پیش از آنکه به ذکر شرایط سردفتری بپردازیم، در همین اول باید بگوییم که هر چند با دیدن و شنیدن نام سردفتری فقط سردفتر اسناد رسمی به ذهن متبادر می‌شود، ولی سه نوع سردفتر داریم: سردفتر اسناد رسمی، سردفتر ازدواج و سردفتر طلاق. در ابتدا باید دفترخانه‌ی اسناد رسمی را بشناسیم. طبق قانون «دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران» مصوبِ ۱۳۵۴/۴/۲۵، دفترخانه‌ی اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین مربوط تشکیل می‌شود. اداره‌ی امور دفترخانه‌ی اسناد رسمی به‌عهده‌ی سردفتر است. ما در این مقاله شرایط سردفتری اسناد رسمی و دفتریاری را بررسی و تشریح خواهیم کرد.
انتخاب سردفتر اسناد رسمی
مادهی ۶ قانون دفاتر اسناد رسمی مقرر می‌کند که افراد ذیل را می‌توان به‌عنوان سردفتردار انتخاب کرد:
- اشخاصی که دارای لیسانس حقوق در رشته‌ی قضایی یا از دانشکده الهیات و معارف اسلامی دانشگاه تهران باشند. (نام این دانشکده پیشتر دانشگاه منقول و معقول بوده است.)
- کسانی که دارای دو سال سابقه‌ی خدمات قضایی یا وکالت پایه یک دادگستری باشند.
- سایر افراد دارای لیسانس به‌شرط داشتن سه سال سابقه‌ی دفتریاری.
- اشخاصی که از مراجع مسلم دارای تصدیق اجتهاد (طبق آیین‌نامه‌ای که به‌تصویب وزارت دادگستری می‌رسد) باشند.
- دفتریارانی که دارای گواهی قبولی امتحان مخصوص سردفتری و دفتریاری موضوع بند سوم مادهی ۱۰ قانون دفتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۶باشند؛ به‌شرط داشتن پنج سال سابقه‌ی دفتریاری.
- دفتریارانی که دیپلم کامل متوسطه داشته باشند؛ به‌شرط داشتن هفت سال سابقه‌ی دفتریاری اول.
- دفتریاران اول که در تاریخ تصویب این قانون شاغل بوده و ۱۵ سال سابقه‌ی دفتریاری اعم از متناوب و مستمر داشته باشند.
هرچند مادهی مذکور به‌نحو ایجابی مقر می‌کند که چه کسانی را می‌توان به‌عنوان سردفتر انتخاب کرد، در مواد بعدی قانون مذکور یعنی مواد ۱۱، ۱۲، ۱۵ شرایطی برای سن و نیز افرادی که نمی‌توانند به‌عنوان سردفتر انتخاب شوند، قید کرده است.
شرایط سردفتری در دفاتر اسناد رسمی
در مجموع با توجه به مواد قانونی مذکور شرایط سردفتری به شرح ذیل است:
- تابعیت جمهوری اسلامی ایران؛
- التزام عملی به قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران؛
- داشتن کارت پایان خدمت نظام وظیفه‌ی عمومی یا معافیت دائم از خدمت سربازی در زمان ثبت‌نام آزمون (برای آقایان)؛
- نداشتن سابقه‌ی محکومیت و سوءپیشینه که موجب محرومیت از حقوق اجتماعی باشد؛
- نداشتن محکومیت انفصال دائم از خدمات دولتی یا قضائی یا وکالت دادگستری یا محکومیت انفصال موقت از خدمات مذکور در مدت انفصال یا تعلیق؛
- داوطلبان باید به‌تشخیص پزشکی قانونی از سلامتی، تندرستی و توانایی‌های جسمی متناسب و لازم برای انجام امور سردفتری برخوردار بوده و به هیچ‌یک از انواع موادمخدر اعتیاد نداشته باشند؛
- مطابق مادهی ۱۵ قانون دفاتر اسناد رسمی متقاضیان نباید به شغل قضاوت، وکالت دادگستری، عضویت در مؤسسه‌ی دولتی و وابسته به دولت و شهرداری‌ها، عضویت در هیئت‌مدیره و مدیریت عامل شرکت‌های تجاری و بانک‌ها یا مؤسسات بیمه و مؤسسات دولتی و یا وابسته به دولت اشتغال داشته باشند؛
- حدنصاب سنی: سن سردفتران در بدو اشتغال نباید کمتر از بیست‌وچهار و بیشتر از پنجاه سال و سن دفتریاران نباید کمتر از بیست سال و بیشتر از پنجاه سال باشد.
