آگاهی و اطلاع نسبت به قوانین، یکی از وظایف اصلی و اساسی هر فرد است. قوانین و مقررات ثبتی یکی از قوانین مهم و درعین‌حال پیچیده‌ی حقوقی هستند که تسلط به آن ضروری و مستلزم کسب تجربه‌ی علمی است؛ به عبارت دیگر به صِرف مطالعه‌ی این قوانین و مقررات نمی‌توان ادعای تجربه‌ی قوانین ثبتی را نمود، گاه در عمل به مقررات مذکور، مسائل و مواردی اتفاق می‌افتد که در هیچ‌یک از قوانین پیش‌بینی نگردیده بود و به همین دلیل در زمان‌های گذشته رویه‌های مختلفی در ادارات ثبت، در اجرای موضوعی واحد وجود داشت که به‌تدریج با اصلاح آیین‌نامه‌ها و صدور دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌های مختلف سعی در حل این مشکلات و یکنواخت کردن رویه‌ها در موضوعات واحد شد و به نظر می‌رسد که سازمان ثبت یکی از سازمان‌های نادری باشد که دارای مجموعه‌ای از بخشنامه‌های ثبتی است که توسط خود سازمان و در سال‌های اخیر توسط افرادی جمع‌آوری و تدوین گردیده است، لذا در این مقاله سعی شده است تا در بررسی و شرح مراحل مختلف عملیات مربوط به حقوق ثبت، علاوه‌بر توضیح مواد قانون و آیین‌نامه، تاحدودی به موضوع بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های مربوطه اشاره نماییم.
تعاریف و مفاهیم
۱. تعریف حقوق ثبت از منظر ترمینولوژی حقوق
ثبت در لغت به معنای قرار دادن، برجای بودن، استواری، پایداری، نگاشتن در دفتر و یادداشت کردن است و در کلمات مرکبی چون ثبت نام، ثبت احوال، ثبت اسم تجاری، ثبت اسناد، ثبت املاک، ثبت شرکت‌ها و … در معانی مناسب با هریک به‌کار رفته است.
در اصطلاح: مجموعه‌ای از اعمال اداری-حقوقی که طی آن رسما ایجاد، تغییر، زوال و انتقال حقی را در دفاتر ویژه، اوراق و فهرست‌هایی یادداشت و اعلام می‌کنند.
۲. مبنای ثبت
مبنای ثبت املاک و نوشتن اسناد را می‌توان به زبان، رواج خط و کتابت در جوامع مختلف بشری دانست، اما به تحقیق، نمی‌توان گفت که ثبت اسناد و املاک و تعهدات، منجزاً از چه زمانی آغاز شده است.
۳. آیات‌الاحکام حقوق ثبت
خداوند در سوره‌ی بقره آیه‌ی ۲۸۲ می‌فرماید: ای کسانی که ایمان آوردید، اگر وامی به یکدیگر تا سرآمد معینی دادید، آن را بنویسید و باید نویسنده‌ای میان شما به عدالت بنویسد. آیه‌ی مذکور به‌صراحت به تنظیم سند و تنظیم‌کننده و شرایط مربوط به آن اشاره دارد.
۴. تعریف حقوق ثبت
همانطور که ذکر شد، در اصطلاح، مجموعه‌ی اعمال اداری- حقوقی است که طی آن، رسما ایجاد، تغییر، زوال و انتقال حقی را در دفاتر ویژه، اوراق و فهرست‌هایی یادداشت و اعلام می‌کنند و بدین ترتیب حقوق ثبت، مجموعه‌ی قواعدی است که اعمال فوق را تحت نظم درآورده و بر آنها حاکم است و دانش حقوق ثبت، آگاهی بر آن قواعد و بررسی و تحلیل و تبیین آنهاست. مراد از حقوق ثبت اسناد و املاک، مجموع قوانین و مقررات مربوط به ثبت اسناد و املاک است و منظور از ثبت، نوشتن قراردادها و معاملات و چگونگی ثبت املاک در دفاتر دولتی (رسمی) است. حقوق ثبت را «شبه مدنی» نامیده‌اند.
۵. شاخه‌های حقوق ثبت
حقوق ثبت خود نیز دارای انواع و شاخه‌هایی است که در ذیل به آن اشاره می‌کنیم:
- ثبت املاک؛
- ثبت اسناد؛
- ثبت شرکت‌ها؛
- ثبت نام تجاری؛
- ثبت احوال؛
- ثبت اختراع و طرح‌های صنعتی.
۶. شکلی یا ماهوی بودن قانون ثبت
محتوای مواد (قانون ثبت) بین دو قطب قانون شکلی و ماهوی در حرکت است و از ترکیب این دو، مقررات ثبت پدید می‌آید.
