ی نقشه مزبور به دفتر اسناد رسمی، از ادارهی ثبت تقاضای استعلام برای تفکیک پلاک خود می‌کند.
پس از وصول استعلام، رئیس ادارهی ثبت جهت آگاهی از بازداشت‌نبودن ملک مزبور، موضوع را به متصدی دفتر املاک ارجاع می‌دهد و پس از صدور گواهی بازداشت‌نبودن، به دستور رئیس ثبت، نماینده و نقشه‌بردار ثبت جهت تأیید نقشه، محل موردنظر را می‌بینند تا مغایرتی بین نقشه‌ی موجود در شهرداری و سند مالکیت وجود نداشته باشد که در این خصوص گواهی مغایر نبودن و عدم تجاوز ملک به املاک مجاور صادر می‌گردد. لازم به ذکر است که صدور این گواهی منوط به طی مراحل تحدید حدود است که در این راستا ادارهی ثبت محدوده‌ی ملک موردنظر آگهی‌ای منتشر می‌کند. هدف از این کار این است که مالکان جهت اعلام تقاضای ثبت ملک خود ظرف مهلت معین مراجعه کنند و هدف از این تحدید، تشخیص کیفیت حدود و مشخصات مالک و حقوق ارتفاقی آن و درواقع ثبت ملک است.
پس از طی مراحل فوق، نماینده‌ی ثبت، صورت مجلس تفکیکی را تنظیم می‌کند که پس از پرداخت هزینه‌های قانونی و صدور آن، نسخه‌ای از آن را به دفترخانه‌ی مربوط ارسال می‌کند. البته لازم به ذکر است که صورت مجلس تفکیکی باید در دفتر املاک به‌ثبت برسد و برای آن سند رسمی تنظیم شود؛ در غیر این صورت مالک یا مالکان تا قبل از ثبت می‌توانند ابطال آن را درخواست کنند.
ممکن است طی مراحل تنظیم صورت مجلس تفکیکی اشتباهی رخ دهد؛ در این صورت در بند 6 ماده‌ی 25 قانون ثبت آمده است: «رسیدگی و رفع اشتباهی که در عملیات تفکیکی رخ دهد و منتج به انتقال رسمی یا ثبت دفتر املاک شود با هیئت نظارت است؛ مشروط به اینکه رفع اشتباه مزبور خللی به حق کسی نرساند.» رسیدگی در هیئت نظارت انجام می‌شود؛ البته مشروط به اینکه به حقوق اشخاص ثالث تجاوز و خللی وارد نگردد، چراکه در این صورت از صلاحیت هیئت نظارت خارج می‌شود.
تفکیک آپارتمان‌ها
درمورد تفکیک آپارتمان یا چند ساختمان که به‌صورت مجزا در یک قطعه زمین احداث گردیده، چنانچه طبق گواهی پایان کار، دارای مشترکات (از قبیل انباری، راهروها، مرکز حرارتی و برودتی و…) باشند و یا اینکه شهرداری در گواهی‌های صادره، عرصه را تفکیک‌پذیر نداند، ادارات ثبت باید فقط نسبت به تفکیک اعیان این ساختمان‌ها با رعایت ضوابط مقرر در قانون تملک آپارتمان‌ها اقدام کنند و در مواردی که این قبیل ساختمان‌ها براساس گواهی پایان کار دارای مشترکات نباشند، ادارات ثبت نسبت به تفکیک عرصه و اعیان اقدام خواهند کرد.
کاربرد صورت مجلس تفکیکی
بنابراین تفکیک املاک به ۳ جهت انجام می‌شود:
۱. فروش قطعات تفکیکی ملک
پس از طی مراحلی که در بالا توضیح داده شد، رونوشتی از صورت مجلس تفکیکی به دفتر اسناد رسمی مربوط ارسال می‌گردد. لذا متقاضی (مالک) با مراجعه به دفترخانه، تقاضای انتقال قطعات می‌کند؛ سردفتر ضمن ثبت در دفتر انتقالات سند مالکیت، خلاصه و گزارشی از آن را به ادارهی ثبت ارسال می‌کند تا خریدار سند مالکیت را دریافت کند.
۲. صدور اسناد مالکیت برای قطعات تفکیکی
به‌موجب ماده‌ی 106 آیین‌نامه‌ی قانون ثبت «… درصورتی‌که املاک بعد از ثبت در دفتر املاک به قطعات مفروز (جداجدا) یا آپارتمان تفکیک شود، در صورت درخواست مالک یا مالکان ادارهی ثبت مطابق صورت مجلس تفکیکی یکی از قطعات را در زیر ثبت ملک و بقیه را در صفحه یا صفحات دفتر جاری یا دفتر متمم ثبت کرده و یا ابطال سند مالکیت اولیه درمورد هر یک از قطعات مفروز یا آپارتمان‌ها، سند مالکیت تفکیکی و جداگانه صادر خواهد شد.»
۳. تنظیم تقسیم‌نامه بین مالکان مشاعی
تقسیم‌نامه که به‌عبارتی نوعی صلح بین شرکا است، زمانی انجام می‌شود که ملکی به‌صورت مشاعی باشد. در این مورد پس از انجام تفکیک، تقسیم‌نامه‌ای براساس صورت مجلس تفکیکی، قطعه‌ای مفروزی برای هر مالک مشاعی تنظیم می‌شود و ادارهی ثبت اسناد به‌موجب همین تقسیم‌نامه برای هر قطعه سند مالکیت صادر خواهد کرد و این‌گونه ملک از شراکت خارج می شود. ازآنجایی‌که تقسیم‌نامه با توجه به توافق شرکا است، اگر پس از تفکیک، شرکا درمورد تقسیم‌نامه نتوانند یکدیگر را راضی کنند، تفکیک کاری بیهوده است و باید ازطریق افراز اقدام به جداسازی ملک خود کنند.