- افراد دارای مدرک کارشناسی و بالاتر حقوق قضائی، علوم ثبتی، حقوق ثبت اسناد و املاک، حقوق سردفتری اسناد رسمی، منقول از دانشکده الهیات یا کارشناسی و بالاتر در رشته‌ی الهیات و معارف اسلامی با گرایش فقه و مبانی حقوق اسلامی از دانشگاه‌ها و مراکز آموزش عالی معتبر موردتائید وزارت علوم، تحقیقات و فناوری. (تذکرمهم: افراد دارای مدرک تحصیلی معادل، مجاز به ثبت‌نام و شرکت در آزمون نیستند.)
- داشتن مدرک کارشناسی کلیه‌ی رشته‌ها با سه سال تمام سابقه دفتریاری؛
- دفتریاران اول با مدرک تحصیلی دیپلم کامل متوسطه، به‌شرط داشتن هفت سال سابقه‌ی دفتریاری اول؛
- داشتن مدرک تحصیلی حوزوی حداقل سطح دو و بالاتر از حوزه‌های مدیریت علمیه‌ی قم، اصفهان و خراسان رضوی (برای طلاب شیعه) و یا دانشکده الهیات و معارف اسلامی دانشگاه تهران و شورای برنامه‌ریزی مدارس علوم دینی اهل سنت (برای اهل تسنن)؛
- دارندگان تصدیق اجتهاد از مراجع مسلم؛
- دارندگان مدرک افتاء از مراجع مسلم اهل سنت که به‌تائید رئیس قوه قضائیه رسیده باشد.
کسانی که واجد شرایط فوق باشند، می‌توانند در آزمون سردفتری شرکت کنند. افراد واجد شرایط پس از امتحان کتبی باید موفق به اخذ قبولی در اختبار شفاهی شوند و سپس دوره‌ی کارآموزی را گذرانده و پس از مرحله‌ی گزینش و گذراندن اختبار نهایی، موفق به اخذ ابلاغ سردفتری می‌شوند.
منابع آزمون سردفتری
منابع آزمون سردفتری به شرح ذیل است: ادبیات فارسی، عربی، حقوق ثبت، حقوق مدنی، حقوق جزا، حقوق تجارت، معارف یا احکام شرعی، قانون و آیین‌نامه‌های دفاتر اسناد رسمی، اطلاعات عمومی و هوش که ضرایب این مواد امتحانی در هر دوره‌ی برگزاری آزمون توسط خود سازمان ثبت اعلام می‌گردد. برای مثال در آزمونی که ۲۸ تیر برگزار شد، سازمان ثبت چنین ضرایبی درنظر گرفته بود:
- ادبيات فارسی با ضریب ۲
- عربی با ضریب ۱
- حقوق ثبت با ضریب ۳
- حقوق مدنی با ضریب ۳
- حقوق جزاء با ضریب ۲
- حقوق تجارت با ضریب ۲
- احکام شرعی با ضریب ۲
- قانون و آیین‌نامه‌های دفاتر اسناد رسمی با ضریب ۳
- اطلاعات عمومی و هوش با ضریب ۱
انتخاب دفتریار
در پایان درخصوص دفتریار باید به این نکته اشاره کنیم که سردفتر می‌تواند دفتریار خود را انتخاب کند. دفتریار اول سِمَت معاونت دفترخانه را عهده‌دار است. مادهی ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی مقرر می‌کند: «هر دفترخانه علاوه‌بر یک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارد و دفتریار اول نامیده می‌شود، می‌تواند یک دفتریار دوم نیز داشته باشد. دفتریار به پیشنهاد سردفتر و به‌موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر مقررات این قانون منصوب می‌شود.»
طبق مادهی ۷ قانون مذکور، دارندگان دانش‌نامه‌ی لیسانس را بدون کارآموزی و دارندگان دیپلم کامل متوسطه را به‌شرط یک سال کارآموزی می‌توان به دفتریاری دفاتر اسناد رسمی انتخاب کرد. سن دفتریاران نباید کمتر از بیست سال و بیشتر از پنجاه سال باشد.
مادهی ۱۲: اشخاص زیر را نمی‌توان برای سردفتری یا دفتریاری انتخاب یا ابقاء کرد:
- اتباع بیگانه؛
- کسانی که تحت قیمومیت یا ولایت هستند؛
- محکومین به انفصال دائم از خدمات دولتی یا قضائی یا وکالت دادگستری و همچنین محکومین به انفصال موقت از خدمات و مشاغل مزبور در مدت انفصال یا تعلیق؛
- محکومین به جنایات عمدی و محکومین به ارتکاب جنحه‌های منافی عفت و همچنین محکومین به جنحه‌هایی که مطابق قانون مستلزم محرومیت از بعضی حقوق اجتماعی مذکور در مادهی ۱۵ قانون مجازات عمومی است و همچنین اشخاصی که احراز شود به اتهامات جنایات عمدی تحت محاکمه هستند.
- اشخاص مشهور به فساد عقیده و معتادین به مواد مخدر و کسانی که فاقد صلاحیت اخلاقی باشند.