۷. دامنه‌ی شمول قانون ثبت
با توجه به تعریف حقوق ثبت و نیز قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۳۱۰ با اصلاحات و الحاقات آن استفاده می‌شود که عمده‌ی محور و موضع ما در قانون ثبت، دو چیز است:
- ثبت اسناد؛
- ثبت املاک.
ثبت املاک از جنبه‌ی حقوقی و اقتصادی، اهمیت ویژه‌ای دارد و اکثر معاملات ثبت‌شده نیز مربوط به املاک و حقوق مربوط به املاک است. گرچه در قانون ثبت، در رابطه با ثبت شرکت‌ها، نام تجاری ثبت احوال، اختراع و طرح‌های صنعتی نیز مقررات ذکر شده است، اما در این مقاله از دایره‌ی شمول بحث ما خارج است.
ثبت اسناد
مفرد آن سند است و سند اینگونه تعریف می‌شود که سند، عبارت است از هر نوشته‌ای که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد باشد. سند بر دو نوع است:
- سند رسمی: اسنادی که در اداره‌ی ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی و در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی هستند.
- سند عادی: غیر از مواردی که درمورد اسناد رسمی ذکر شد، سایر اسناد، اسناد عادی هستند.
ثبت املاک
املاک جمع ملک است و ملک از نظر حقوق ثبت و در رابطه با ثبت املاک، عبارت است از مال غیرمنقول، البته نه به‌معنای عام آن، بلکه به‌معنای اخص آن که در عرف هم ملک و املاک نامیده می‌شود و فقط شامل زمین و بنای احداثی در آن است. در حقوق ثبت بررسی بار معنایی سه واژه‌ی «مال، ملک و غیرمنقول» واجد نفع و اثر است که در ادامه مطرح می‌شود:
- مال: عبارت است از دارایی و مجموع آنچه ملک شخصی است و به‌صورت اموال جمع بسته می‌شود؛ اما در اقتصاد، مال به هر چیزی اطلاق می‌شود که ارزش مبادله‌ای داشته باشد.
- ملک: به معنای چیزی است که در قبضه و تصرف باشد و نیز زمین یا هر چیز دیگری که مال شخص باشد. بنابراین، مال و ملک هر دو به همه‌ی متملکات اطلاق می‌شود، هرچند که به سبب اهمیت یافتن بیشتر زمین و غیرمنقول درطی تحولات اجتماعی و اقتصادی، واژه‌ی ملک غالبا نزد ما در معنای اموال غیرمنقول به‌کار می‌رود. اموال به دو قسم منقول و غیرمنقول با تفاوت احکام آن، تقسیم می‌گردند.
اهداف ثبت املاک و اسناد
۱. اهداف ثبت املاک
- برای تعیین و محفوظ بودن مالکیت مالکان و حقوق صاحبان حقوق نسبت به آنها.
- سهولت اخذ مالیات اراضی از صاحبان آنها و برقراری نظم مالیاتی املاک و حفظ حقوق عمومی.
- استقرار و استحکام مالکیت اموال غیرمنقول و ایجاد امنیت قضایی برای صاحب ملک.
۲. اهداف ثبت اسناد
- رسمیت و اعتبار دادن به آن و درنتیجه امتیازاتی که قانون برای اسناد ثبت‌شده قائل گردیده است.
- ضمن اینکه ثبت اسناد نیز مانند ثبت املاک، موجب کسب درآمد برای دولت است.
برخی امتیازات قانونی لحاظ‌شده برای اسناد ثبت‌شده
- اسناد رسمی درباره‌ی طرفین و وراث و قائم مقام آنها معتبر است.
- درمقابلِ اسناد رسمی یا اسنادی که اعتبار اسناد رسمی را دارند، انکار و تردید مسموع نیست و طرف می‌تواند ادعای جعلیت، نسبت به اسناد مزبور کند یا ثابت کند که اسناد مزبور به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است.
- سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده باشد، رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرج در آن، معتبر خواهند بود، مگر اینکه مجعولیت آن سند ثابت شود.
- اسناد ثبت‌شده در قسمت مربوط به معاملات و تعهدات مندرجه در آن نسبت به طرفین یا طرفی که تعهد کرده است و کلیه‌ی اشخاصی که قائم مقام قانونی آنها محسوب می‌شوند، رسمیت و اعتبار خواهند داشت.
- کلیه‌ی معاملات راجع به اموال غیرمنقوله که طبق مقررات مربوط به ثبت املاک ثبت شده است، نسبت به طرفین معامله و قائم مقام قانونی و اشخاص ثالث دارای اعتبار کامل و رسمیت خواهند بود.
