مدیریت صحیح و منظم کسب و کارهای پروژه محور را شاید بتوانیم یکی از چالش‌های اساسی در این حوزه به حساب بیاوریم. ثبت و ضبط روند انجام پروژه، مدیریت تراکنش‌های مالی، جمع‌آوری اطلاعات مربوط به ساعت کار کارکنان و محاسبه میزان دستمزد دریافتی آن‌ها و بسیاری از موارد دیگر که در روند انجام هر پروژه خرد یا کلانی با آن رو به رو می‌شویم نمونه‌هایی از همین چالش‌ها هستند.
به همین خاطر است که در روند به انجام رساندن یک پروژه از هر نوعی، احتمالا نیاز به ابزاری برای محاسبه، ثبت و نگهداری این اطلاعات حس می‌شود تا در زمان نیاز بتوان به تمام اطلاعات به صورت جامع و کامل دسترسی داشت. «مپسا» را می‌توان یکی از برنامه‌های خوب و کاربردی در این زمینه به حساب آورد که امکانات تقریبا کاملی برای ثبت و ضبط روند اجرای پروژه‌های شما در اختیارتان قرار می‌دهد.
مپسا به دو صورت برای کاربران قابل استفاده است: نسخه تحت وب و به صورت اپلیکیشن. در این مطلب با تمرکز بیشتر روی اپلیکیشن مپسا، امکانات و خدماتی ارائه شده توسط این سرویس را مرور می‌کنیم.
نکته خوبی که از همان ابتدای شروع کار با اپلیکیشن مپسا به ذهن می‌رسد ساده‌تر بودن آن نسبت به سایر برنامه‌های حسابداری و مدیریت مالی است. احتمالا اگر شما هم از اپلیکیشن‌های مدیریت مالی و حسابداری استفاده کرده باشید، منوهای تو در تو و پیچیده آن‌ها شما را بعد از مدتی کار دلزده و دلسرد کرده است. مپسا سعی کرده با وجود بخش‌ها و دسته‌بندی‌های زیادی که از ماهیت کاری برنامه نشأت می‌گیرد، سادگی و کاربردی بودن را تا حد مناسبی پیاده‌سازی کند.
برای شروع کار با برنامه باید در آن ثبت نام کنید و این کار هم از طریق وارد کردن شماره موبایل و دریافت کد فعالسازی آغاز می‌شود. از آنجایی که مپسا اطلاعات شما را در فضای کلاود (فضای ابری) ذخیره می‌کند بنابراین می‌توانید این اطمینان را داشته باشید که اطلاعات مهم و حیاتی پروژه‌تان با پاک شدن اپلیکیشن از دست نمی‌رود.
این برنامه به دلیل ذخیره‌سازی اطلاعات در فضای ابری به وجود اینترنت متکی است و در صورتی که دستگاه شما به شبکه متصل نباشد امکان وارد کردن اطلاعات جدید وجود نخواهد داشت. البته در حالتی که به اینترنت دسترسی نداشته باشید همچنان می‌توانید گزارش‌ها را مشاهده کنید اما شاید بهتر بود امکانی برای ذخیره اطلاعات جدید به صورت محلی و در گوشی تعبیه می‌شد تا در زمان‌هایی که دسترسی به اینترنت وجود ندارد یا مختل شده (که احتمال رخداد آن نسبتا زیاد است)، امکان وارد کردن اطلاعات همچنان برای کاربر وجود داشته باشد.
بد نیست به این نکته هم اشاره کنیم که از اطلاعات کاربر به صورت خودکار پشتیبان‌گیری انجام می‌شود و با این اوصاف نباید نگران از دست رفتن اطلاعات کاربری باشیم. علاوه بر این در صورتی که به اینترنت دسترسی داشته باشید می‌توانید هر لحظه از وضعیت مالی پروژه‌تان فایل بک‌اپ تهیه کرده و آن را دانلود کنید تا فایلی به صورت اکسل در اختیارتان قرار بگیرد.
بعد از ورود به اپلیکیشن، مپسا از شما می‌پرسد که آیا دوست دارید با دیدن آموزشی نسبتا مختصر مبانی کار با اپلیکیشن را یاد بگیرید یا نه. این تور یادگیری در قالب یک مسیر فرضی که 8 مرحله دارد به شما یاد می‌دهد که چگونه اطلاعات پایه و مهم برای ثبت روند انجام یک پروژه را در برنامه وارد کنید. برای هر مرحله یک ویدیوی کوتاه طراحی شده که بعد از دیدن آن می‌توانید تمرین مربوطه را انجام داده تا به کار با مپسا مسلط شوید.
در این آموزش‌ها به ترتیب با دریافت از سرمایه‌گذار، خرید نقدی مصالح، افزودن کارکنان روزمزد، کارکرد کارکنان روزمزد، پرداخت دستمزد کارکنان، کارکرد پیمانکاران، تسویه طلب پیمانکاران و در نهایت نحوه گزارش گیری آشنا می‌شوید که به گفته مپسا، مسیر حرفه‌ای شدن در کار با مپسا به حساب می‌آیند.
