سند رسمی چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟

گفتیم که غالب اسناد عادی هستند؛ به عبارت دیگر به حکم قانون مدنی، اصل بر این است که اسناد عادی هستند، مگر اینکه مطابق مقرراتِ اسناد رسمی تنظیم شوند. اولین ویژگی اسناد رسمی این است که باید توسط مأموران رسمی دولتی تنظیم شوند. این مأمور ممکن است مانند مأمور شهرداری کارمند دولت باشد یا مانند سردفتر اسناد رسمی کارمند دولت نباشد. (سردفتر اسناد رسمی گرچه تحت نظارت سازمان ثبت است اما کارمند دولت نیست)

مأمور رسمی شخصی است که مأموریت او در قانون پیش‌بینی شده است، مانند کارکنان وزارتخانه‌ها، اعضای هیأت‌مدیره‌ی کانون‌های وکلا یا کانون کارشناسان. با این تعبیر پروانه‌ی ساختمان صادره‌ی شهرداری و پروانه‌ی وکالت صادره‌ی کانون‌های وکلا، همگی سند رسمی محسوب می‌شوند.

دومین ویژگی اسناد رسمی نیز درمورد تنظیم‌کنندگان این اسناد است، مأمور رسمی باید در چارچوب صلاحیت و شایستگی قانونی خود سند تنظیم کند. برای مثال اگر مأموری که برای ثبت دفتر املاک و در اداره‌ی ثبت به خدمت گرفته شده است، سند سجل احوال مانند شناسنامه را صادر کند، آن سند رسمی نیست. چون در صلاحیت او نبوده است. علاوه‌بر صلاحیت در صدور نوع خاصی از سند، مأمور رسمی باید شایستگی نسبی یعنی شایستگی مربوط به زمان و مکان و وضعیت حقوقی مأموریت خود را رعایت کند. مثلا اگر مأمور رسمی برای تنظیم سند املاک واقع در تهران تعیین شده باشد چنانچه سندی برای املاک واقع در کرج ثبت کند آن سند رسمی نخواهد بود.

ویژگی دیگر اسناد رسمی این است که مأموران رسمی، آنها را طبق مقررات تنظیم کرده باشند. یعنی باید تشریفات تنظیم و صدور درمورد اسناد رسمی رعایت شود. عدم رعایت تشریفات تنظیم اسناد رسمی گاها موجب از رسمیت افتادن سند می‌شود، اما گاه عدم رعایت آن، سند را از رسمیت نمی‌اندازد. مثلا اگر سند رسمی تمبر نشود، باز هم اعتبار اسناد رسمی را داراست اما اگر شرایط و مقررات خاص تنظیم اسناد رسمی که غالبا در قانون ثبت آمده است، رعایت نشود سند دیگر رسمی نخواهد بود.

اعتبار اسناد رسمی

حال که به اجمال اسناد رسمی را شناختیم، بهتر است که بدانیم این اسناد چه مزیتی نسبت به اسناد عادی دارند. برای شناخت اعتبار اسناد رسمی باید مفاد این اسناد را در چند بخش مجزا بشناسیم. محتویات اسناد رسمی امضاها، مهرها و اثر انگشت‌‌های مندرج در سند است. اصل بر صحت انتساب آنهاست و کسی که محتویات به او منتسب است نمی‌تواند آنها را انکار کند و تنها حق دارد که ادعای جعل کند و با ذکر دلیل ادعای خود را ثابت نماید، در‌حالی که در اسناد عادی فرد به صرفِ انکارِ امضاء و مهر منتسب به خود از آثارِ انکار بهره‌مند می‌شود و طرف مقابل او باید انتساب آنها را ثابت کند.

بخش دیگری از اسناد رسمی، مندرجات یا عبارات نوشته‌شده روی آنهاست. در بخش‌های اعلامی از سوی مأمور رسمی، اصل بر صحت عملیات مأمور رسمی است. فرد تنها با ادعای جعل می‌تواند درستی آنها را به چالش بکشد. همچنین درمورد اعلام افراد و در حضور مأمور رسمی نیز اصلِ صحت جاری است و فرد صرفا با ادعای جعل اسناد و همراه با دلیل می‌تواند درمقابل سند رسمی اقامه‌ی دعوا کند.

درواقع به تعبیر قانون ثبت که شرایط تنظیم اسناد را مقرر کرده است، اصل بر اصالت سند رسمی است و شخص معترض تنها می‌تواند نسبت به محتویات و مندرجات سند رسمی ادعای جعل کند. بهتر است بدانیم که فرد با ادعای جعل در مقام مدعی قرار می‌گیرد و باید بتواند عدم اعتبار را با دلایل معتبر برای قاضی ثابت کند. درحالی‌ که اسناد عالی امکان انکار و تردید دارند و طرف مقابل را در مقام مدعی قرار می‌دهند و بار اثبات سند را به دوش او می‌گذارند. اگر سند رسمی متضمن بدهی ‌باشد صاحب حق می‌تواند بدون اقامه‌ی دعوا در دادگاه و صرفا با مراجعه به تشکیلات اجرایی سازمان ثبت یعنی اجرای ثبت، سند رسمی را به اجرا بگذارد و طلب خود را وصول کند. برخی از اسناد عادی مانند چک نیز بدون نیاز به مراجعه به دادگاه توان اجرایی دارند که به آنها اسناد عادی در حکم سند لازم‌الاجرا می‌گویند.

نکته‌ی آخر آنکه برای رهایی از بار اثبات اسناد عادی در دادگاه، بهتر است که توافقات و تعهدات خود را در قالب اسناد رسمی و با عبارات صریح و بدون ابهام تنظیم کنید.