- قضات و دیگر مأمورین دولتی که از اعتبار دادن به اسناد ثبت‌شده، استنکاف (خودداری، صرف‌نظر) نمایند، در محکمه‌ی انتظامی یا اداری تعقیب می‌شوند و درصورتی که این تقصیر قضات یا مأمورین بدون جهت قانونی باشد و به همین جهت ضرر مسلم به صاحبان اسناد رسمی وارد شود، محکمه‌ی انتظامی یا اداری علاوه‌بر مجازات اداری، آنها را به جبران خسارت وارده نیز محکوم خواهد نمود.
- مدلول کلیه‌ی اسناد رسمی راجع به دیون و سایر اموال منقول بدون احتیاج به حکمی از محکوم‌علیه، لازم‌الاجراست.
- کلیه‌ی اسناد رسمی راجع به معاملات املاک ثبت‌شده مستقیما و بدون مراجعه به محاکم لازم‌الاجراست.
منابع حقوق ثبت
الف) قوانین، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها
- قانون ثبت اسناد و املاک سال ۱۳۱۰ با اصلاحات و الحاقات بعدی: مهم‌ترین قوانین، لوایح قانونی و آیین‌نامه‌های مربوط به آن عبارتند از: مقررات مواد الحاقی به قانون ثبت مصوب ۱۳۵۱ و قانون مهم ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۳۵۴ و آیین‌نامه‌های قانون ثبت املاک مصوب ۱۳۱۷ و همچنین آیین‌نامه‌های اجرایی مفاد اسناد رسمی لازم‌الاجرا مصوب ۱۳۵۵ وزارت دادگستری و نیز مصوب ۱۳۸۷ ریاست قوه‌ی قضاییه.
- قانون ثبت شرکت‌ها مصوب ۱۳۱۰ همراه با نظام‌نامه اجرایی قانون ثبت شرکت‌ها مصوب ۱۳۱۰ و آیین‌نامه‌های گوناگون و برخی از مقررات بین‌الملل، انتظام امور ثبت شرکت‌ها، علائم و اختراعات و مؤسسات غیرتجاری.
- قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۵۴ و آیین‌نامه و مقررات الحاقی آن، از جمله آیین‌نامه‌ی دفاتر اسناد رسمی، مصوب ۱۳۱۷ و آیین‌نامه‌ی مصوب ۱۳۵۴.
- قوانین ثبت احوال مصوب ۱۳۵۵ – ثبت شرکت‌ها و مؤسسات تجاری مصوب ۱۳۱۰ با اصطلاحات ثبت اختراعات، طرح‌های صنعتی و علائم تجاری مصوب ۱۳۸۶.
- قانون دریایی ایران مصوب ۱۳۴۲ و آیین‌نامه‌ی ثبت و بهره‌برداری از شناورها مصوب ۱۳۳۱ و ثبت انتقالات و معاملات کشتی‌ها مصوب ۱۳۴۴.
دستورالعمل و بخشنامه‌های گوناگونی تحت عنوان ثبت مدنظر است و در قوانین و تصویب‌نامه‌ها، مدنظر واقع نشده است. برخی از این امور، به‌واسطه‌ی اهمیت و نیز تعداد تکرارشان موردتوجه و بررسی کارشناسان ادارات و سازمان‌های ذی‌ربط قرار می‌گیرند و راه‌حل‌هایی که در آن موارد پذیرفته می‌شوند، در مواردی به‌صورت بخشنامه به واحد‌های اجرایی ابلاغ می‌شوند. با آنکه این بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌ها، اصولا نمی‌توانند از محدود حقوق و تکالیف قوانین موضوعه فراتر روند، خود از منابع قابل‌توجه حقوق ثبت به‌شمار می‌آیند. بسیاری از مقررات موضوعه ازجمله قوانین تجارت، آیین دادرسی مدنی مقررات مربوط به زمین شهری و زمین کشاورزی و غیر آنها، مواد و احکامی در زمینه‌ی امور گوناگون ثبتی آمده است، که حائز اهمیت و توجه هستند و نیز آن دسته از مقررات بین‌الملل که مستقیم و غیرمستقیم در احکام ثبتی ما تأثیر داشته‌اند.