علاوه بر امکان ایجاد تعداد نامحدودی پروژه، می‌توانید وضعیت چک‌های دریافتی و پرداختی خود را نیز ثبت کنید
در مپسا امکان ایجاد تعداد نامحدودی از پروژه‌ها برایتان فراهم شده تا در صورتی که همزمان در حال پیاده‌سازی چند طرح و برنامه هستید، مدیریت و ثبت اطلاعات آن‌ها به صورت موازی امکان‌پذیر باشد.هر پروژه‌ای را می‌توانید با دیگر اعضای تیم نیز به اشتراک بگذارید تا آن‌ها هم از روند پیگیری برنامه‌ها مطلع باشند و علاوه بر این همزمان چند کاربر هم امکان ثبت یا مشاهده اطلاعات را خواهند داشت.
صفحه خانه در اپلیکیشن مپسا به نمودار خلاصه وضعیت مالی اختصاص یافته که در آن می‌توانید جمع پرداخت‌ها، جمع دریافت‌ها، جمع بدهی‌ها و چک‌های پرداختنی را به همراه مانده وجه نقد مشاهده کنید. امکان وارد کردن اطلاعات حساب بانکی هم در مپسا وجود دارد تا اپلیکیشن بتواند مثل سایر اپلیکیشن‌های مدیریت مالی و حسابداری وضعیت مبالغ پرداختی و دریافتی شما را رصد کند. علاوه بر این بخشی برای مدیریت چک‌هایتان هم تعبیه شده تا بتوانید گزارشی کامل از وضعیت چک‌های پرداختی و دریافتی خودتان در دسترس داشته باشید و نرم‌افزار به شما سررسید چک‌هایتان را یادآوری کند.
فارغ از موارد مالی و حسابداری، اپلکیشن مپسا کار ثبت و ضبط سایر اطلاعات پروژه شما را هم به عهده می‌گیرد. مثلا می‌توانید اطلاعات مخاطبینی که در این پروژه با آن‌ها در ارتباط هستید را وارد کنید، ابزار و ماشین‌آلات مورد استفاده‌تان را لیست کنید، کارکرد پیمانکاران و کارکرد ساعتی، روزانه یا ماهانه کارکنان را وارد کنید و البته اجزای ساخت و مراحل ساخت را به همراه اطلاعات آن‌ها در برنامه وارد کنید.
در واقع مپسا هزینه‌های پروژه را به تفکیک اجزای ساخت و مراحل ساخت، نگهداری و گزارش می‌کند. نمونه‌ای از اسامی مراحل و اجزای ساخت ساختمانی به صورت لیستی از پیش‌فرض‌ها در برنامه تعبیه شده و در صورتی که موارد این لیست نیازتان را برآورده می‌کرد، می‌توانید از همان‌ها استفاده کنید. در غیر این صورت خودتان هم به صورت دستی امکان وارد کردن لیست مدنظرتان را در هر بخش خواهید داشت.
شاید بد نباشد در مپسا، اطلاعات پیشفرض اجزا و مراحل ساخت برای حوزه‌های بیشتری در دسترس قرار بگیرد
البته باید بگوییم که در لیست پیشفرض برنامه برای بخش‌های اجزای ساخت و مراحل ساخت، فقط موارد مربوط به پروژه‌های ساختمانی دیده می‌شود. از آنجایی که مپسا ادعا دارد می‌تواند به عنوان اپلیکیشنی برای مدیریت تمام پروژه‌ها مورد استفاده قرار بگیرد شاید بد نباشد لیستی هرچند مختصر برای چند حوزه پر کاربرد دیگر مثل پروژه‌های حوزه تکنولوژی، کشاورزی، طراحی و... هم در نظر بگیرد. امکان خوب دیگری که در اپلیکیشن مپسا طراحی شده، تقویم است که در آن می‌توانید برای هر روز یادداشت جدیدی بنویسید. این یادداشت می‌تواند به منزله برنامه کاری آن روز و یادآوری کارهایی که باید انجام دهید باشد.
از آنجایی که مپسا تمام امکاناتی که در این مقاله ذکر شد به صورت یک پکیج در اختیارتان قرار می‌دهد و احتمالا شما را از نصب چندین اپلیکیشن همزمان بی نیاز می‌کند، می‌توانید آن را به عنوان گزینه‌ای خوب برای ثبت و مدیریت اطلاعات پروژه‌هایتان مد نظر داشته باشید.
البته این اپلیکیشن می‌تواند با ارائه آپدیت‌های بعدی و رفع برخی از کمبودها بهتر هم بشود. به گفته تیم توسعه دهنده، نسخه رایگان مپسا همواره رایگان خواهد ماند که البته امیدواریم رایگان ماندن برنامه در آینده لطمه‌ای به کیفیت خدمات‌رسانی و البته پشتیبانی آن وارد نکند. مپسا در حال حاضر برای سیستم عامل اندروید و به صورت تحت وب در دسترس است و قرار است نسخه iOS آن هم در آینده منتشر شود.