ب) رویه‌ی قضایی
ج) دکترین (نظریه‌ی دانشمندان حقوق)
تشکیلات ادارای ثبت
ادارات ثبت تابع وزرات دادگستری بوده‌اند. در قانون اصول تشکیلات عدلیه، اداره‌ی ثبت اسناد و املاک، یکی از ادارات وزارت عدلیه (نام سابق دادگستری) عنوان شده است و براساس مواد ۱ و ۱۴ لایحه‌ی اصلاح قسمتی از قانون اصول تشکیلات دادگستری مصوب ۱۳۳۲، ادارات ثبت اسناد و املاک که تحت نظر مدیرکل ثبت، اداره می‌شده است، یکی از چهار اداره‌ی ثبت اسناد و املاک بوده است و رئیس آن نیز به عنوان رئیس کل و مدیر کل ثبت منصوب گردیده است. از سال ۱۳۵۲ قانون تبدیل اداره‌ی کل ثبت اسناد و املاک، به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به‌صورت ماده‌ی واحده با دو تبصره به شرح ذیل تصویب شده است:
تبصره ۱: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، وابسته به وزارت دادگستری است و رئیس آن، سمت معاون وزارت دادگستری را خواهد داشت.
تبصره ۲: وزارت دادگستری، تشکیلات و پست‌های سازمانی ثبت اسناد و املاک را برای تأیید به سازمان امور اداری و استخدامی کشور، پیشنهاد خواهد نمود.
در حال حاضر تشکیلات ثبت در اغلب مراکز استان‌ها به‌صورت «اداره‌ی کل ثبت اسناد و املاک منطقه» و در شهرستان‌ها به‌صورت «اداره‌ی ثبت اسناد و املاک» است و در برخی از شهرهای بزرگ مانند تهران «اداره‌ی ثبت ناحیه» نیز تأسیس شده است.
شاکله‌ی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در حال حاضر
- پست‌ها؛
- ادارات کل (مرکزی و ستادی)؛
- اداره‌ی کل ثبت استان؛
- اداره‌ی ثبت (واحد‌های ثبتی).
سازمان مذکور توسط رئیس سازمان که با ابلاغ رئیس قوه‌ی قضائیه منصوب می‌گردد، اداره می‌شود و دارای چهار پست است:
- معاونت اداری و مالی و برنامه‌ریزی؛
- معاونت امور اسناد؛
- معاونت امور املاک؛
- معاونت امور فنی؛
تعدادی اداره‌ی کل در مرکز، در معیت این معاونت‌ها انجام وظیفه می‌کنند که در زیر فهرست شده‌اند:
- وظایف قانونی بعضی از آنها جنبه‌ی تخصصی دارند، مانند:
- اداره‌ی کل امور اسناد و سردفتران؛
- اداره‌ی کل املاک؛
- اداره‌ی کل ثبت شرکت‌ها و مالکیت صنعتی؛
- اداره‌ی کل نقشه‌برداری و کاداستر.
- کاداستر:
مجموع عملیاتی راجع به جمع‌آوری و ثبت اطلاعات پایه درخصوص املاک و همچنین تعیین حدود املاک، به‌منظور تعیین و تثبیت مالکیت‌ها با ترسیم نقشه در یک سیستم واحد و یکپارچه با مختصات دقیق در سراسر کشور.
وظایف قانونی برخی دیگر از آنها جنبه‌ی تخصصی ندارند و مانند آنها در سایر وزارتخانه‌ها و سازمان‌ها وجود دارد:
- اداره‌ی کل امور اداری؛
- دفتر تشکیلات و بهبود روش‌ها؛
- دفتر حقوقی؛
- دفتر روابط عمومی و امور بین الملل.
در مرکز هر استان، یک اداره‌ی کل که در اصطلاح «اداره‌ی کل ثبت استان» با ذکر نام هر استان نامیده می‌شود، وجود دارد. درضمن در اکثر شهرستان‌ها یک «اداره‌ی ثبت» نیز زیر نظر «اداره‌ی کل ثبت» استان مربوطه انجام وظیفه می‌کند، که با توجه به ضرورت توسعه‌ی واحد‌های ثبتی، به‌تدریج بر تعداد این واحدها افزوده می‌شود.
شاکله‌ی هر اداره و واحد ثبتی مشتمل‌بر:
- قسمت امور دفتری؛
- حسابداری؛
- بایگانی؛
- امور املاک و دفتر املاک؛
- و اجرا و ثبت شرکت‌هاست.
به لحاظ منصب و پرسنل اداری دارای منصب‌ها و مشاغل ذیل است:
- یک رئیس؛
- یک یا دو معاون؛
- تعدادی کارمند.
در هر حوزه از اداره‌ی ثبت، تعدادی دفاتر ازدواج و طلاق و دفاتر اسناد رسمی، تحت نظر اداره‌ی ثبت مربوطه فعالیت می‌کنند.
